SERVICE ACHATS: CARACTÉRISTIQUES, FONCTIONS - DUDAS - 2025

Le département des achats est la section d'une entreprise responsable de toutes les activités d'acquisition de matières premières, de pièces de rechange, de services, etc., selon les besoins de l'organisation. Il fournit un service qui est l'épine dorsale de nombreuses organisations industrielles, commerciales et militaires.

S'assure que les fournitures nécessaires au fonctionnement de l'entreprise sont commandées et conservées en inventaire. Ce département est au centre d'une gestion réussie de la chaîne d'approvisionnement et est chargé de minimiser le coût des produits commandés, de contrôler les niveaux de stocks et d'établir des relations solides avec les fournisseurs.

Un bon service achats exigera la qualité des fournisseurs et assurera le suivi des commandes du début à la réception. Aider les autres départements à identifier les besoins, à gérer le processus de demande et à obtenir des prix compétitifs. Ils agissent généralement en tant que contrôleurs pour assurer le respect des budgets.

caractéristiques

Agir en tant que conseillers de confiance auprès de la haute direction

Le service des achats est impliqué dans la planification et la budgétisation de l'entreprise à un niveau élevé. Cela permet de concevoir des coûts de rétro-ingénierie et d'explorer des alternatives potentiellement moins coûteuses et / ou de meilleure qualité.

Stimuler l'innovation des fournisseurs

Plus que simplement exiger le prix le plus bas, le service des achats travaille avec les fournisseurs pour réduire le coût sous-jacent de leurs produits et services.

Ils sont intimement impliqués dans «le cycle de vie de l'innovation», de l'idée initiale à la fabrication et à l'amélioration continue.

Fournir un aperçu des données clés des fournisseurs

Les entreprises peuvent s'appuyer sur ces informations pour créer des analyses prédictives, fournissant une vision plus approfondie des marchés.

Gérer et atténuer les risques liés à la chaîne d'approvisionnement

Les crises économiques ont enseigné la valeur d'être conscient de la stabilité des fournisseurs. Le service des achats a une vision beaucoup plus claire de ce domaine que toute autre partie de l'organisation.

Promouvoir une dotation agile et le développement des talents

Il est nécessaire de franchir les frontières fonctionnelles et géographiques pour trouver les bons candidats pour le service achats.

Dans certains cas, la réponse réside dans l'externalisation ou l'utilisation d'organisations de services partagés.

Caractéristiques

Obtention de matériel

Pour une entreprise de fabrication, cela pourrait inclure des matières premières, mais cela pourrait également inclure des outils, des machines ou même les fournitures de bureau nécessaires pour l'équipe de vente et les secrétaires.

Dans une entreprise de vente au détail, le service des achats doit s'assurer qu'il y a toujours suffisamment de produits sur les rayons ou les entrepôts pour que le magasin soit bien approvisionné.

Il est particulièrement important de maintenir votre entrepôt d'inventaire à un niveau raisonnable. Le surinvestissement de grandes sommes d'argent dans les stocks pourrait entraîner des problèmes de stock et un manque de capital pour d'autres types de dépenses, comme la recherche et le développement ou la publicité.

Évaluer les prix

Un service achats est en charge d'évaluer en continu si vous recevez les matériaux au meilleur prix possible, afin de maximiser la rentabilité.

Vous devez comparer les prix afin de trouver les meilleurs fournisseurs avec les prix les plus raisonnables pour les commandes de tailles spécifiques à l'entreprise.

Le service des achats peut communiquer avec d'autres fournisseurs, négocier de meilleurs prix pour des commandes plus volumineuses ou se renseigner sur la possibilité d'obtenir des produits moins chers auprès de diverses autres sources.

Pré-approbation du fournisseur

Le service des achats évalue les fournisseurs en termes de prix, de qualité, d'avis des clients et de temps pour terminer les commandes, en produisant une liste de fournisseurs approuvés.

Suivez vos commandes

Les commandes sont documentées avec des bons de commande. Ceux-ci spécifient des informations importantes sur les matériaux commandés, ainsi que sur la quantité commandée.

Ces formulaires sont utilisés pour s'assurer que les produits commandés sont reçus et pour suivre le temps nécessaire à l'exécution des commandes.

Bureau de travail

Le service des achats gère toute la documentation relative à l'achat et à la livraison des matériaux.

Cela signifie travailler en étroite collaboration avec votre service comptable pour vous assurer qu'il y a suffisamment d'argent pour acheter des articles, que les flux de trésorerie se déroulent sans heurts et que tous les paiements sont effectués à temps.

Politique de conformité

Avant d'effectuer un achat, le service des achats doit s'assurer qu'il respecte les formalités d'acquisition et d'approbation du budget, et il doit s'assurer que les matériaux sont achetés selon la politique générale de l'organisation.

Importance

Bénéficiez de coûts réduits

Le service des achats joue un rôle important dans la maximisation des bénéfices des entreprises. Comparez les prix et négociez avec les fournisseurs afin que l'entreprise obtienne le meilleur prix possible sur les produits nécessaires.

Vous pouvez également faire des économies en profitant des garanties et des remises que les non-spécialistes oublient généralement.

Aide à économiser, offrant une meilleure transparence des dépenses de l'entreprise. Cela vous permettra de négocier de meilleurs contrats et de libérer des flux de trésorerie.

Empêcher les matériaux insuffisants

Le service des achats doit identifier les produits essentiels à l'entreprise et prendre les mesures appropriées pour protéger sa chaîne d'approvisionnement.

Pour s'assurer qu'une quantité insuffisante de matériaux n'affecte pas la productivité, le service des achats utilise des techniques telles que l'approvisionnement multiple.

Avoir plusieurs sources signifie utiliser plusieurs fournisseurs qui proposent les mêmes produits. S'il y a un problème avec un fournisseur, les commandes peuvent être augmentées à un autre pour compenser l'échec.

Améliorer la qualité

Le service achats contribue à améliorer la qualité en fixant des objectifs de performance. Ensuite, il suit les performances réelles par rapport à ces objectifs.

Il est essentiel de mesurer les caractéristiques de qualité à l'aide d'indicateurs d'attributs, tels que la durabilité, l'apparence du produit ou la rapidité de livraison.

Ils travaillent en étroite collaboration avec les fournisseurs pour développer leurs processus et les aider à améliorer la qualité.

Gérer les relations

Le défi pour le service des achats est d'intéresser le fournisseur à travailler avec l'entreprise. Faire investir le fournisseur dans une relation à long terme.

Le département doit également gérer les relations au sein de l'entreprise. Vous devez travailler avec les parties prenantes internes, telles que le marketing, les finances, la logistique et la distribution, pour vous assurer qu'elles sont toutes alignées.

Rechercher l'innovation

Parce que le service des achats est toujours en contact avec une variété d'entreprises externes, il est dans une position idéale pour acquérir des produits innovants qui peuvent fournir un avantage concurrentiel à l'entreprise en termes de prix, de qualité ou de commodité.

Références

1. Alexis Writing (2018). Quelles sont les fonctions d'un service des achats dans une organisation? Petite entreprise - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Wikipédia, l'encyclopédie gratuite (2018). Gestion des achats. Tiré de: en.wikipedia.org.
3. Kaylee Finn (2018). Rôles d'un service des achats en entreprise. bizfluent.com.
4. BDC (2018). 6 façons dont le service des achats peut améliorer votre entreprise. Tiré de: bdc.ca.
5. Robert Bowman (2014). Les cinq caractéristiques des organisations d'approvisionnement de «classe mondiale». Forbes. Tiré de: forbes.com.