LETTRE OFFICIELLE: CARACTÉRISTIQUES, PARTIES ET EXEMPLES - VOCABULAIRE DE LA CULTURE - 2024

Une lettre formelle est celle qui s'adresse à une autorité, une personne inconnue ou une personne connue, au milieu d'un contexte qui implique nécessairement une attitude de formalité. Ce type de communication écrite est courant dans les milieux de travail et académiques, ainsi que dans certains contextes sociaux.

Les lettres officielles sont des communications purement informatives. Dans plusieurs cas, ils peuvent également exprimer des sentiments plus personnels, bien qu'ils soient généralement envoyés avec l'intention d'informer quelque chose.

Exemple de lettre officielle

Le langage des lettres formelles a un certain halo de sérieux, il cherche à exprimer le respect de l'expéditeur de la communication. De même, ils se caractérisent par leur brièveté et leur concision: l'intention est d'informer quelque chose en particulier, et à travers la lettre formelle, on cherche à l'exprimer aussi précisément que possible.

Caractéristiques de la lettre formelle

Ils sont purement informatifs

Les lettres officielles sont principalement destinées à informer. Ces informations peuvent être nouvelles pour l'expéditeur ou servir de rappel d'un problème soulevé lors d'une précédente occasion.

Dans tous les cas, les lettres formelles ne sont généralement pas un moyen d'envoyer des salutations ou de maintenir le contact entre les personnes; Sa fonction première est de transmettre des informations dans un contexte donné.

Ils utilisent un langage respectueux

Un langage respectueux doit être utilisé dans les lettres officielles. Source: pixabay.com

Un langage assez formel est utilisé dans ces types de lettres. Tout au long de la communication, l'expéditeur doit se rendre compte qu'il est traité avec respect et attention.

Les lettres officielles doivent inclure les noms des postes occupés par l'expéditeur ou le titre qu'il expose, si tel est le cas.

Ils sont brefs

Comme elles ont une fonction très spécifique, les lettres formelles se caractérisent par leur courte longueur. Il vise à éviter que le destinataire de la lettre ne passe trop de temps à la lire.

L'intention est plutôt que le message passe rapidement. Par conséquent, il est important qu'il n'y ait pas de paragraphes inutiles dans les lettres officielles.

Les informations sont exprimées avec précision

Comme nous l'avons indiqué au point précédent, la précision est essentielle pour les lettres formelles. Lors de la rédaction de ce type de communication, il est impératif d'éviter les phrases fixes, les paragraphes de remplissage ou les données inutiles qui n'intéressent pas le lecteur.

La lettre entière doit être pleine d'informations précieuses, exprimées avec fluidité, respect et précision.

Ils peuvent être dirigés vers des connaissances ou des inconnus

Les expéditeurs de lettres officielles peuvent être des personnes connues ou inconnues. Par exemple, un voisin d'une communauté peut écrire une lettre adressée au président de cette communauté pour demander la convocation d'une réunion extraordinaire suite à un problème spécifique.

Il est très probable que celui qui rédige la lettre connaisse le président de la communauté, qu'il ait même une relation d'amitié ou que cela soit traité en termes plus familiers, mais même ainsi la lettre à rédiger doit être formelle.

De même, ces types de lettres peuvent également être envoyés à des étrangers. Par exemple, un enseignant vivant à Madrid peut écrire une lettre officielle au maire de cette ville pour proposer un programme éducatif axé sur les enfants participant à l'enseignement primaire dans les collèges communautaires de la région.

Dans ce cas, l'enseignant peut ne pas connaître personnellement le maire, mais peut toujours lui adresser une lettre officielle.

Sa structure comprend des éléments de protocole

Les lettres officielles comprennent généralement des informations relatives aux positions détenues à la fois par l'émetteur et par l'expéditeur, ainsi que les nominations spécifiques qui peuvent survenir.

Ces mentions sont très importantes dans la structure des lettres formelles, car elles impliquent la pleine reconnaissance de la personne qui recevra la lettre et sont interprétées comme un signe de respect et d'attention dans la communication.

Vous devez faire particulièrement attention aux règles d'orthographe

Dans tout type d'écriture, il est nécessaire d'avoir une bonne orthographe et une bonne écriture, mais dans une lettre formelle, il est encore plus nécessaire que tous les paragraphes soient écrits correctement.

Plusieurs révisions doivent être apportées au texte final et il est important de faire très attention à tous les détails. Sinon, il peut y avoir des erreurs dans la lettre et l'expéditeur ne considérera pas cette communication comme sérieuse ou valable; Vous pourriez même l'interpréter comme irrespectueux.

Parties de la lettre officielle

Lieu et date

Ces données sont généralement situées dans la partie supérieure droite du graphique, bien qu'elles puissent également être trouvées dans la zone supérieure gauche. Il est important de ne pas oublier ces éléments, car ce sont eux qui permettront d'enregistrer la communication et de la replacer dans un contexte spécifique.

Le plus courant est que la ville est placée en premier, puis la date, suivant le format du jour, du mois et de l'année en cours. Par exemple: "Madrid, 15 octobre 2019".

Entête

Dans cette section, l'expéditeur de la communication doit être mentionné. Cette mention doit inclure le titre correspondant (c'est-à-dire «monsieur», «madame», «cadeau», «doña», etc.) et le nom complet de la personne.

Dans la ligne suivante, le poste occupé par la personne en question devrait apparaître, ou le titre qu'elle a dans le cas d'un membre de la noblesse ou de la royauté.

Après cette information, certaines personnes utilisent le mot «présent». C'est une convention qui n'est pas obligatoire, mais qui peut être utilisée si l'auteur de la lettre la juge prudente. Un exemple d'en-tête peut être le suivant:

"Mme. Camila Flores

Député du 6e arrondissement de la région de Valparaíso

Présent."

Salutation

Cette section n'occupe qu'une seule ligne, rappelez-vous que l'intention d'une lettre formelle est d'être aussi directe, respectueuse et précise que possible.

Par conséquent, la salutation à l'expéditeur comprendra un terme de courtoisie, tel que «estimé», «distingué», «respecté» ou «apprécié», entre autres.

En outre, il doit inclure le titre qui a été placé précédemment ("monsieur", "madame", "cadeau", "doña", entre autres), ainsi que la position détenue par l'expéditeur, qui a également été placée dans l'en-tête. Une bonne salutation pour une lettre officielle peut ressembler à ceci: "Chère Madame la Députée."

introduction

Le premier paragraphe d'une lettre officielle doit indiquer de manière concise la raison de la communication. Cette introduction doit effectivement clarifier le sens principal de la lettre et ce qu'elle est censée accomplir de l'expéditeur.

De même, l'introduction peut détailler rapidement qui écrit la lettre et en quelle qualité fait la promotion de ladite communication.

Autrement dit, quiconque lit la lettre formelle doit comprendre quelles sont les informations principales simplement en lisant le premier paragraphe de celle-ci. De cette façon, vous reconnaîtrez rapidement le type d'actions qui vous sont demandées dans la lettre. Voici un exemple de lettre officielle d'introduction:

«Je communique avec vous en tant qu'habitant du quartier Bellas Artes avec l'intention d'exprimer ma gratitude pour l'inauguration du parc communal Juan Díaz, qui est situé au centre dudit quartier et qui a signifié une amélioration évidente de la qualité de vie de ceux qui y vivent ».

Corps

Correspond à l'évolution du texte. Cette section doit inclure tous les aspects complémentaires liés à la raison principale de la communication, qui a été exposée dans le paragraphe précédent.

Il est important que la lettre ne s'étende pas trop, elle doit toujours être écrite aussi précisément que possible. Cependant, il est également important que la communication ne soit pas incomplète en voulant la rendre très brève.

Il doit y avoir un équilibre qui permette à la longueur de la lettre d'être courte et, en même temps, il soit possible de fournir les informations complètes à l'expéditeur.

Adieu

L'adieu est à la fin de la lettre. Cette section offre l'occasion de souligner l'idée principale d'une manière rapide et résumée.

De même, l'adieu peut également inclure une phrase affectueuse et amicale qui met fin à la conversation. Un exemple d'adieu dans une lettre formelle peut être le suivant: «J'apprécie le travail effectué dans ce quartier de la capitale et je reste à votre disposition pour de futurs projets d'amélioration sociale. Il vous dit au revoir ».

Raffermir

C'est la dernière section de la lettre. Dans cette section, le nom complet de la personne qui écrit la lettre est inscrit, ainsi que son poste ou son titre, selon le cas.

Ce nom est accompagné de la signature de la personne. Pour les lettres formelles, la même signature que celle utilisée dans les documents juridiques normaux est généralement utilisée. Il peut être manuscrit ou être une signature électronique.

Autres

Si le formulaire de lettre est envoyé par une institution ou une organisation formelle, un logo peut être inclus dans le coin supérieur droit.

Exemples

Lettre officielle de démission

Madrid, le 15 novembre 2018

M. Joaquín Guerrero

Directeur des ressources humaines du journal El País

Présent.

Cher Monsieur le Directeur:

Je vous écris dans le but de vous faire part de ma décision d'abandonner définitivement mon poste de journaliste en chef de la section internationale du prestigieux journal El País à compter du 1er décembre 2018.

Cette décision répond à des raisons personnelles qui sont incontournables et n'ont rien à voir avec de mauvaises expériences au sein de l'entreprise, dans laquelle j'ai fonctionné harmonieusement pendant trois ans.

Serva présente la communication pour vous remercier de la confiance que l'entreprise m'a accordée à tout moment. Mon expérience de travail à El País a représenté une opportunité importante de croissance professionnelle et personnelle pour laquelle je suis extrêmement reconnaissant.

Sans plus tarder et espérant comprendre de votre part, il vous dit au revoir, Daniel Fernandez

Journaliste en chef de la section internationale, El País.

Lettre de réclamation officielle

Caracas, le 26 septembre 2019

M. Samuel Palacios

Directeur général de Movistar

Présent.

Cher M. Manager:

Par cette communication, je vous écris pour vous informer de mon désaccord concernant le service Internet proposé par la société que vous dirigez. Depuis 15 jours consécutifs, je n'ai pas accès à Internet et ma situation n'est pas encore résolue.

Je comprends qu'il existe certains canaux adéquats pour présenter les réclamations correspondantes, mais j'indique respectueusement que mes réclamations ont déjà été enregistrées au cours des 15 derniers jours et que je n'ai pas pu apporter de réponse satisfaisante.

Dans cette lettre, je joins des copies des factures des deux derniers mois dûment payées, ainsi qu'une liste avec le nombre de réclamations que j'ai faites au service client de l'entreprise. Je reste attentif et prêt au cas où il serait nécessaire de présenter toute autre documentation.

Je vous suis reconnaissant d'avance pour les diligences que vous avez à faire pour que mon cas soit transmis aux autorités compétentes, par lesquelles elles peuvent répondre à mes exigences.

Recevez un salut cordial de ma part.

Cordialement, Diana González Riera

CI 18 574 296

Lettre de remerciement officielle

Barcelone, le 8 janvier 2019

Mlle Beatriz Villarejo

Directeur de l'Institut de danse contemporaine de Barcelone

Présent

Distinguée Mme Villarejo:

Je vous offre par la présente ma sincère gratitude ainsi qu'à l'équipe de l'Institut de danse contemporaine de Barcelone pour le travail impeccable d'accompagnement qu'ils ont eu la gentillesse de fournir dans le cadre du II Festival de danse contemporaine, qui s'est tenu les 6 et 7 de Janvier 2019, et organisé par l'école Impetu, dont je suis le directeur.

L'équipe de l'Institut de danse contemporaine de Barcelone a permis à l'organisation de l'événement d'être totalement réussie. Les espaces mis à disposition ont répondu aux attentes des danseurs, des chorégraphes et du grand public, et nous avons reçu une réponse très favorable du public.

Nous comprenons que cet événement n'aurait pas été possible sans la participation de l'institut que vous dirigez, et nous sommes très reconnaissants d'avoir travaillé avec une équipe aussi diligente.

J'adresse une profonde reconnaissance au nom de tous les membres de l'école Impetu, et je reste à votre entière disposition pour la réalisation conjointe des événements futurs.

Recevez un accueil très cordial.

Cordialement, Olga Rojas

Directeur de l'école de danse contemporaine Impetu

Lettre de demande officielle

Buenos Aires, le 7 mars 2019

M. Carlos Cajal

Directeur des ventes Ford Argentine

Cher M. Cajal, Par cette communication, je vous envoie respectueusement la demande d'envoyer dix (10) unités de modèles réduits de voitures Fiesta Power 2019 au concessionnaire Auto Summit au cours du mois en cours. Je joins les factures correspondantes effectivement payées le 28 février 2019.

Comme d'habitude, nous apprécions profondément que ladite livraison puisse être effectuée le matin (entre 8h00 et 12h00), afin que les voitures puissent être dûment reçues par le personnel en charge de ces fonctions.

Je vous remercie par avance de votre disponibilité et je reste attentif à toute demande que vous souhaiteriez faire.

Cordialement, Diego Miranda

Responsable des achats Auto Summit

Lettre officielle d'invitation

Quito, le 9 décembre 2019

MM. Álvarez Suárez

Nous nous adressons à vous avec le grand plaisir de vous inviter, vous et votre famille, à notre mariage, ce que Dieu veut le 7 janvier 2020.

La cérémonie aura lieu à l'Iglesia de la Compañía de Jesús, située Calle García Moreno N10-43, à 17h00. Le banquet aura lieu dans la salle de fête Ruiseñor, rue Amapola N30-4, à 20h00. Le costume proposé pour les deux événements est de nature formelle.

Nous vous demandons respectueusement de confirmer votre présence à l'événement et nous vous remercions par avance de votre présence en tant que témoins de notre mariage.

Recevez un accueil très chaleureux de notre part, Cordialement

Roberto Álvarez et Fabiola Rodríguez

Lettre officielle de retrait volontaire

Panama, 12 mai 2019

Mme Carla Guzmán

Directeur des ressources humaines de Revlon Panama

Présent.

Distinguée Mme Guzmán:

Par cette communication, je vous informe que j'ai décidé de demander mon congé volontaire pour des raisons personnelles. Je tiens à souligner que cette décision est irrévocable et prendra effet à compter du 1er juin 2019.

Je profite de cette occasion pour vous informer que je ferai la notification correspondante prévue par la loi à partir du lundi 15 mai prochain, et après ce délai de 15 jours, je me dissocierai complètement de la société.

Je suis très reconnaissant pour les opportunités d'emploi que Revlon Panama m'offre depuis que j'ai rejoint l'entreprise. Je reste à votre disposition pour la présentation de toute documentation que vous jugerez pertinente pour mener au mieux la procédure administrative.

Il dit au revoir avec gratitude, Luis David Reyes

Coordinateur des ventes de Revlon Panama

Lettre officielle pour demander un emploi

Santiago du Chili, 4 juillet 2019

Mme Inés Martínez

Responsable de la sélection de l'hôtel Marriot

Chère Mme Martínez:

J'écris cette communication en réponse à la demande de personnel de service client que la société Marriot a publiée dans la presse nationale.

J'ai une expérience démontrable dans le domaine du service à la clientèle depuis plus de 4 ans et des compétences optimales liées au traitement respectueux et affirmé du grand public. Pour ces raisons, je me présente comme candidat au poste proposé.

Je suis un travailleur proactif, avec une aptitude au travail d'équipe et des compétences élevées en leadership. Je suis ouvert à m'adapter à l'esprit de l'entreprise, en apportant mon expérience de terrain et ma volonté d'améliorer continuellement les processus.

Vous trouverez ci-joint mon curriculum vitae, ainsi que les recommandations signées par plusieurs de mes anciens employeurs. Si vous le jugez pertinent, je reste disponible pour organiser une réunion au cours de laquelle nous pourrons approfondir les détails de ce que j'indique ici.

Merci d'avance, recevez un accueil chaleureux.

Cordialement, Paola Vasquez Hernandez

Lettre officielle pour demander quelque chose

Bogotá, le 8 octobre 2018

M. Patricio Pinto

Directeur du comité d'admission et d'exclusion des membres de l'Union Club

Cher M. Pinto

Je vous écris afin de demander à la Commission de qualification d'admission et d'exclusion des membres mon inclusion en tant que membre de l'Union Club, en ma qualité de membre fondateur du parti politique Opción Ciudadana.

Depuis sa création, l'Union Club a une forte tradition de promotion de la discussion et du débat. Des personnalités renommées des sphères politique, économique et sociale se sont rassemblées dans ses espaces distingués avec l'intention de partager des idées et de générer des scénarios de convergence.

En tant que fondateur du parti Opción Ciudadana, je considère pertinent mon annexion à ce club prestigieux, aux membres duquel je pourrai offrir les visions que j'ai construites au cours de mes 20 ans d'expérience en politique, ainsi que mon large réseau de contacts désireux de collaborer avec le club dans ce le cas échéant.

Je joins mes références personnelles et professionnelles, et je vous remercie par avance de votre considération dans cette candidature que j'ai le plaisir de vous présenter.

Cordialement, Oscar Katz Piñera

Fondateur du parti politique Opción Ciudadana

Lettre officielle pour convoquer une réunion

Mexico, 26 mai 2017

Mme Federica Armijo

Président du conseil de copropriété de l'immeuble Las Flores.

Présent.

Distinguée Mme Armijo:

Le but de cette lettre est de vous demander respectueusement de convoquer une réunion d'urgence à laquelle tous les résidents du bâtiment Las Flores sont invités. La raison de la réunion est de déterminer les stratégies de protection contre les manifestations violentes dont nous avons été témoins dans la région ces derniers jours.

Ainsi, je propose que la réunion se tienne dans les plus brefs délais, afin de mener les actions pertinentes pour accroître notre sécurité et celle des installations du bâtiment.

Je vous remercie d'avance pour la rapidité que vous pouvez appliquer dans ce cas et je reste attentif à toute collaboration que vous jugerez nécessaire.

Cordialement, Mme María Alexandra Quintero Mejías

Appartement 76, immeuble Las Flores.

Lettre officielle au Trésor

Valparaíso, le 19 février 2019

M. Hugo Díaz Rojas

Chef du département de gestion de l'Internal Revenue Service

Présent.

Cher M. Díaz:

Par cette lettre, je vous adresse respectueusement pour demander le retour des retenues enregistrées à mon nom correspondant au deuxième semestre 2018.

Comme base de cette demande, j'annexe dans cette communication les articles connexes qui font partie du Code des impôts qui régit notre pays et qui est lié au cas que je vous présente aujourd'hui.

Je vous remercie par avance de votre attention et je reste à votre entière disposition pour organiser une rencontre avec vous ou un autre représentant de cette respectable institution.

Cordialement, Selena Gutierrez Torres

RUT 14593963-8

Lettre officielle au maire

Valence, le 8 septembre 2019

M. Joan Ribó

Maire de Valence

Présent.

Distingué M. le maire:

Je vous écris à travers cette lettre pour demander avec le plus grand respect l'octroi d'un permis pour matérialiser la IVe Rencontre de Quartier de Valence sur la place centrale de la municipalité de Valence le 8 novembre 2019.

Le but de ces réunions de quartier est de relier positivement tous les membres de la municipalité valencienne, d'offrir des activités récréatives et de promouvoir des espaces de discussion qui permettent de projeter des améliorations pour toute la communauté.

On estime que la IVe réunion de quartier de Valence durera 6 heures et comptera avec la participation d'environ 150 hommes, femmes, garçons et filles.

Je reste à votre disposition pour programmer une réunion d'information au cas où vous le jugeriez nécessaire, et je vous remercie par avance de votre aimable attention.

Cordialement, Tamara Nuñez Fuertes

Président du Comité d'Organisation de la IVe Rencontre de Quartier de Valence

Références

1. «Modèles de lettre de démission du travail» à la Direction du travail du gouvernement du Chili. Récupéré le 1er novembre 2019 auprès du Département du travail du gouvernement du Chili: dt.gob.cl
2. «Lettre officielle» dans le portail éducatif. Récupéré le 1 novembre 2019 sur Portal Educativo: portaleducativo.net
3. "Lettre officielle" sur Wikipedia. Récupéré le 1 novembre 2019 sur Wikipedia: wikipedia.org
4. "Structure d'une lettre officielle" sur YouTube. Récupéré le 1er novembre 2019 sur YouTube: youtube.com
5. "Modèle d'écriture pour communiquer un retrait volontaire" à Je comprends. Récupéré le 1 novembre 2019 de Je comprends: loentiendo.com
6. "Clés pour créer une excellente lettre de demande et comment rédiger les demandes les plus fréquentes" dans Management. Récupéré le 1 novembre 2019 de Gestión: gestion.org
7. «Modèle de lettre à présenter au Trésor public accompagnant les factures rectificatives» au bureau comptable, fiscal et financier. Récupéré le 1er novembre 2019 du Bureau de la comptabilité, des finances et des finances publiques: Deskcontable.es
8. Beare, K. «Structure of a Formal Letter» dans Thought & Co. Récupéré le 1er novembre 2019 sur Thought & Co: thinkco.com
9. "Comment rédiger une lettre officielle" sur WikiHow. Récupéré le 1 novembre 2019 sur WikiHow: wikihow.com