GESTION ADMINISTRATIVE: FONCTIONS ET PROCESSUS - DUDAS - 2024

La gestion administrative est l'ensemble des formes, des actions et des mécanismes qui permettent d'utiliser les ressources humaines et matérielles financières d'une entreprise pour atteindre l'objectif. Il repose sur quatre principes fondamentaux; l'ordre est le premier, selon que chaque travailleur doit occuper le poste pour lequel il est formé.

Le manque d'ordre entraîne un travail moins efficace et une mauvaise utilisation des ressources. Le deuxième principe est la discipline; Dans la gestion administrative, la discipline est un aspect important, car les règles et règlements doivent être observés et respectés par tous.

Le troisième principe est l'unité de commandement. Le salarié doit savoir à qui il rend compte de son travail et de qui il recevra des commandes, pour éviter les messages erronés qui nuisent à la qualité du travail. Enfin, encourager et valoriser l'initiative du personnel est essentiel pour motiver; Cela aura un impact positif sur l'environnement de travail et la réalisation des objectifs.

La gestion administrative est essentielle pour l'organisation, car elle constitue la base sur laquelle les tâches propres du groupe seront exécutées, formant également un réseau visant à atteindre les objectifs commerciaux.

Caractéristiques

Performance des processus de gestion

Les processus de gestion doivent être exécutés correctement afin que des performances efficaces soient effectuées dans chacune des fonctions administratives.

Ceux-ci doivent inclure la planification, l'organisation, la direction et le contrôle, tous tournants en fonction de la réalisation des objectifs.

Recrutement

Il fait référence à la sélection, à la formation, au placement et à la rémunération du personnel. La réalisation des objectifs de l'organisation dépend de pouvoir compter sur le personnel approprié, dont l'intérêt doit être maintenu pour couvrir les besoins des employés et, en même temps, être fidèle à l'organisation.

Sauvegarde des actifs

Les actifs d'une organisation doivent être protégés contre les abus, les pertes ou les dommages causés par le vol, l'incendie ou tout autre moyen.

Pour cette raison, il est nécessaire de tenir un registre adéquat pour chaque type d'actif, en tenant le personnel responsable de son utilisation correcte et de sa sauvegarde.

Relations publiques

L'une des fonctions importantes de la gestion administrative est l'établissement et le maintien de diverses voies de communication entre l'organisation et son public concerné (clients, actionnaires, employés, fournisseurs, consommateurs).

Établir des séquences de travail

Pour une exécution stable et ininterrompue du travail administratif, des systèmes et des procédures de routine définis doivent être développés. Ceci est motivé par la nature de l'interdépendance et de la corrélation entre les tâches spécifiques de chaque département.

Achat d'immobilisations

Dans chaque département, il y a un besoin d'immobilisations adéquates pour avoir une performance efficace et économique des travaux qui y sont effectués. Par conséquent, une procédure standard doit être suivie pour la sélection et l'achat de chaque type d'immobilisation requis.

Un aspect important est de réaliser une détection et une évaluation du besoin réel de l'actif, évitant ainsi les dépenses inutiles qui affectent les finances de l'entreprise.

Conception et contrôle de la forme

Le travail administratif ayant des caractéristiques particulières, les formulaires utilisés doivent être conçus de manière à fournir les informations requises de manière adéquate.

Il est du devoir de l'administration de concevoir ces formulaires et d'essayer de normaliser leur utilisation, afin de réduire les coûts.

Achat de papeterie et de fournitures de bureau

Ces articles doivent couvrir les besoins des utilisateurs, car ils affecteront l'exécution systématique et rapide du travail effectué.

Par conséquent, il est important d'assurer la standardisation, la sélection et l'achat de ces intrants, ainsi que leur distribution à d'autres départements, si nécessaire.

Processus de gestion administrative

Planification

La planification est la pierre angulaire de ce processus, puisque les actions suivantes en découleront. Pour mener à bien un processus efficace, il est nécessaire de prendre en compte les éléments suivants:

- Ayez des objectifs clairs.

- Etudier l'environnement dans lequel les travaux seront effectués.

- Identifier et attribuer les tâches qui aideront à atteindre les objectifs.

- Réaliser un plan complet de réalisations, où les éléments créatifs qui aident à mener à bien le travail efficacement sont mis en évidence.

- Déterminer les politiques, méthodes et procédures nécessaires à l'exécution des travaux.

- Créer des systèmes d'alerte permettant d'anticiper les actions face aux problèmes futurs.

- Actualiser en permanence les plans, compte tenu des résultats des contrôles exercés sur eux.

Organisation

Pour réussir, toutes les ressources humaines, financières et matérielles liées au travail à effectuer doivent être coordonnées.

Cela implique l'établissement d'un ensemble de règles et d'affectations de tâches qui doivent être strictement suivies par les personnes impliquées. Certaines de ces activités sont:

- Divisez le travail en tenant compte des unités opérationnelles.

- Regroupez les tâches par emplois.

- Structurer les unités opérationnelles avec des critères de gérabilité et d'affinité du travail.

- Sélectionnez le personnel qui possède les compétences requises pour un certain travail.

- Etablir des ajustements dans les activités réalisées, en fonction de ce que montrent leurs résultats de contrôle.

Direction ou exécution

Pour se conformer aux stratégies planifiées et organisées, il est nécessaire de prendre les actions qui initient et leur donnent une continuité.

Parmi ces mesures, il y a celles de diriger l'activité et de favoriser l'épanouissement du salarié dans le travail et les affaires personnelles, afin que cette motivation se traduise par la réalisation efficace de l'objectif. Ces stratégies peuvent être:

- Guider et encourager le groupe à atteindre l'objectif.

- Établir une communication directe, ouverte et transparente avec chacune des personnes impliquées, directement ou indirectement, au travail.

- Développer le potentiel de chaque membre.

- Créer des incitations pour les employés qui se démarquent par certains critères préétablis, tels que la créativité, la rapidité de réalisation, entre autres.

- Mettre en place des mécanismes d'évaluation constante du processus d'exécution, afin de rectifier les actions si nécessaire.

Contrôle

Il est important de mettre en œuvre des stratégies pour vérifier que ce qui est planifié, organisé et exécuté progresse de manière satisfaisante et efficace vers la réalisation de l'objectif.

Cela permettra de prendre des décisions de remplacement d'activités ou de réorienter le processus, lui permettant d'être optimisé. Voici quelques-unes des actions à suivre:

- Etablir des comparaisons des résultats avec les plans généraux de l'entreprise.

- Évaluer le produit du travail en fonction de ses normes de performance.

- Rendre publics les moyens à utiliser dans les mesures.

- Communiquer les suggestions au personnel responsable, afin de corriger les actions nécessaires.

Références

1. Questions d'argent (2018). Fonctions de gestion administrative du bureau moderne. Apprentissage du compte. Tiré de: accountlearning.com.
2. Mon guide MBA (2018). Fonctions d’administration ou de gestion d’un bureau. Tiré de: mymbaguide.com.
3. Managers-Net (2018). Gestion administrative. Tiré de: managers-net.com.
4. ABCM (2018). Découvrez l'importance de la gestion administrative pour les entreprises. Tiré de: myabcm.com.
5. Van Vliet (2011). Cinq fonctions de gestion (Fayol). Toolshero. Tiré de: toolshero.com.