COMMUNICATION ÉCRITE: CARACTÉRISTIQUES, TYPES, ÉLÉMENTS - LITTÉRATURE - 2024

La communication écrite est tout type d'interaction qui utilise le code écrit. Bien qu'il soit basé sur le même système linguistique d'oralité, ses propriétés sont différentes. Ainsi, contrairement à d'autres, la forme écrite est tout à fait conventionnelle. Cela doit suivre des modèles définis selon les règles établies par la langue.

D'autre part, la communication écrite est la forme la plus courante de communication formelle entre les êtres humains et remplit des fonctions sociales de diverses natures. Parmi ses utilisations, il est très souvent utilisé pour documenter différents types d'événements et pour réaliser des interactions interpersonnelles.

En outre, une autre de ses caractéristiques les plus importantes est qu'il ne nécessite pas la présence de l'expéditeur et du destinataire dans le même espace et le même temps. Par conséquent, le message est reçu paresseusement et l'interaction de l'écrivain (expéditeur) et du lecteur (destinataire) est très limitée.

D'autre part, la communication écrite est essentiellement une activité créative qui nécessite un effort conscient. Cet effort provient des stimuli produits par l'esprit.

En cela, il diffère de l'oral, où ils sont captés de l'extérieur par des récepteurs sensoriels. Ceux de l'écriture, par contre, sont issus de l'activité intellectuelle interne.

caractéristiques

Réception retardée du message

L'une des caractéristiques de la communication écrite est liée au facteur temps. Dans une situation de communication face à face, les messages cryptés de l'expéditeur sont instantanément reçus par le destinataire.

Mais, dans une communication écrite, il y a toujours un retard. En général, il n'y a pas de limite de temps fixe pour ce retard.

Cycles limités

Le cycle de communication comprend quatre éléments de communication de base: l'expéditeur, le message avec le canal de communication, le récepteur et la réponse ou réaction. La réception du message étant retardée, le cycle de communication écrite est plus limité.

Cependant, en raison des nouvelles avancées en matière de communication et d'information, de nombreux canaux permettent de terminer la dernière étape du cycle (rétroaction ou réponse) presque en même temps que dans la communication en face à face. Les services de messagerie instantanée en sont un exemple.

Peu de place pour la redondance

L'enregistrement écrit limite la possibilité de redondance. Dans la communication orale, les gestes et les éléments paraverbaux - comme l'intonation - soutiennent le langage verbal.

Ce n'est pas le cas dans la communication écrite. Pour cette raison, le niveau de demande est plus élevé, obligeant l'émetteur à utiliser les mots avec plus de précision.

En fait, la communication écrite a une valeur sociale élevée. Cette évaluation diminue avec la répétition des mots et l'utilisation des mêmes modèles syntaxiques. Ici, l'originalité et même l'innovation formelle prévalent.

Planification préalable

En général, la communication écrite n'est pas un acte impromptu. L'écriture répond souvent à un certain nombre de conditions ou d'exigences. Parmi eux, si une communication efficace est recherchée, il faut être clair sur le contenu du message dans son ensemble et sur son articulation interne.

Pour ce faire, l'émetteur doit disposer d'un schéma d'organisation de texte. Au fur et à mesure que le texte progresse, tous les éléments du message sont concaténés jusqu'à obtenir des idées pertinentes avec un sens.

Les types

Quant aux types de communication écrite, il y en a autant que les domaines multiples et divers de l'action humaine. De cette manière, à chaque fois certains (télégrammes) disparaissent et d'autres apparaissent (e-mail, par exemple). Seuls certains d'entre eux seront décrits ci-dessous.

Mémos

Un mémo est un moyen populaire de communication écrite interne entre les membres d'une organisation. Il s'agit d'une forme de lettre courte avec des formes minimales de courtoisie et un accès immédiat au sujet spécifique du message.

Dans ce type de communication, il existe généralement des formats préétablis. La règle principale à respecter est la formulation correcte et le respect personnel et hiérarchique. La manière d'écrire doit être directe et sans familiarité d'aucune sorte.

Rapports

Les rapports sont un autre type de communication écrite. Ils peuvent être utilisés à des fins commerciales, éducatives, juridiques ou scientifiques.

Selon la nature et le but du rapport, il se peut qu'il existe déjà des formats préétablis. Cependant, en termes généraux, un rapport doit contenir une brève introduction, les principaux objectifs et résultats.

Dans certains cas, des graphiques et des tableaux sont inclus pour faciliter la compréhension des résultats. De même, de nombreux rapports contiennent une liste de recommandations.

Brochures

Les brochures sont des publications dans lesquelles les entreprises présentent leurs produits et services. Ils sont également postés pour assister les commerciaux dans leurs visites clients.

Les entreprises produisent des brochures de différentes formes et tailles. Certaines brochures sont au format lettre, tandis que d'autres sont pliées en deux ou trois sections.

D'autre part, ils se caractérisent par leur couleur et leur abondance d'images dans leurs principaux produits ou services. Les textes sont peu nombreux et avec beaucoup d'espace blanc pour que la brochure puisse être lue facilement.

Courriers électroniques

Les e-mails sont actuellement une forme de communication très courante. Ils sont utilisés pour envoyer des documents, organiser des réunions, confirmer des rendez-vous et contacter des candidats. De plus, ils sont utilisés pour traiter des affaires personnelles.

Malgré sa relative informalité, les e-mails doivent suivre certaines règles conventionnelles. À cet effet, son format attribue des espaces pour l'expéditeur, le destinataire, le sujet et un espace où le message doit être écrit.

Même s'ils sont utilisés à des fins non commerciales, certaines conventions doivent être suivies pour éviter des réactions négatives. Parmi eux, nous pouvons mentionner l'écriture correcte des noms et des titres, l'utilisation correcte des signes de ponctuation et la conformation correcte des phrases et des paragraphes.

Les propositions

Les propositions sont des documents qui décrivent les projets futurs. Ce ne sont généralement qu'une ou deux pages. Ceux-ci incluent les coûts associés à chaque tâche spécifique du projet.

D'autres coûts non directement liés au projet peuvent être inclus tels que les frais d'impression, d'affranchissement et de courrier, entre autres.

Des lettres

Les lettres sont l'une des plus anciennes formes de communication écrite. Le sujet des lettres peut être personnel ou professionnel. Avant l'avènement des formulaires électroniques, il s'agissait d'un moyen de communication très populaire. Comme dans les courriers électroniques, des formes de courtoisie commercialement sobres et des messages concis ont été utilisés.

Cependant, les lettres personnelles ont montré moins de conventionnalisme dans leur écriture. Les traitements gratuits étaient minimes. Le développement du thème était à la convenance de l'expéditeur et du destinataire du message. Le nombre de pages était limité par la capacité des deux. Progressivement, ceux-ci ont été remplacés par des messages électroniques.

Télégrammes

Le télégramme est une version courte et simplifiée d'une lettre. Ici, les formules de courtoisie sont réduites au minimum et parfois omises. Le texte du message est rédigé en omettant autant de mots que possible et en gardant le minimum nécessaire pour en donner un sens.

De plus, les formes de courtoisie étaient généralement des formes standard et abrégées (M. pour M., Mme, pour Mme, etc.). Comme dans le cas des lettres, son utilisation a diminué avec l'avancement des médias électroniques.

Télécopies

C'était la manière pionnière de transmettre des messages écrits par voie électronique. Bien que son écriture et sa lecture aient été faites sur papier écrit, sa transmission s'est faite par voie électronique. Son utilisation a diminué en raison de l'utilisation croissante des médias électroniques.

Éléments de communication écrite

En termes généraux, les trois principaux éléments de la communication écrite sont considérés comme la structure (forme du contenu), le style (écriture) et le contenu (thème).

En termes de structure, il aide les lecteurs à comprendre le sujet. C'est pourquoi il est recommandé d'être clair sur les objectifs} avant de commencer à écrire.

En ce qui concerne le style, cela est lié à l'émetteur en premier lieu. Cependant, il est également important de considérer les destinataires potentiels du matériel écrit. Parfois, l'utilisation de phrases ou de paragraphes courts, avec un vocabulaire simple, est nécessaire. Parfois, le message doit être un peu plus long et élaboré.

Enfin, en termes de sujet, il peut être d'une grande variété. Tous les domaines d'interaction humaine peuvent faire l'objet d'une communication écrite. Cela comprend tout, du scientifique au personnel, en passant par les lois et les procédures.

avantage

Permanence dans le temps

La communication écrite est un moyen d'information permanent. Par conséquent, il est utile lorsque la tenue de registres est requise. De même, il est très important dans la délégation correcte des responsabilités et dans l'établissement des règles et des procédures. D'autre part, il permet l'interrogation répétitive des messages.

Mécanisme de contrôle

Grâce à sa possibilité de permanence dans le temps, la communication écrite est idéale comme outil de contrôle. Les fiches de contrôle ou de résultats, les lois, les accords, entre autres, sont les documents les plus couramment traités par ce mode de communication.

Préservation

La communication écrite a un haut niveau de conservation. Cela lui permet d'être sûr et durable. Les progrès technologiques ont rendu possible d'autres moyens de préserver l'information. Cependant, jusqu'à présent, le document écrit original continue d'être la preuve définitive de son existence et de son originalité.

Niveau de réflexion plus élevé

Les personnes qui utilisent ce médium réfléchissent efficacement avant d'écrire. L'action d'écrire un message est toujours précédée d'un processus de réflexion et de définition de ce que vous voulez exprimer. Même l'écriture elle-même est un processus de réflexion. Par conséquent, ce mode de communication est idéal pour transmettre l'exactitude et la précision.

Moins de risque de distorsion et d'interprétation

Dans les messages transmis au moyen d'une communication écrite, il y a moins de possibilité de distorsion. Dans ce système de communication, les informations sont enregistrées en permanence et peuvent être vérifiées à tout moment. Ainsi, il y a moins de risque de distorsion ou d'altération de l'information.

D'un autre côté, il y a moins de chance de mal interpréter les messages. En cas de doute, le message peut être relu autant de fois que nécessaire jusqu'à ce qu'il soit parfaitement compris.

De même, la vitesse de lecture ou de relecture peut être ajustée au niveau de compréhension du destinataire du message. De cette manière, il peut être garanti que si à la fois l'expéditeur et le destinataire gèrent les mêmes codes, le message arrivera comme souhaité.

Désavantages

Frais

La communication écrite n'est pas économique. Il y a des coûts liés au matériel (papier et encre, entre autres) et au travail utilisé pour rédiger et livrer les écrits. Ces coûts peuvent augmenter en fonction de la distance physique entre l'expéditeur et le destinataire.

Capacité de compréhension efficace

L'utilisation de la communication écrite nécessite de grandes aptitudes et compétences dans l'utilisation de la langue et du vocabulaire. Le manque de compétences rédactionnelles et la mauvaise qualité des textes ont un impact négatif sur le message et mettent en péril sa compréhension effective.

Retour d'information

Le retour d'information sur le message dans une communication écrite n'est pas immédiat. Dans ce type de communication, le processus de codage et de décodage est lent.

Selon le code utilisé, la compréhension peut prendre plus de temps que souhaité. Dans tous les cas, la rétroaction est à la convenance du destinataire du message, pas de l'expéditeur.

Difficulté à exprimer l'émotivité

Étant un médium réflexif, il est plus difficile d'exprimer l'émotivité dans la communication écrite. En fait, les poètes et les artistes qui utilisent ce médium pour exprimer la beauté et les émotions utilisent des techniques difficiles à maîtriser. Dans certaines occasions, ils réussissent, mais dans d'autres, ils ne remplissent pas l'objectif de transmettre l'émotivité de l'artiste.

Ce type de communication est connu comme froid, impersonnel et contraste avec d'autres formes de communication qui peuvent inclure des caractéristiques verbales et gestuelles. Pour cette raison, il est utilisé plus fréquemment dans la transmission d'informations dans lesquelles l'exactitude des faits est importante.

Accusé de réception retardé ou incertain

La méthode de communication écrite rend difficile la confirmation immédiate de la réception du message. Dans certains cas, il n'est même pas possible de déterminer si le message a atteint le destinataire prévu.

Manque de flexibilité

Le manque de flexibilité est un autre inconvénient de la communication écrite. Une fois qu'un message original a été émis, il n'y a aucune possibilité de correction rapide du contenu.

Toutes les modifications nécessaires doivent être approuvées par le destinataire du message. De même, chaque correction apportée, même partielle, affecte l'ensemble du message.

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