Un décaissement (comptabilité), également appelé paiement en espèces, fait référence au paiement effectué par une entreprise au cours d'une période donnée, telle qu'un mois, un trimestre ou une année. Il s'agit de la sortie de liquidités payée en échange de la fourniture de biens ou de services.
Il comprend non seulement les paiements en espèces (cash out), mais également par chèque ou virement électronique. Si le paiement est effectué par chèque ou par virement, il y a généralement un délai d'un ou deux jours avant que les fonds soient retirés du compte bancaire de l'entreprise, en raison de la durée de leur traitement.
Les décaissements en espèces sont généralement effectués via le système des comptes fournisseurs. Cependant, les fonds peuvent également être décaissés par le biais du système de paie et de la petite caisse.
Le processus de décaissement de trésorerie peut être sous-traité à la banque de l'entreprise, afin qu'elle émette les paiements à partir des dates autorisées par la société de paiement en utilisant les fonds du compte courant de l'entité.
caractéristiques
Une dépense représente une sortie de trésorerie. L'activité de paiement entraîne une réduction du solde de trésorerie disponible dans un compte courant.
Un décaissement peut également être effectué pour rembourser de l'argent à un client, ce qui est enregistré comme une réduction des ventes. Un autre type de décaissement est le paiement de dividendes aux actionnaires; ceci est comptabilisé comme une réduction du capital social.
Il existe un grand nombre d'opérations de décaissement possibles, parmi lesquelles les suivantes:
- Salaires versés aux employés.
- Commissions de vente payées aux vendeurs.
- Redevances payées pour l'utilisation de la propriété intellectuelle.
- Le règlement des factures fournisseurs.
- Dividendes versés aux actionnaires ou investisseurs.
- Les impôts qui sont payés à l'État.
Les formes les plus courantes de décaissement sont les espèces, les chèques, les virements électroniques de la chambre de compensation automatisée, les cartes de débit et les virements électroniques.
Comptes de décaissement
Une entreprise utilise des comptes de dépenses pour contrôler l'argent qu'elle utilise pour des dépenses aussi diverses que la paie, les litiges, les pénalités réglementaires, l'entretien de l'équipement et les fournitures de bureau.
Tout compte sur lequel l'entreprise s'appuie pour surveiller ce qui sort des coffres de l'entreprise est considéré comme un compte de décaissement. Compte tenu de l'importance de ces comptes, il y a beaucoup de réflexion stratégique pour formuler et adopter des procédures de décaissement.
Ces réglementations aident les employés à comprendre clairement comment décaisser les fonds, quand le faire, auprès de qui obtenir l'approbation et comment déclarer les éléments.
Un comptable enregistre les transactions et les enregistre dans des grands livres tels que le grand livre général et le livre des comptes fournisseurs. Chaque enregistrement comprend la date, le nom du bénéficiaire, le montant facturé ou crédité, le mode de paiement, le but du paiement et son effet sur le solde de trésorerie général de l'entreprise.
Les comptes du grand livre dépendent du type d'entreprise. Par exemple, un détaillant effectue des paiements pour les articles en stock, les comptes fournisseurs et les salaires. Un fabricant a des transactions pour les matières premières et les coûts de production.
Pourquoi est-ce?
Les dépenses en espèces mesurent le montant d'argent qui quitte réellement une entreprise. Ce montant peut être très différent du résultat réel de l'entreprise.
Par exemple, si une entreprise utilise la méthode de la comptabilité d'exercice, les dépenses sont déclarées lorsqu'elles sont engagées, et non lorsqu'elles sont payées. De même, les revenus sont déclarés lorsqu'ils sont gagnés et non lorsqu'ils sont effectivement perçus.
Cependant, si les revenus ne sont pas collectés aussi rapidement que souhaité, mais que les dépenses sont payées, vous pourriez déclarer un profit mais sans avoir de liquidités pour avoir terminé.
La dépense d'argent fait partie des flux de trésorerie. Si les flux de trésorerie sont négatifs, ce qui signifie que les dépenses sont supérieures aux revenus, cela peut être un avertissement précoce d'éventuelles créances irrécouvrables.
Journal des décaissements
Le journal des dépenses est le registre tenu par les comptables de toutes les dépenses financières engagées par une entreprise avant de les publier dans le grand livre général.
Les journaux des décaissements remplissent un certain nombre de fonctions, en tant que moyen d'enregistrer les radiations fiscales et de catégoriser d'autres dépenses. Tous les achats effectués en espèces sont enregistrés dans le journal des dépenses.
Ce journal est rapproché mensuellement des comptes du grand livre. Ceux-ci sont ensuite utilisés pour créer les états financiers des périodes comptables régulières.
Les journaux sont conservés dans le logiciel comptable et contiendront les informations de base suivantes: date de décaissement, numéro de chèque, type de transaction, montant, bénéficiaire et note.
Le responsable du journal doit être très méticuleux et conscient de chaque transaction afin de maintenir le journal correctement. Il est également bon de mettre en place des contrôles internes afin que l'argent ne soit pas détourné ou utilisé à mauvais escient.
Ces contrôles internes pourraient consister à vérifier des dépenses importantes ou à surveiller des programmes de paiement particuliers pour des activités inhabituelles.
Au-delà de son utilisation pour les écritures du grand livre dans la préparation des états financiers d'une entreprise, le journal des dépenses peut fournir des informations aux propriétaires sur les activités de traitement des espèces.
Parmi les informations remarquables présentées par ledit journal, il est souligné combien a été alloué à l'inventaire de ce mois, combien est venu pour les salaires, combien pour les baux, combien pour les services externes, entre autres aspects. Le journal devient une bonne ressource pour guider les futures décisions d'encaissement.
Exemple
Un exemple de dépense est lorsqu'un avocat d'entreprise, lors de la préparation d'un dossier, effectue des paiements à des tiers pour des frais juridiques ou médicaux, des enquêtes privées, l'envoi de documents ou de rapports d'experts.
Les décaissements peuvent être coûteux dans les affaires impliquant des preuves d'experts pour l'établissement de preuves, en particulier dans les affaires de blessures corporelles, lorsque les blessures graves ont des effets à long terme et doivent être évaluées immédiatement.
Ces rapports permettent de déterminer plus précisément les pertes des clients et de mieux comprendre les dommages réclamés. L'avocat informe le client et la compagnie d'assurance avant d'engager des frais de dépenses élevés. Le client doit rembourser l'avocat.
Références
- Michael Keenan (2018). Qu'est-ce qu'un décaissement en comptabilité? Petite entreprise - Chron. Tiré de: smallbusiness.chron.com.
- Steven Bragg (2017). Décaissement en espèces. Outils de comptabilité. Tiré de: accountingtools.com.
- Investopedia (2018). Journal des décaissements. Tiré de: investopedia.com.
- Steven Bragg (2017). Décaissement. Outils de comptabilité. Tiré de: accountingtools.com.
- Investopedia (2018). Décaissement. Tiré de: investopedia.com.
- Marquis Codjia (2017). Qu'est-ce qu'un compte de décaissement? Bizfluent. Tiré de: bizfluent.com.