FRAIS ADMINISTRATIFS: COMMENT LES CALCULER ET EXEMPLES - DUDAS - 2025

Les dépenses administratives sont des dépenses engagées par une organisation qui ne sont pas directement liées à une fonction spécifique, comme les ventes ou la production. Ces dépenses sont liées à l'entreprise dans son ensemble, plutôt qu'à un département en particulier. Les dépenses des services généraux, comme la comptabilité, et les salaires des cadres supérieurs sont des exemples de dépenses administratives.

En comptabilité, les frais administratifs représentent les dépenses nécessaires pour gérer l'entreprise et maintenir les opérations quotidiennes d'une entreprise, bien que ces dépenses ne soient pas directement attribuables à la fabrication des produits.

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Le suivi de ces dépenses peut vous aider à faire des prévisions financières, à demander des déductions fiscales et à déterminer quand il est temps d'embaucher de nouveaux employés.

Les dépenses administratives comprennent généralement des dépenses qui offrent un large avantage à l'entreprise. Les bénéfices de ces dépenses transcendent les lignes départementales, permettant de mener à bien les différentes fonctions nécessaires.

Que sont les frais administratifs?

Les dépenses administratives sont des charges nécessaires au fonctionnement essentiel d'une organisation. Ces dépenses sont essentielles à la réussite d'une entreprise, car elles sont engagées pour accroître l'efficacité de l'entreprise.

Les sociétés gérées de manière centralisée ont tendance à avoir des dépenses administratives plus élevées. La décentralisation et la délégation de certaines fonctions aux filiales peuvent réduire considérablement les dépenses de supervision administrative.

Les dépenses administratives sont généralement fixées par nature, affectant la base des opérations commerciales. Ces dépenses existeraient indépendamment du niveau des ventes produites. Par conséquent, puisqu'il s'agit de coûts fixes, ils sont souvent difficiles à réduire.

Les frais d'administration ne sont pas inclus dans le coût de la marchandise vendue et ne font pas partie des stocks. Ils ne font pas non plus partie de la recherche et du développement.

Classification

Les frais administratifs sont souvent ajoutés aux frais généraux. Ces deux classifications de dépenses constituent les dépenses non opérationnelles d'une entreprise.

Ce principal groupe de dépenses est souvent comparé aux dépenses d'exploitation, qui comprennent le coût des marchandises vendues.

Les frais administratifs sont indiqués dans le compte de résultat, en dessous du coût de la marchandise vendue.

Incitatif à la réduction

Parce que les frais d'administration peuvent être éliminés sans sacrifier aucune quantité de produit vendu, ce sont généralement les premières dépenses qui sont prises en compte pour effectuer des coupes budgétaires.

Il y a une grande motivation de la part de la direction pour maintenir les coûts administratifs bas par rapport aux autres dépenses. En effet, une entreprise peut utiliser l'effet de levier de manière plus sûre si elle a moins de frais administratifs.

Cependant, comme ces dépenses sont généralement fixes, la capacité de les réduire est limitée.

Comment les calculer?

Rassemblez tous les registres comptables du grand livre général. Le grand livre général est le livre dans lequel toutes les transactions financières qui se produisent dans l'entreprise sont enregistrées. Toutes les dépenses sont répertoriées et examinées pour confirmer qu'elles sont exactes.

Les dépenses sont classées en trois catégories: le coût de la marchandise vendue, qui comprend les dépenses liées à la production de biens et services; les frais financiers et commerciaux, découlant des investissements; et les dépenses qui comprennent les dépenses administratives.

Toutes les dépenses administratives sont séparées du reste des dépenses d'exploitation. Certaines des dépenses administratives peuvent être: les frais de personnel, les frais de location, les réparations, les frais d'assurance et les frais de fonctionnement du bureau.

Toutes les dépenses administratives engagées dans l'entreprise sont ajoutées. Assurez-vous de faire la somme de toutes les dépenses qui entrent dans cette catégorie. Cela donnera le montant total d'argent que l'entreprise a dépensé pour les dépenses liées à la catégorie des dépenses d'administration.

Comptabilisation des frais administratifs

Dans les états financiers, les entreprises enregistrent généralement les dépenses administratives dans la période comptable au cours de laquelle la dépense a été engagée, et non dans la période au cours de laquelle elle a été payée.

Étant donné que de nombreuses dépenses administratives ne sont pas des achats mais des paiements récurrents, des relevés bancaires ou des reçus de paiement peuvent devoir être conservés à des fins de suivi.

Dans les déclarations de revenus, le coût de la marchandise vendue est calculé vers le haut et est soustrait des ventes totales dans le cadre du calcul de la marge brute.

Les autres dépenses énumérées sous la marge brute sont des frais commerciaux et administratifs, hors amortissements.

Les frais de vente et d'administration peuvent être calculés en soustrayant le bénéfice net et l'amortissement de l'entreprise du bénéfice brut total.

Une entreprise peut utiliser la mesure des frais de vente / d'administration pour mesurer la partie du chiffre d'affaires qui sera affectée pour couvrir les dépenses d'administration.

Exemples de frais administratifs

L'exemple le plus courant de dépenses administratives est celui des dépenses de services publics. Les frais de chauffage, de climatisation, d'énergie et d'eau sont classés dans les frais administratifs. Les frais de services Internet, de téléphonie fixe et mobile sont également inclus dans ces frais.

Les frais de location d'espace pour les opérations commerciales sont également un exemple courant de dépenses d'administration. Par exemple, les frais de location pour un ensemble de bureaux dans un immeuble ou pour une usine de fabrication.

Dans certains cas, on pourrait faire valoir avec succès que les frais de location de l'installation de production devraient être imputés aux coûts de production des biens.

Les assurances, les abonnements, les dépenses d'amortissement du matériel et de l'espace utilisés pour l'administration, les services publics et les fournitures de bureau peuvent être classés comme des dépenses d'administration.

Salaires et honoraires

Les salaires des directeurs généraux et des administrateurs, qui interviennent dans de nombreux domaines d'opérations. La rémunération des administrateurs et les salaires des hauts dirigeants peuvent également être inclus.

Les avantages et salaires de certains travailleurs, comme ceux des départements des ressources humaines, de la comptabilité et des technologies de l'information, sont considérés comme des dépenses administratives.

Les entreprises peuvent également être enclines à inclure les frais juridiques et de consultation comme frais administratifs.

Par exemple, une société ouverte doit régulièrement embaucher des auditeurs externes pour vérifier ses états financiers. Les frais d'audit ne sont généralement pas associés à un processus de production. Cependant, cette dépense est toujours engagée, que l'entreprise produise ou non quelque chose.

Références

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