LES 15 FONCTIONS BUREAUTIQUES LES PLUS IMPORTANTES QUE VOUS MAÎTRISEZ - EMPLOI - 2025

Les fonctions de bureau qu'il domine sont les activités administratives exercées par le personnel d'une entreprise, d'une organisation ou d'une institution, et qui sont nécessaires à son fonctionnement. Si cela est fait efficacement, les résultats seront généralement bien meilleurs que s'ils sont mal faits.

Le travail de bureau a normalement un lundi au vendredi régulier qui commence à 8 ou 9 heures et dure jusqu'à 16 ou 17 heures, bien que cela varie selon les pays ou les régions.

La plupart des emplois de bureau nécessitent des compétences de base telles que: une communication orale fluide, la capacité d'écrire, de classer et une certaine expérience avec du matériel de bureau tel que des ordinateurs, des photocopieurs, etc.

Selon le niveau du poste ou de la responsabilité assumée, il faut que la personne ait une formation technique, universitaire ou de quatrième niveau.

Les principales fonctions de bureau que vous maîtrisez

1- Planification

C'est la première et la plus importante des tâches puisqu'elle consiste à définir comment les méthodes et structures organisationnelles peuvent contribuer au business plan.

Il existe des outils technologiques qui aident ces méthodes à être spécifiées ultérieurement dans des tâches réparties entre les membres de l'équipe, mais seule une bonne planification peut garantir que tout finit par s'ajouter à l'objectif commercial.

La planification générale nécessite une vision commerciale claire et un certain niveau hiérarchique au sein de l'entreprise, mais chaque membre de l'équipe doit planifier son travail de manière à pouvoir respecter les objectifs et les délais fixés.

2- Transcription et / ou rédaction du rapport

Une tâche qui occupe quotidiennement le temps de ceux qui travaillent dans un bureau est la rédaction, sur tout support, de rapports qui soutiennent ou détaillent leurs fonctions ou qui servent à expliquer au reste de leurs collègues les détails (contexte, progrès, résultats, avantages et inconvénients. contre, etc.), d'un projet particulier.

Ces documents servent également d'enregistrement de l'activité de l'organisation à laquelle appartient ce bureau, pour de futurs audits ou revues.

3- Assister aux réunions

Ce sont des réunions entre les membres d'une équipe de travail au cours desquelles des idées sont échangées sur des projets en cours, de nouvelles propositions sont présentées, des présentations, des rapports ou des rapports sont partagés.

Normalement, ils ont pour objectif d'aligner toutes les personnes présentes sur la réalisation d'un objectif commun, en attribuant des rôles, des tâches et des délais à chacun. Ils servent également à résoudre les problèmes qui peuvent survenir lors de l'exécution des tâches.

Ils ont généralement une fréquence, une durée et une dynamique bien définies. De même, ce qui y est discuté est généralement enregistré en minutes ou minutes pour le classement.

Certaines organisations tiennent des réunions tous les jours, d'autres plusieurs jours par semaine, d'autres toutes les deux semaines et d'autres encore une fois par mois. La fréquence des réunions dépend de chaque entreprise et de ses besoins.

4- Planifier des réunions

Il s'agit de coordonner l'ordre du jour de toutes les personnes qui doivent participer à une réunion de manière à ce qu'elles parviennent à coïncider à un endroit et à un moment précis.

Cela peut être une tâche ardue, donc s'appuyer sur la technologie peut être une bonne idée. Il existe des applications, telles que ScheduleOnce, qui vous permettent de planifier automatiquement des réunions, permettant aux invités de voir les dates disponibles et de choisir une heure qui leur convient.

5- Vérifier le courrier électronique de l'entreprise

C'est une tâche qui peut prendre beaucoup de temps. Un rapport Adobe publié en 2016, qui résulte d'une enquête auto-administrée auprès de plus d'un millier de travailleurs, révèle que nous passons en moyenne 20,5 heures par semaine à vérifier nos e-mails professionnels.

Classer, lire et répondre aux e-mails est une forme de communication très courante et permet l'échange de fichiers et d'impressions liés à un projet ou à un processus organisationnel.

Bien que les entreprises recherchent constamment des moyens plus efficaces de gérer les e-mails, il existe également des applications telles que les Smart Labels de Gmail.

Une autre façon de rationaliser cette tâche consiste à incorporer des modèles de courrier électronique standard ou des textes qui peuvent être envoyés avec des modifications minimes à différents destinataires et à des moments différents.

6- Gestion financière

Dans cette tâche, il faut garantir que l'argent remplit son cycle de vie dans l'achat et la vente de produits et de services; avoir toutes les factures soumises, affichées, payées et expédiées. Bien sûr, il existe des bureaux qui ne font que cela.

Cette activité comprend également la tenue à jour des comptes financiers et des documents juridiques afin qu'il n'y ait pas de problèmes avec le cadre juridique qui concerne l'organisation en question.

7- Logistique

Cette fonction garantit que toutes les marchandises liées au travail de l'entreprise sont transportées vers et depuis les entrepôts et les clients. Cela comprend également la liaison avec les fournisseurs pour obtenir des matières premières pour la fabrication de nouveaux produits.

Le but de cette fonction est de garantir que l'entreprise a en sa possession tout le nécessaire pour maintenir la production du bien ou du service qu'elle commercialise.

8- Attirer l'attention

Dans un bureau, il est également nécessaire de répondre au téléphone, car c'est un moyen de communication avec les clients, les fournisseurs et entre les collègues eux-mêmes.

Bien que cela semble une tâche simple, cela nécessite un certain protocole car il peut s'agir de la voix qu'une personne extérieure à l'entreprise associe à son image. Par conséquent, il est important que les règles de courtoisie soient respectées, qu'un ton institutionnel soit maintenu, le volume de la voix et le vocabulaire utilisé soient modérés.

Une autre information importante, qui est parfois négligée lors de l'exécution de cette fonction, est d'écrire autant de données que possible sur la personne de l'autre côté du téléphone; Cela alimentera la base de données de contacts de l'entreprise et vous permettra de suivre correctement le sujet abordé lors de la conversation téléphonique.

9- Organisation des fichiers

La plupart des tâches exécutées dans un bureau génèrent des documents: factures, notes, procès-verbaux, procès-verbaux, rapports de ventes, etc.

En numérique ou sur papier, c'est une quantité d'informations qui oblige quelqu'un à se charger de la cataloguer, de la classer et de la sauvegarder en fonction de son niveau d'importance pour l'entreprise.

Justement ce dernier point, celui de la protection des informations, est un enjeu qui est devenu un casse-tête pour de nombreuses organisations, c'est pourquoi de plus en plus d'outils, de protocoles et de procédures émergent qui assurent la sécurité du fichier et la transmission des données. données sensibles dans une organisation.

Dans certains cas, des disques durs externes sont utilisés, tandis que dans d'autres, il existe des serveurs spéciaux pour ces cas ou des plates-formes de stockage dans le «cloud» telles que Microsoft OneDrive, Google Drive ou Apple iCloud.

10- Distribution du courrier de l'entreprise

La distribution de la correspondance au sein du bureau est une tâche qui, bien qu'elle ne nécessite pas une formation académique très élevée, nécessite une bonne organisation, des responsabilités et un sens de l'urgence.

Un croquis d'un dessin, la carte de crédit envoyée par la banque, les factures d'un fournisseur ou la lettre de réponse d'une entité gouvernementale, sont quelques-uns des documents que tout employé peut attendre et sur lesquels de nombreux autres processus de l'entreprise.

11- Service client

Cette fonction consiste à servir physiquement les clients avec des questions ou des plaintes sur les produits ou services proposés par l'entreprise.

12- Impression et copie de documents

Il consiste à imprimer les documents qui doivent être conservés physiquement ou à faire des copies de ceux qui doivent être conservés en double ou remis aux travailleurs de l'entreprise.

13- Entretiens avec les candidats

C'est l'une des tâches du processus de sélection du personnel. Ils peuvent être réalisés individuellement ou en groupe, c'est-à-dire en se concentrant sur un seul candidat ou sur plusieurs.

14- Achat de fournitures et fournitures de bureau

Les fournitures de bureau sont essentielles à son efficacité. Les fournitures de papeterie, l'encre d'imprimante, les emballages ou le papier doivent toujours être disponibles, il devrait donc y avoir quelqu'un en charge de leur gestion.

15- Fonctions administratives

Les procédures administratives sont essentielles pour qu'une entreprise maintienne sa stabilité et puisse réussir en affaires. Être conscient des problèmes juridiques, de la paperasserie et d'autres schémas bureaucratiques font partie de ces fonctions.

Références

1. Audra Bianca (s / f). Conseils d'organisation et de planification du bureau. Récupéré de: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 tâches de bureau que vous pouvez et devez automatiser. Récupéré de: es.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Combien d'heures de votre vie avez-vous gaspillées sur vos e-mails professionnels? Essayez notre calculatrice déprimante. Récupéré de: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Liste des emplois travaillant dans un bureau. Récupéré de: work.chron.com.
5. Que fait un assistant de bureau. Récupéré de learn.org.
6. Que font exactement les gens dans les emplois de bureau. Récupéré de: reddit.com.