LES 7 PRINCIPALES FONCTIONS D'UN ASSISTANT ADMINISTRATIF - EMPLOI - 2025

Les fonctions d'assistant administratif sont des tâches d'assistance et d'accompagnement aux activités normales qu'une entreprise développe. Par conséquent, ils sont essentiels pour un fonctionnement efficace de celui-ci.

Ces activités sont généralement variables selon le secteur d'activité de l'entreprise dans laquelle elles travaillent. Par exemple, dans les bureaux spécialisés tels que les cabinets d'avocats, les assistants ont généralement une formation spécifique pour mener à bien certaines activités.

Cependant, il existe des fonctions communes à tous les domaines qui tournent généralement autour de la distribution et de la gestion des informations au sein du bureau. Cela comprend la gestion des documents, des archives et l'organisation d'événements.

Mais ces activités peuvent devenir beaucoup plus étendues. Dans certains cas, les assistants administratifs doivent également prendre en charge le traitement des informations comptables et même garantir le fonctionnement des ressources technologiques de l'entreprise.

Les 7 principales fonctions d'un assistant administratif

1- Gestion des documents

L'une des principales fonctions d'un assistant administratif est d'aider les membres du bureau à gérer les documents et les dossiers.

Habituellement, cette tâche est liée au stockage, à l'organisation et à la gestion des fichiers.

Cependant, à certaines occasions, il peut également être nécessaire pour eux de rédiger, réviser et réviser des documents.

Dans certaines entreprises, on leur demande même de dicter des lettres ou des notes et d'enregistrer les procès-verbaux des réunions qui ont lieu.

Dans certains cas, par exemple lorsqu'il s'agit d'un cabinet d'avocats, une formation spécialisée est nécessaire pour pouvoir remplir ces fonctions: l'assistant administratif devra comprendre la terminologie et les procédures juridiques.

D'autre part, les assistants administratifs travaillant dans le domaine médical ont besoin de compétences différentes. Ils doivent avoir la formation nécessaire pour traiter les patients et lire les rapports médicaux.

2- Planification d'événements

La planification des événements de bureau est également souvent la responsabilité des adjoints administratifs. La taille de cette responsabilité peut être variable selon la taille de l'entreprise.

Un événement peut être simplement une réunion ou un déjeuner d'affaires, mais il peut également s'agir d'une conférence ou d'une fête d'entreprise plus importante.

Dans les deux cas, le participant doit gérer tous les critères liés à l'événement.

Cela inclut contacter les vendeurs, faire des réservations, choisir les menus et la décoration. Mais cela inclut également de contacter, d'inviter et de confirmer les participants, les orateurs et les conférenciers si cela est nécessaire.

3- Attention en personne aux utilisateurs et aux visiteurs

Le service client est généralement l'une des tâches les plus courantes des assistants administratifs. Le public auquel l'attention se concentre dépend toujours de la taille de l'entreprise et de son orientation commerciale.

Pour les petites entreprises qui servent directement le public, l'adjoint administratif peut être appelé à rencontrer les clients.

Lorsque cela se produit, leur travail vise à les guider et à les servir lors de leur passage dans les installations de l'entreprise.

Dans les grandes entreprises, l'assistant administratif devra assister des visiteurs d'une autre nature tels que des partenaires ou des grands fournisseurs.

Dans ce cas, leur mission sera de les guider dans l'accomplissement de leur agenda et de rencontres avec la direction ou d'autres secteurs de l'entreprise.

4- Attention téléphonique et virtuelle

La catégorie de service client comprend l'assistance téléphonique et virtuelle. Dans le cas de l'assistance téléphonique, l'orientation des clients et des partenaires est incluse, ainsi que l'organisation et l'administration des agendas.

En ce qui concerne l'attention virtuelle, les tâches dépendront des canaux fournis par l'entreprise pour le service client ou la gestion de l'information.

Dans certains cas, cela implique la gestion des e-mails, la réponse, le transfert ou l'archivage des messages selon les besoins.

Dans d'autres cas, lorsque les canaux de communication virtuels sont plus diversifiés, d'autres tâches peuvent être incluses, comme servir le public via des systèmes de chat ou même répondre à des questions via les réseaux sociaux de l'entreprise.

Dans les grandes entreprises, il est habituel qu'il y ait du personnel spécialement dédié à ces canaux de communication. Lorsque les entreprises sont petites, cette tâche est souvent laissée aux assistants administratifs.

5- Administration des agendas

La gestion des agendas est souvent l'une des tâches les plus importantes des assistants administratifs.

Cette responsabilité comprend la réception des demandes de rendez-vous et de réunions par téléphone, en personne ou en ligne, et leur organisation dans l'ordre du jour selon des critères définis.

Il comprend également la planification de réunions à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise, des déjeuners de travail et des voyages d'affaires.

Dans ces derniers cas, il est également de la responsabilité de l'assistant de réserver les vols, hôtels, restaurants ou salles de réunion si nécessaire.

6- Comptabilité

Les assistants administratifs sont parfois chargés de surveiller et d'enregistrer les dépenses qui surviennent au sein de l'entreprise. Ces tâches peuvent être simples, comme enregistrer certaines dépenses sur une feuille de calcul.

Dans certains cas, l'assistant doit avoir une formation pour le développement de tâches plus complexes. Par exemple, vos responsabilités peuvent inclure le reporting comptable à la direction.

Cela dépend généralement de la taille de l'entreprise. Une grande entreprise a généralement des rôles plus spécialisés; dans ces derniers, les informations comptables sont gérées par une personne engagée à cet effet.

Cependant, l'une des compétences fondamentales de tout assistant administratif est la maîtrise d'un logiciel de comptabilité de bureau, tel que Microsoft Excel.

7- Gestion technologique

La gestion des ressources technologiques fait également partie des fonctions des assistants administratifs. En ce sens, votre responsabilité est de vous assurer que tous les outils nécessaires au fonctionnement de l'entreprise fonctionnent correctement.

Cela comprend la réalisation de copies de sauvegarde des informations contenues dans l'équipement informatique et la mise à jour de l'antivirus, entre autres tâches.

D'autre part, il inclut la gestion des équipements tels que les projecteurs et les ordinateurs portables.

Elle implique également la révision et l'entretien des équipements nécessaires au développement normal des activités qui sont sous sa responsabilité.

Cela ne veut pas dire que l'assistant administratif doit avoir des connaissances techniques. Son travail consiste notamment à embaucher du personnel technique pour effectuer périodiquement la maintenance des équipements afin d'éviter les revers.

Références

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2. Constructeur de carrière. (2016). Travailler en tant qu'assistant administratif - Un excellent choix pour les généralistes. Récupéré de: carrierebuilder.com
3. Pffefer, J. (2016). Que fait un assistant administratif médical? Récupéré de: rasmussen.edu
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