DOCUMENTS À PAYER: CARACTÉRISTIQUES ET EXEMPLES - DUDAS - 2025

Les effets à payer correspondent au montant du capital dû par des promesses de paiement formellement rédigées. Les prêts bancaires sont inclus dans ce compte. Ce sont des engagements par écrit lorsqu'il est promis de payer un montant d'argent spécifique à une date ultérieure ou selon les besoins.

En d'autres termes, un document à payer est un prêt entre deux entités. En vertu de cet accord, le fabricant de documents crée une responsabilité en empruntant de l'argent au créancier. La société s'engage à rembourser l'argent avec les intérêts respectifs au créancier à une date ultérieure.

L'entreprise enregistre le prêt dans son bilan comme un document à payer. D'autre part, le créancier enregistre le prêt comme une créance sur son bilan, car il recevra le paiement à l'avenir. Ils diffèrent des comptes fournisseurs en ce que, bien que les deux soient des passifs, les documents à payer impliquent un billet à ordre écrit.

caractéristiques

Les caractéristiques des documents à payer peuvent être appréciées lors de la comparaison avec les comptes à payer.

Type d'accord

Les comptes créditeurs sont des accords informels, souvent verbaux, entre acheteurs et vendeurs. Les seuls documents sont un bon de commande de l'acheteur et une facture du vendeur.

Les documents payables sont plus compliqués. Ils impliquent des accords de prêt formels et écrits, comportant parfois des dizaines de pages.

Le prêteur peut exiger des accords restrictifs dans le cadre du contrat à payer, comme l'interdiction de verser des dividendes aux investisseurs alors qu'une partie du prêt n'a pas encore été payée.

L'accord peut également exiger une garantie, telle qu'un immeuble appartenant à l'entreprise ou une garantie d'une personne ou d'une autre entité.

De nombreux billets à ordre nécessitent l'approbation formelle du conseil d'administration d'une société avant que le prêteur n'accorde des fonds.

Conditions et sécurité

Les comptes fournisseurs sont normalement remboursés dans les 30 jours sans intérêt. Cependant, certains fournisseurs peuvent offrir des remises pour le prépaiement, comme une remise de 1% si elles sont payées dans les 10 jours suivant la date de facturation.

Les documents à payer sont remboursés à plus long terme, avec une date d'expiration spécifique; ils peuvent commencer à 90 jours et s'étendre jusqu'à plusieurs années. Les paiements sont généralement des montants fixes pour le principal et les intérêts.

En termes de sécurité, les fournisseurs de produits et de services dépendent de la bonne foi de l'acheteur pour le paiement. Les comptes créditeurs ne sont pas garantis par des garanties. D'autre part, les billets à ordre prennent généralement les immobilisations achetées en garantie du prêt.

Les billets à payer sont généralement utilisés pour acheter des immobilisations telles que du matériel, des installations et des immobilisations corporelles. Ce sont des billets à ordre formels pour un montant d'argent spécifique qu'un emprunteur paie sur une certaine période de temps, avec intérêts.

Documents payables à court et long terme

Les effets à payer sont généralement présentés au bilan en deux catégories: à court terme et à long terme.

Un effet à payer est classé au bilan comme un passif à court terme s'il arrive à échéance dans les 12 prochains mois, ou comme un passif à long terme s'il arrive à plus d'un an.

Par exemple, un prêt à court terme pour acheter des stocks supplémentaires en vue des fêtes de fin d'année serait classé comme passif à court terme, car il sera probablement remboursé dans un délai d'un an.

L'achat de terrains, de bâtiments ou de gros équipements sera généralement classé comme un passif à long terme, car les prêts à long terme seront remboursés sur de nombreuses années.

La partie à court terme du document à payer est le montant dû au cours de l'année suivante. La partie à long terme est celle qui expire dans plus d'un an.

Une classification appropriée des billets à payer est d'un grand intérêt du point de vue de l'analyste, pour voir si ces billets expirent dans un proche avenir. Cela pourrait indiquer un problème de liquidité imminent.

Exemple

Un exemple de document à payer est un prêt accordé par une banque à la société HSC.

HSC emprunte 100 000 $ à la banque pour acheter l'inventaire de cette année. La société HSC signe le document en tant qu'emprunteur et s'engage à rembourser à la banque des mensualités de 2000 $, y compris 500 $ d'intérêts mensuels, jusqu'à ce que le document payable soit payé en totalité.

HSC débite 100 000 $ de votre compte de caisse et crédite votre compte de documents à payer du montant du prêt. La banque fait le contraire: débite votre compte clients et crédite votre compte espèces.

Au début de chaque mois, HSC effectue le paiement du prêt de 2 000 $, débite le compte des documents à payer de 1 500 $, débite le compte des intérêts débiteurs de 500 $ et crédite le compte de caisse de 2 000 $.

Là encore, la banque enregistre l'inverse de la transaction. Dette de 2 000 $, documents de crédit à recevoir de 1 500 $ et intérêts créditeurs de 500 $.

Cet ensemble d'écritures de journal se produit chaque année jusqu'à ce que le document à payer soit complètement annulé.

Différence entre le compte à payer et le document à payer

Par exemple, si une entreprise souhaite emprunter 100 000 $ à sa banque, la banque exigera que les dirigeants de l'entreprise signent un accord de prêt officiel avant que la banque ne livre l'argent.

La banque pourrait également exiger de l'entreprise qu'elle donne des garanties et que les propriétaires de l'entreprise garantissent personnellement le prêt.

L'entreprise enregistrera ce prêt dans le compte du grand livre Papers Payables. La banque inscrira le prêt sur votre compte du grand livre des créances.

Contrairement au prêt bancaire, il suffit d'appeler l'un des fournisseurs de l'entreprise et de demander une livraison de produits ou de fournitures. Le lendemain, les produits arrivent et un bon de livraison est signé.

Quelques jours plus tard, l'entreprise reçoit une facture du fournisseur indiquant que le paiement des produits est dû dans les 30 jours; cette transaction ne comportait pas de billet à ordre.

En conséquence, cette transaction est enregistrée dans les comptes fournisseurs du grand livre général de la société. Le vendeur enregistrera la transaction avec un débit sur son compte d'actif des comptes clients et un crédit sur le compte de vente.

Références

1. Harold Averkamp (2018). Définition des billets à payer. Coach comptable. Tiré de: accountcoach.com.
2. Harold Averkamp (2018). Quelle est la différence entre les billets à payer et les comptes fournisseurs? Coach comptable. Tiré de: accountcoach.com.
3. Mon cours de comptabilité (2018). Qu'est-ce qu'une note à payer? Tiré de: myaccountingcourse.com.
4. Steven Bragg (2018). Notes à payer. Outils de comptabilité. Tiré de: accountingtools.com.
5. Jim Woodruff (2018). La différence entre les comptes créditeurs et les effets à payer. Petite entreprise - Chron. Tiré de: smallbusiness.chron.com.
6. Study.com (2018). Effets à payer en comptabilité: définition et exemples. Tiré de: study.com.