CONTRÔLE ADMINISTRATIF: SYSTÈMES DE CONTRÔLE, OBJECTIFS, EXEMPLES - DUDAS - 2025

Le contrôle administratif est défini comme le processus par lequel les gestionnaires influencent d'autres membres de l'organisation pour mettre en œuvre des stratégies. Il est exécuté sur la base des informations reçues par les gestionnaires.

Il traite de la coordination, de l'affectation des ressources, de la motivation et de la mesure du rendement. La pratique du contrôle de gestion et la conception de systèmes de contrôle de gestion reposent sur un certain nombre de disciplines académiques.

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Le contrôle administratif implique une mesure approfondie. Par conséquent, il est lié et nécessite une contribution de la comptabilité, en particulier la comptabilité de gestion. Deuxièmement, cela implique des décisions d'allocation des ressources. Par conséquent, il est lié et nécessite une contribution de l'économie, en particulier de l'économie de gestion.

Troisièmement, cela implique la communication et la motivation au travail. Cela signifie qu'il est lié et nécessite une contribution de la psychologie sociale, en particulier du comportement organisationnel.

De mauvais contrôles au sein d'une entreprise posent des menaces importantes, telles qu'une utilisation inefficace des ressources, des erreurs de traitement, une rentabilité réduite, un manque de conformité réglementaire et le vol ou le détournement d'actifs par les employés.

Planification et contrôle

Il existe un lien étroit entre la planification et le contrôle. La planification est un processus par lequel les objectifs d'une organisation et les méthodes pour atteindre les objectifs sont établis. Le contrôle est un processus qui mesure et oriente la performance réelle par rapport aux objectifs planifiés de l'organisation.

Une fois les stratégies établies et les plans élaborés, la tâche principale de la direction est de prendre des mesures pour s'assurer que ces plans sont exécutés ou, si les conditions l'exigent, que les plans sont modifiés.

Le contrôle administratif est l'une des fonctions de gestion, tout comme la planification, l'organisation, la supervision et la direction.

C'est une fonction importante, car elle permet de vérifier les erreurs et de prendre des mesures correctives pour minimiser les écarts par rapport aux normes et atteindre les objectifs déclarés de l'organisation de la manière souhaitée.

Le contrôle administratif peut être défini comme la fonction du système qui ajuste les opérations selon les besoins pour réaliser le plan, ou pour maintenir les variations des objectifs du système dans les limites autorisées.

Systèmes de contrôle administratif

Ce sont des systèmes qui collectent et utilisent des informations pour évaluer la performance des différentes ressources de l'entreprise, telles que les ressources humaines, physiques, financières et l'organisation en général, en raison des stratégies de gestion poursuivies.

Par conséquent, ils constituent l'ensemble des procédures formelles nécessaires à l'efficacité administrative et économique. Les gestionnaires l'utilisent pour maintenir ou modifier les normes dans les activités de l'organisation.

Faisant partie intégrante de l'ensemble du système de contrôle d'une entreprise, son objectif est de garantir la mise en œuvre complète et en temps opportun des plans et politiques de la direction.

Ils peuvent inclure tout, de la façon dont les fournitures sont commandées à la façon dont les actifs sont planifiés pour être utilisés, les travaux sont attribués ou l'inventaire est géré.

Un système de contrôle de gestion est la façon dont les gestionnaires peuvent documenter leurs stratégies ou politiques organisationnelles. De même, c'est un moyen d'évaluer la performance des processus internes de l'entreprise, en les comparant aux objectifs et politiques déclarés.

Outil métier

Le système de contrôle de gestion est un outil métier qui peut donner une indication de la performance d'une organisation en fonction de ses objectifs.

Cependant, les contrôles administratifs ne sont que l'un des outils que les gestionnaires utilisent pour mettre en œuvre les stratégies souhaitées.

Les stratégies sont mises en œuvre non seulement par le biais de contrôles administratifs, mais également avec la structure organisationnelle, la gestion des ressources humaines et la culture organisationnelle.

Composants

Le système de contrôle administratif est un outil pour aider la direction à orienter une organisation vers ses objectifs stratégiques et son avantage concurrentiel. Il est généralement entendu qu'il comporte trois composants:

- Etablissement de normes.

- Mesure de la performance réelle par rapport à ces normes.

- Prendre des mesures correctives contre les écarts par rapport aux règles et aux plans.

Des difficultés

Il existe deux difficultés communes qui entourent les systèmes de contrôle administratif dans les entreprises.

- Être capable de reconnaître les zones où un contrôle plus important est nécessaire.

- Être capable de reconnaître quand les contrôles existants sont inefficaces ou défectueux.

Objectifs

Les objectifs de contrôle administratif font référence à la fiabilité des informations financières, au retour d'information en temps opportun sur l'atteinte des objectifs opérationnels ou stratégiques et au respect des lois et règlements.

Détection d'erreur

Une irrégularité dans la gestion de l'entreprise peut mettre en péril la réalisation des objectifs généraux d'une entreprise, lui faisant perdre du terrain face à la concurrence et jusqu'à ce que sa propre survie soit compromise.

Par conséquent, il devient important de détecter rapidement les anomalies. De la même manière, différents circuits et zones peuvent être identifiés qui, bien que non affectés par des anomalies ou des pannes graves, pourraient être optimisés pour le bien-être général de l'entreprise.

Montrer que tout fonctionne correctement

Le contrôle administratif vérifie que tout fonctionne bien et que tant les objectifs proposés que les niveaux établis au niveau administratif en matière de bénéfices, de ventes, de sécurité, etc., sont atteints sans modifications significatives.

De cette manière, l'entreprise devient plus sécurisée, ses standards et ses processus décisionnels opérationnels sont plus solides.

Agir si nécessaire

Détecter une situation n'est pas très utile si des actions spécifiques ne sont pas prises pour rediriger une circonstance négative, grâce aux informations détaillées et concrètes fournies par le contrôle administratif.

Communiquer et motiver les travailleurs

Une connaissance précise de l'état de l'entreprise, y compris ses erreurs, ses problèmes et ses aspects correctement traités, favorise une meilleure communication avec les travailleurs, les motivant à garantir que les aspects nécessaires sont améliorés ou que la ligne correcte est suivie.

Mettre en œuvre des mesures préventives

Le diagnostic prématuré de problèmes spécifiques détectés par le contrôle administratif rend les actions correctives inutiles, car elles ne sont remplacées que par des actions préventives.

avantage

Le plus grand avantage du contrôle de gestion est qu'il crée un cycle de direction et de contrôle pour la direction d'entreprise. La prise de décision est simplifiée car moins d'individus sont impliqués.

Il aide les gestionnaires à mesurer la performance réelle et à servir de guide pour atteindre les objectifs.

Aide à la décentralisation

La tendance moderne dans les organisations d'entreprises est à la décentralisation, qui nécessite un système de contrôle.

Dans la décentralisation, le pouvoir de décision est dispersé dans toute l'organisation.

La direction doit garder le contrôle entre ses mains pour voir si l'autorité est utilisée correctement. Sans contrôles administratifs appropriés, la décentralisation ne peut réussir.

Aide à la coordination

La taille des entreprises modernes augmente. Une grande quantité de capital et un grand nombre de personnes y sont employées.

Cela crée le problème d'un contrôle adéquat, car de nombreuses divisions produisent et distribuent différents produits. Pour coordonner leurs activités, un système de contrôle est nécessaire.

Simplifiez la supervision

Simplifiez le suivi en signalant les écarts importants. Garde les employés sous contrôle.

Un bon système de contrôle détecte très rapidement les points faibles. Cela permet d'élargir la portée du contrôle à tous les niveaux.

Augmenter la motivation

Les techniques de contrôle créent une atmosphère d'ordre et de discipline dans l'organisation, en découvrant les écarts et en identifiant les facteurs qui en sont responsables.

Cela augmente la motivation des employés, car ils connaissent le poste dont ils sont tenus responsables.

Désavantages

Un inconvénient du contrôle administratif est qu'il peut décourager la créativité et l'innovation, en rendant une entreprise plus standardisée et moins flexible.

Les organisations avec un contrôle administratif strict sont souvent moins capables de s'adapter aux changements du marché, de leur secteur ou de l'environnement juridique, car elles ont limité la portée des idées et des plans possibles

Difficulté à établir des normes quantitatives

Le contrôle administratif perd de son efficacité lorsque la norme de performance ne peut être définie en termes quantitatifs.

Il est très difficile d'établir une norme quantitative pour le comportement humain, le niveau d'efficacité, la satisfaction au travail, la motivation des employés, etc. Dans de tels cas, le jugement est à la discrétion du gestionnaire.

Il n'y a aucun contrôle sur les facteurs externes

Une entreprise ne peut pas contrôler des facteurs externes tels que la politique gouvernementale, le changement technologique, le changement de mode, le changement de politique de concurrence, etc.

Résistance des employés

Les employés de base peuvent se sentir sous-estimés et insatisfaits parce qu'ils ne sont pas autorisés à présenter leurs idées. Les employés estiment que le contrôle réduit leur liberté d'action. Cela peut entraîner une forte rotation du personnel.

Les employés résistent souvent au contrôle. En conséquence, son efficacité est réduite.

Affaire chère

Les organisations doivent dépenser beaucoup de temps et d'argent pour installer un système de contrôle administratif.

Les bénéfices doivent être supérieurs au coût impliqué, alors seul le contrôle sera efficace, sinon il conduira à l'inefficacité.

Importance

Sans contrôle administratif, le processus de gestion est incomplet. Dans les entreprises, le besoin de contrôle se pose en raison de plusieurs facteurs:

- Il est difficile d'établir des normes de performance complètement précises dans les grandes organisations. D'un autre côté, un gestionnaire a besoin de toutes sortes d'informations opportunes, qui ne sont pas toujours disponibles. Un contrôle est nécessaire pour évaluer l'exactitude des normes.

- Les employés se voient confier d'importantes sommes d'argent et de précieuses ressources. Cependant, en l'absence de contrôle, les salariés peuvent céder aux tentations. Un système de contrôle efficace permet de minimiser les comportements malhonnêtes de la part des employés.

- En l'absence de contrôle, les employés peuvent se détendre dans leurs efforts et leurs performances peuvent tomber en dessous de la normale.

Grâce au contrôle, on s'assure que les ressources d'une organisation sont obtenues et utilisées efficacement pour atteindre les objectifs souhaités. Le contrôle administratif offre les avantages suivants:

Vérification de la politique

Il permet à la direction de vérifier la qualité des différents plans. Ainsi, il peut révéler quels plans doivent être repensés ou quels objectifs doivent être modifiés.

Les changements dans l'environnement peuvent rendre les plans originaux irréalisables ou défectueux. Le contrôle permet de revoir et de mettre à jour les plans.

Responsabilité managériale

Même lorsqu'un manager attribue certaines activités et délègue l'autorité à ses subordonnés, il est toujours responsable de la performance finale.

Par conséquent, un gestionnaire doit vérifier la performance de ses subordonnés pour s'assurer qu'ils utilisent l'autorité déléguée de la manière souhaitée.

Le contrôle administratif permet aux managers de s'acquitter de leurs responsabilités et en même temps de déléguer des pouvoirs.

Motivateur

Incitez les employés à travailler dur et à mieux performer. Lorsqu'ils savent que leur performance est valorisée et que leurs récompenses sont liées à cette évaluation, ils essaieront de fournir leurs meilleurs efforts.

Efficacité

Le contrôle contribue à l'efficacité des opérations, en se concentrant sur l'atteinte des objectifs. Par conséquent, il permet aux gestionnaires de détecter et de corriger les erreurs avant qu'elles ne deviennent graves, contribuant à minimiser les déchets et les pertes.

Exemples

Un contrôle administratif est tout processus, pratique, politique, outil, mesure ou système mis en œuvre pour permettre à la direction de diriger les ressources d'une organisation. Voici des exemples illustratifs:

Contrôle des exigences

Documentez formellement les plans comme des exigences et gérez le changement de ces plans.

Contrôles financiers

Contrôles financiers tels que la pratique de l'élaboration, du suivi et de la comptabilité d'un budget.

Suivi de la performance

Processus consistant à convenir d'un ensemble d'objectifs avec les employés et à évaluer les performances par rapport à ces objectifs.

Surveillance

Suivi de la performance des employés pour améliorer la productivité, l'efficacité et la qualité du travail.

Le contrôle des changements

Processus de soumission, d'évaluation, d'approbation, de hiérarchisation, de mise en œuvre, de communication et d'examen des changements dans une organisation.

Contrôles de sécurité

Mettre en œuvre des mesures de protection et des contre-mesures pour éviter les risques pour les personnes, les biens et les informations.

Contrôles de conformité

La mise en œuvre de processus, procédures, systèmes, contrôles, mesures et rapports pour se conformer aux lois, règlements, normes et politiques internes.

Benchmarking

Il s'agit du processus continu de comparaison des performances de l'entreprise par rapport à l'industrie actuelle, à la concurrence ou aux meilleures pratiques.

Amélioration continue

C'est le processus répétitif qui consiste à mesurer des choses, à les améliorer et à les mesurer à nouveau.

Contrôle de qualité

Assurez-vous que les sorties sont conformes aux spécifications. Par exemple, implémentez un processus pour tester les produits sur une ligne de production.

Garantie de qualité

C'est le processus de prévention des futures défaillances de qualité. Par exemple, la pratique consistant à rechercher la cause première de tous les échecs de qualité pour identifier les améliorations.

Automatisation

Améliorez également la productivité, l'efficacité et la qualité en remplaçant le travail par l'automatisation.

Contrôle des données

Contrôle des données dans des domaines tels que la qualité des données, l'ascendance des données, la sécurité, l'intégration et la conformité.

Contrôle de l'inventaire

Réglementer et comptabiliser les stocks pour éviter une pénurie ou une offre excédentaire.

Contrôle des actifs

Contrôle des actifs tels que les installations, l'infrastructure, les machines, les logiciels et la propriété intellectuelle.

Par exemple, un système de comptabilité des actifs met en œuvre une séparation appropriée des préoccupations concernant les actifs.

Références

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