LES 7 FONCTIONS LES PLUS MARQUANTES D'UN SECRÉTAIRE - EMPLOI - 2025

Les principales fonctions d'un secrétaire comprennent la gestion de l'ordre du jour, le service au public et le traitement des informations confidentielles. C'est la personne qui est chargée d'effectuer des tâches d'assistance administrative dans un bureau.

Cette position peut être occupée par un homme ou une femme, même si la plus courante est que c'est une femme qui l'exerce.

Ils sont généralement en charge des affaires confidentielles des personnes ayant une certaine hiérarchie au sein de l'entreprise, telles que les administrateurs, les dirigeants, les présidents, entre autres. Cela fait d'eux le bras droit de l'exécutif pour lequel ils travaillent.

Si l'entreprise est petite, la charge de travail majeure du secrétaire est liée aux tâches de bureau de base.

Certains pays du monde lui consacrent une journée spéciale au cours de l'année pour remercier et célébrer son travail. Par exemple, en Colombie, au Pérou et au Mexique, la journée du secrétaire est le 26 avril, tandis qu'au Venezuela, c'est le 30 septembre.

Les 7 principales fonctions d'une secrétaire

Le travail d'une secrétaire est d'apporter soutien et collaboration à son patron afin qu'elle puisse pleinement remplir son rôle au sein de l'organisation, sans retards ni distractions.

Si la nature de l'entreprise influe sur le type de travail demandé à une secrétaire, on pourrait dire que ses principales fonctions sont:

1- Gestion de l'agenda

Il est de la responsabilité de la secrétaire de tenir à jour l'agenda de la personne pour laquelle elle travaille. Vous devez y refléter tous vos engagements professionnels et parfois personnels.

Vous devez également conserver un registre des données de toutes les personnes et institutions avec lesquelles votre employeur doit être lié.

L'ordre du jour d'une secrétaire sert souvent de registre opérationnel de l'exécutif pour lequel elle travaille.

2- Attention au public

L'attention au public est l'une des tâches les plus fondamentales que le secrétaire doit accomplir. Vous devez répondre aux appels et enregistrer la raison de ceux-ci, ainsi que toutes les données permettant à votre employeur de suivre efficacement le dossier.

C'est aussi la personne qui reçoit les visiteurs au bureau. C'est pourquoi il est important pour le secrétaire de conserver une image cohérente avec l'image corporative du lieu de travail.

Son rôle là-bas n'est pas seulement d'accueillir et de rendre l'attente des visiteurs conviviale, mais aussi de donner les premières instructions et directives sur la culture organisationnelle et les processus internes de l'entreprise.

3- Gestion des documents

En plus d'être la personne qui reçoit et gère la correspondance de son patron, une secrétaire écrit, lit, répond et classe la plupart des lettres, avis, mémos et courriels de son employeur.

À cette fin, vous devez utiliser certaines applications logicielles qui vous permettent de préparer de tels documents avec plus d'agilité et de rapidité.

La spécificité de ces compétences dépendra du type de travail requis dans le domaine dans lequel vous travaillez.

La secrétaire gère la base de données des contacts de son patron et classe la correspondance écrite, ainsi que les procès-verbaux des réunions et autres documents d'intérêt au sein du bureau.

C'est le secrétaire qui prend normalement note des questions débattues lors des réunions importantes.

4- Gestion des informations sensibles (internes et externes)

L'une des fonctions qui distinguent une bonne secrétaire est de traiter de manière adéquate et efficace toutes les informations extrêmement importantes pour le fonctionnement de l'entreprise ou de l'institution où elle travaille.

Par exemple, vous devez avoir le contrôle des documents juridiques qui peuvent être exigés par les organismes gouvernementaux à tout moment.

Vous pouvez également avoir accès aux informations de l'environnement ou de l'un des acteurs liés à l'entreprise. Ces informations doivent être gérées de manière discrète, efficace et opportune.

5- Organisation du bureau

Le secrétaire doit faire fonctionner et entretenir le matériel et le mobilier de bureau: téléphones, photocopieurs, imprimantes, projecteurs, meubles, classeurs, entre autres.

C'est lui qui contrôle l'inventaire des fournitures et du matériel de bureau. Il maintient également les systèmes de fichiers physiques et électroniques en ordre afin que les informations soient facilement disponibles en cas de besoin.

Le secrétaire doit disposer d'un espace de travail propre et organisé, car c'est généralement l'une des premières choses que les personnes extérieures à l'entreprise voient en entrant dans ses installations.

6- Préparation des présentations

Normalement, un cadre doit présenter ses rapports sous la forme de présentations qui résument et classent les informations. Pour cette tâche, il demande généralement de l'aide à sa secrétaire.

La personne qui fait partie du secrétariat doit s'assurer que les informations qui y figurent reflètent correctement les données que son patron souhaite partager.

Il faut également veiller à ce qu'il s'agisse d'une présentation exempte de fautes d'orthographe et qu'elle soit cohérente avec l'identité graphique de l'entreprise.

7- Surveillance administrative

Il est également de la responsabilité d'une secrétaire d'être consciente que les politiques et procédures nécessaires pour prendre soin des actifs de l'entreprise ou de l'institution dans laquelle elle travaille sont respectées.

Selon le niveau hiérarchique de son patron, la secrétaire peut valider l'exactitude des données qui reflètent le détail des opérations budgétaires.

Un secrétaire doit veiller au contrôle de gestion et à la bonne administration des ressources au sein du bureau.

La secrétaire virtuelle

Avec l'essor des emplois en ligne, la figure des secrétaires en ligne ou des assistants virtuels apparaît.

Ces secrétaires effectuent la plupart des tâches décrites ci-dessus, mais à distance. Dans ces cas, les secrétaires facturent leurs services à l'heure ou par projet.

Références

1. Culture de l'argent (2015). Les 4 fonctions principales du secrétaire. Récupéré de: comofuncionaque.com
2. Kokemuller, Neil (s / f). Liste des fonctions d'un secrétaire. Récupéré de: work.chron.com
3. Pymex (2016). Fonctions et responsabilités du secrétaire administratif. Récupéré de: pymex.pe
4. Bénévole maintenant (s / f). Quel est le rôle du secrétaire? Récupéré de: diycomitteeguide.org
5. Windermere, Anna (s / f). Quelles sont les fonctions d'un secrétaire en tant qu'assistant d'un manager? Récupéré de: pyme.lavoztx.com