CONTRÔLE COMPTABLE INTERNE: ÉLÉMENTS, OBJECTIFS ET EXEMPLE - DUDAS - 2025

Le contrôle comptable interne porte sur les méthodes mises en œuvre par une entreprise pour garantir l'intégrité des informations financières et comptables, répondre aux objectifs opérationnels et de rentabilité et transmettre les politiques de gestion dans toute l'organisation. Ceux-ci se chevauchent avec les procédures d'exploitation normales d'une entreprise.

Ce chevauchement vise à protéger les actifs, à minimiser les erreurs et à garantir que les opérations sont effectuées de manière approuvée. Il n'existe pas de système de contrôle interne identique, mais de nombreuses philosophies de contrôle concernant l'intégrité financière et les pratiques comptables sont devenues des pratiques de gestion standard.

Le contrôle interne a un prix, qui est que les activités de contrôle ralentissent souvent le flux naturel des processus d'une entreprise, ce qui peut réduire son efficacité globale. Un concept clé est que même le système de contrôle interne le plus complet n'élimine pas complètement le risque de fraude ou d'erreur.

Il y aura toujours des incidents, généralement dus à des circonstances imprévues ou à des efforts trop déterminés de la part d'une personne qui souhaite commettre une fraude.

Éléments du contrôle comptable interne

Séparation des tâches

La séparation des tâches implique le partage des responsabilités en matière de comptabilité, de dépôts, de reporting et d'audit. Les tâches supplémentaires sont distinctes, il y a moins de chance qu'un seul employé commette des actes frauduleux.

Pour les petites entreprises ne comptant que quelques employés comptables, le partage des responsabilités entre deux personnes ou plus ou la nécessité de revoir des tâches critiques par des collègues peut servir le même objectif.

Contrôles d'accès

Le contrôle de l'accès à différentes parties d'un système comptable par le biais de mots de passe, de verrous et d'enregistrements d'accès électroniques peut empêcher les utilisateurs non autorisés d'accéder au système, tout en fournissant également un moyen de vérifier l'utilisation du système pour identifier la source. d'erreurs ou de divergences.

Audits physiques

Les audits physiques comprennent le comptage manuel de la trésorerie et de tous les actifs physiques enregistrés dans le système comptable; par exemple, les inventaires, les matériaux et les outils.

Le décompte physique peut révéler des écarts bien cachés dans les soldes des comptes, qui sont ignorés dans les enregistrements électroniques.

Le comptage d'espèces dans les points de vente peut se faire quotidiennement voire plusieurs fois par jour. Les projets plus importants, comme le comptage manuel des stocks, doivent être réalisés moins fréquemment, peut-être tous les trimestres.

Documentation standardisée

La normalisation des documents utilisés pour les transactions financières - telles que les factures, les demandes internes de matériel, les reçus d'inventaire et les rapports de frais de déplacement - peut aider à maintenir la cohérence de la tenue des registres au fil du temps.

L'utilisation de formats de document standard peut faciliter l'examen des enregistrements du passé lors de la recherche de la source de toute anomalie dans le système. Le manque de normalisation peut faire en sorte que des éléments soient négligés ou mal interprétés dans un tel examen.

Balances de vérification

L'utilisation d'un système de comptabilité en partie double ajoute de la fiabilité en s'assurant que les livres sont toujours équilibrés. Même ainsi, des erreurs peuvent déséquilibrer le système à un moment donné.

Le calcul des soldes de vérification quotidiens ou hebdomadaires peut fournir des informations périodiques sur la santé du système. Cela permet de découvrir et d'étudier les écarts le plus rapidement possible.

Rapprochements périodiques

Les rapprochements comptables peuvent garantir que les soldes du système comptable correspondent aux soldes des comptes d'autres entités, telles que les banques, les fournisseurs et les clients créditeurs.

Par exemple, un rapprochement bancaire consiste à comparer les soldes de trésorerie et les enregistrements de dépôts et de reçus entre le système comptable et les relevés bancaires.

Les différences entre ces types de comptes supplémentaires peuvent révéler des erreurs ou des écarts dans les comptes eux-mêmes. Ils peuvent également montrer que les erreurs peuvent provenir des autres entités.

Autorité d'approbation

Le fait d'exiger des gestionnaires spécifiques pour autoriser certains types de transactions peut ajouter une couche de responsabilité aux registres comptables. Cela montre que les transactions ont été consultées, analysées et approuvées par les autorités compétentes.

Exiger une approbation pour effectuer des dépenses et des paiements importants empêche les employés sans scrupules d'exécuter de grandes transactions frauduleuses avec les fonds de l'entreprise.

Objectifs

Protéger les actifs de l'entreprise

Des contrôles internes bien conçus protègent les actifs contre les pertes. La perte pourrait être une perte accidentelle, qui provient d'erreurs honnêtes commises par des personnes. Il peut également s'agir d'une perte intentionnelle, résultant d'activités frauduleuses intentionnelles.

Garantir la fiabilité et l'intégrité des informations financières

Les contrôles internes garantissent que la direction dispose d'informations exactes, opportunes et complètes - y compris les registres comptables - pour planifier, contrôler et rendre compte des opérations commerciales.

Assurer le respect des lois

Les contrôles internes permettent de garantir que l'entreprise se conforme aux nombreuses lois et réglementations nationales, étatiques et locales qui affectent les opérations commerciales.

Promouvoir des opérations efficientes et efficaces

Les contrôles internes fournissent un environnement dans lequel les gestionnaires et le personnel peuvent maximiser l'efficience et l'efficacité des opérations.

Conformité aux buts et objectifs

Le système de contrôles internes fournit un mécanisme permettant à la direction de surveiller la réalisation des buts et objectifs opérationnels.

Exemple

Les actifs liquides ont toujours besoin de plus de protection que les actifs illiquides, car ils sont plus faciles à voler; par exemple, prendre de l'argent.

L'argent liquide est l'actif le plus liquide et peut être facilement volé par tout employé qui le gère. Pour protéger la trésorerie de l'entreprise, des contrôles internes spéciaux sont mis en place.

Le contrôle interne de la séparation des tâches est souvent utilisé avec des espèces. Ce contrôle exige que la personne qui reçoit l'argent liquide du client et la personne qui enregistre l'encaissement dans le système comptable ne soient jamais le même employé.

En effet, certains systèmes de contrôle interne vont encore plus loin et obligent un employé à collecter l'argent, un autre à le déposer à la banque et un autre à l'enregistrer dans le système comptable.

En segmentant les tâches de chaque employé, aucune personne ne peut collecter l'argent, le déposer et enregistrer la vente dans la comptabilité. Cela évite la fraude, car ainsi une personne ne peut pas empocher une partie de l'argent collecté et enregistrer un montant moindre de l'encaissement dans le système comptable.

Références

1. Steven Bragg (2018). Contrôle interne. Outils de comptabilité. Tiré de: accountingtools.com.
2. Investopedia (2018). Contrôles internes. Tiré de: investopedia.com.
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5. David Ingram (2018). Quelles sont les sept procédures de contrôle interne en comptabilité? Smallbusiness - Chron. Tiré de: smallbusiness.chron.com.
6. Mon cours de comptabilité (2018). Que sont les contrôles internes? Tiré de: myaccountingcourse.com.