UNITÉ DE CORRESPONDANCE: FONCTIONS, STRUCTURE, IMPORTANCE - VOCABULAIRE DE LA CULTURE - 2024

L' unité de correspondance est un poste de travail qui reçoit, classe, enregistre et distribue de manière centralisée les communications et les documents internes et externes pour tous les membres d'une organisation entre les différentes divisions. Son objectif est de garantir qu'ils sont livrés à leur destinataire de manière efficace, rapide et dans les meilleures conditions.

Les entités ou sociétés privées et publiques mettent en œuvre ce programme de gestion des documents pour rationaliser les processus de contrôle de la correspondance. C'est un processus qui s'intègre dans la dynamique organisationnelle et permet l'atteinte des objectifs de l'entreprise.

L'unité de correspondance assure la livraison efficace et rapide des informations au sein d'une entreprise. Source: pixabay.com

Des archives anciennes à l'ère numérique, la méthode d'organisation de ce département a pour but de permettre un accès facile aux informations documentaires d'intérêt et de sauvegarder les registres de contrôle, les fichiers, les manuels de procédures et toute l'histoire de la entreprise au format physique et / ou numérique.

Actuellement, il existe des logiciels développés pour accélérer la gestion des documents, ce qui a eu un impact positif sur l'environnement environnemental, car le fichier physique a tendance à disparaître et la consommation de papier est évitée.

De même, la livraison ou la réception de la correspondance via l'intranet et l'extranet est rendue plus dynamique et plus rapide.

Caractéristiques

L'unité de correspondance a des fonctions spécifiques destinées à documenter, organiser et diffuser efficacement la correspondance contenant les informations inhérentes à l'entreprise ou au service fourni, ainsi que toute la documentation vitale pour soutenir l'activité administrative et organisationnelle.

Les fonctions spécifiques de l'unité de correspondance sont les suivantes:

- Contrôler l'entrée et la sortie des documents.

- Distribuez les communications aux zones correspondantes.

- Traiter la correspondance et les communications générées en interne et en externe.

- Numérisez des documents.

- Commander, classer et décrire les documents du fonds documentaire de l'entreprise.

- Préserver et contrôler la production documentaire.

- Attribuer des numéros consécutifs à la correspondance produite ou reçue (classement).

- Sélectionnez les documents et les communications à conserver et transférez-les dans l'archive centrale.

Structure

L'unité de correspondance est organisée en fonction de la taille et des caractéristiques de l'entreprise ou de l'institution. Cela dépend généralement d'un siège social divisé en deux sous-unités: une pour l'entrée et une pour la sortie.

Chaque sous-unité a des fonctions spécifiques destinées à l'administration et au contrôle de tout ce qui concerne la correspondance interne et externe. Ces types d'unités sont structurés comme suit:

Direction

Il définit les règlements et politiques qui rationalisent, normalisent et réglementent la production des documents, les modes de distribution, l'envoi et la réception de la correspondance et les affectations des membres du service. C'est-à-dire, de manière coordonnée, ils combinent le processus de gestion des documents et des archives et sa systématisation efficace.

Sous-unité correspondante

Elle est en charge de la mise en œuvre des méthodes de distribution et de contrôle dans le domaine de la gestion documentaire en fonction des politiques et réglementations établies par l'entreprise. Ceci est divisé en:

Correspondance entrante

Ce sont les documents qui arrivent et sont dirigés vers les différents services de l'institution. Les documents sont reçus dans ce domaine. Avant de sceller l'acceptation du récépissé, il faut vérifier que:

- Ils sont en effet destinés à l'institution ou à l'entreprise.

- La matière est inhérente à l'institution ou à l'entreprise.

- Ils sont dûment scellés et signés.

- Les annexes, le cas échéant, sont complètes. Si ce n'est pas le cas, la réclamation doit être faite immédiatement à l'émetteur par écrit ou verbalement.

- Le cachet de la sous-unité est apposé avec la date et l'heure de réception.

Contrôle et livraison

Ensuite, les documents sont classés en plaçant le symbole correspondant au département où ils doivent être envoyés. L'enregistrement est effectué en fonction des principales données de contrôle, telles que la date de réception, le service auquel il est destiné, le numéro de contrôle d'enregistrement et les données de l'expéditeur d'origine.

Après cette étape de documentation et de classement, la distribution est effectuée, qui consiste à envoyer la correspondance à chaque ministère ou agence. Ledit service procédera à l'apposition du cachet d'accusé de réception et d'accord.

S'il est établi qu'un document n'est pas adressé à l'institution ou ne relève pas de sa compétence, il sera renvoyé à l'expéditeur d'origine avec les explications nécessaires.

Correspondance sortante

Cet espace est chargé de recevoir la correspondance et les documents de chacun des services de l'entreprise ou de l'institution et de les organiser en fonction de leur destination. Il effectuera l'envoi via les canaux concernés une fois qu'ils auront validé les éléments suivants:

- Les documents doivent être rédigés sur papier institutionnel.

- Les documents doivent être signés (l'original et la copie).

- Les annexes doivent être jointes.

- Les coordonnées du destinataire et de l'adresse doivent être correctes.

- Le check-out et check-out doivent apparaître avec la date et le code.

Après avoir examiné et approuvé les données et caractéristiques établies pour l'envoi, nous procédons à l'attribution d'une preuve de réception.

Cette zone assume la responsabilité de l'expédition et de la livraison vers les destinations après les avoir classées selon l'itinéraire (par courrier, personnellement ou directement, via un échange, entre autres).

Les enveloppes seront étiquetées et les documents qu'elles contiennent seront identifiés dans les contrôles de livraison ou les factures selon les moyens par lesquels elles sont expédiées. Vous devez retourner une copie des documents tamponnés et signés comme preuve de réception.

Enfin, ils sont classés par ordre alphabétique, numérique, thématique ou chronologique pour effectuer le check-out et établir le contrôle.

Importance

L'unité de correspondance est un domaine sensible et hautement confidentiel. Il en dépend que les relations et les communications à l'intérieur et à l'extérieur de l'institution se déroulent de manière efficace et opportune.

L'importance de l'unité de correspondance repose sur le fait que c'est elle qui doit garantir la conservation, la garde et la conservation des documents qui constituent la mémoire de l'institution ou de l'entreprise.

L'objectif principal est de fournir un accès en temps opportun aux informations écrites traitées au sein de l'entité.

Références

1. "Unité de correspondance" à l'Université de Santiago de Cali. Récupéré le 8 juillet 2019 de l'Université de Santiago de Cali: usc.edu.co
2. Gutiérrez, E. "4 étapes pour former et organiser correctement les archives de votre entreprise" dans Ce ne sont pas des papiers. Récupéré le 8 juillet 2019 sur No papers: nosonpapeles.com
3. Escobar, C. "Organisation des documents" dans Activités. Récupéré le 8 juillet 2019 sur Activités: blogspot.com
4. "Règlement intérieur pour le classement et la correspondance" au Service national des incendies de Colombie. Récupéré le 8 juillet 2019 auprès du Service national des incendies de Colombie: firefighters.mininterior.gov.co
5. "Les unités de correspondance et d'archives du secteur public fédéral" Institut de technologie et d'études supérieures de Monterrey. Récupéré le 9 juillet 2019 de l'Institut de technologie et d'études supérieures de Monterrey: itesm.mx