- Caractéristiques de la preuve de décharge
- - Qui fait ça?
- - Sécurité
- - Modes de paiement
- - Documents sources
- Billets de caisse
- Reçus
- Détails préparés par le personnel
- Pourquoi est-ce?
- Exemple de preuve de décharge
- Champs de contrôle
- Références
La preuve de décharge est un document comptable qui sert à enregistrer le paiement des différents engagements qu'une entité économique acquiert. Il peut s'agir d'obligations de main-d'œuvre, de comptes fournisseurs, de transactions commerciales, de différentes dépenses d'exploitation (papeterie, services, etc.), d'avances, etc.
Ce document peut être utilisé comme preuve qu'une transaction monétaire a eu lieu entre deux parties. Dans les affaires, un reçu peut être utilisé à diverses fins: parfois pour se substituer à de l'argent liquide dans une transaction, en tant que reçu, ou aussi pour indiquer qu'une facture a été approuvée pour le paiement.
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Il est utilisé pour justifier le paiement d'une certaine somme d'argent par chèque. En général, dans une entreprise, cela se fait en double exemplaire, de manière à ce que l'original puisse être joint à la pièce comptable journalière et la copie à déposer dans le fichier consécutif.
En résumé, ce document permet de pouvoir enregistrer les opérations correspondant à un paiement avec émission de chèque. Ils sont également appelés politiques de contrôle. À son tour, c'est un document qui aide une entreprise à mieux contrôler ses dépenses.
Caractéristiques de la preuve de décharge
- Qui fait ça?
En général, la preuve de décharge est préparée par l'entreprise, qui fait un double:
- Le reçu original, conservé par l'entreprise et servant à le joindre aux dépenses journalières traitées par la comptabilité.
- La copie, pour le fichier consécutif.
- Sécurité
Pour suivre et éviter les fraudes, il est recommandé que la preuve de décharge soit reçue et dûment tamponnée par le bénéficiaire du paiement, bien qu'il ne s'agisse pas d'une obligation légale.
Pour avoir un meilleur contrôle, une copie du chèque est jointe à la preuve de paiement, car la caution est remise au bénéficiaire.
Le support comptable doit être enregistré de manière résumée et ordonnée, de manière à ce que les transactions effectuées quotidiennement dans une entreprise puissent être clairement exprimées.
- Modes de paiement
La preuve de décharge est préparée pour tous les paiements effectués directement par l'entreprise. Dans toutes les organisations commerciales, la plupart des paiements sont effectués de la manière suivante:
- Paiement en espèces.
- Paiement par chèque.
- Paiement des mandats ou des mandats.
- Paiement effectué directement par la banque pour le compte de clients professionnels.
Cela peut également être fait par un tiers au nom de l'entreprise. Cependant, dans ce cas, aucune preuve de décharge ne sera apportée. Pour ce type de transaction, un document préliminaire sera préparé.
- Documents sources
Aucun bon ne peut être préparé sans un document source disponible. Ces documents sources sont présentés pour effectuer la preuve de décharge.
Billets de caisse
Les billets de caisse sont la preuve de tout matériel acheté à des fins officielles. C'est un document similaire à une facture.
Reçus
Les reçus sont délivrés soit par des prestataires de services, soit par des personnes qui reçoivent un paiement d'une entreprise sur leur compte.
En pratique, lorsqu'une organisation achète du matériel ou des services à crédit et effectue ensuite le paiement aux fournisseurs de biens ou de services, elle délivre un reçu comme preuve du paiement effectué par l'entreprise.
Le reçu est également la preuve de différents types de dépôts et d'avances, c'est-à-dire des dépôts de garantie, des avances faites, etc.
Détails préparés par le personnel
Il existe de nombreux types de transactions pour lesquelles la personne qui a dépensé l'argent ne peut pas obtenir de reçus, factures ou billets de caisse. Pour ce type de paiement, la personne doit préparer un détail de la dépense et être autorisée par l'autorité compétente, afin d'effectuer le paiement.
Par exemple, pour les frais de transport, le personnel ne peut pas fournir de reçu. Ainsi, il peut y avoir de nombreuses autres transactions mineures pour lesquelles aucune preuve n'est présentée, à l'exception des détails préparés par le personnel.
Pourquoi est-ce?
La preuve de décharge est importante car elle permet d'avoir l'enregistrement et le contrôle des paiements effectués par chèque ou en espèces, discriminant ainsi la manière dont le paiement a été effectué, avec les informations correspondantes.
Le document enregistre le montant payé, la date d'émission et de livraison, le nom du bénéficiaire à qui le paiement a été remis et le concept pour lequel il a été effectué.
De plus, c'est un excellent mécanisme de contrôle dans lequel les noms sont indiqués avec les signatures respectives des personnes impliquées dans le paiement. Non seulement la personne qui a fait le chèque et le reçu lui-même, mais aussi la personne responsable qui en a fait l'examen.
Plus important encore, la preuve d'apurement reflète le nom et la signature de la personne qui a autorisé le paiement, générant ainsi une traçabilité totale des opérations de règlement effectuées.
D'autre part, le bon vous permet de placer les données correspondantes, telles que le code de compte comptable, le montant, le concept, etc., pour pouvoir ensuite enregistrer chaque paiement dans le livre comptable.
Exemple de preuve de décharge
Ci-dessous, l'image d'un reçu de sortie typique, indiquant les numéros dans les différents espaces du contenu à y placer:
- 1: La copie du chèque sera reflétée dans cet espace lors de sa réalisation, en utilisant du papier carbone.
- 2: Si un numéro consécutif est transporté, le numéro correspondant du reçu est entré.
- 3: Le code du compte comptable est saisi selon le plan comptable unique.
- 4: La raison pour laquelle le paiement a été effectué est indiquée.
- 5: Montant de chaque paiement effectué lié au bon.
- 6: Il n'est rempli que s'il y a des précisions à apporter.
- 7: Montant final du paiement en cours.
- 8: Le numéro du chèque avec lequel le paiement est effectué est indiqué.
- 9: Si le paiement est effectué en espèces, il est marqué d'un X. Dans ce cas, les espaces indiqués en 1 et 8 ne seront pas utilisés.
- 10: Si le paiement est effectué par chèque, le nom de la banque correspondant au chèque est inscrit.
- 11: Le nom de la succursale de la banque qui a émis le chèque.
Champs de contrôle
- 12: Nom de la personne physique ou morale à qui le paiement est effectué.
- 13: Nom de la personne qui a préparé le reçu et le chèque.
- 14: Nom de la personne qui a examiné le chèque et le reçu établi.
- 15: Nom de la personne autorisée qui a approuvé le chèque et le reçu.
- 16: Nom de la personne responsable de la comptabilité du paiement.
- 17: Signature de la personne qui a reçu le chèque. S'il s'agit d'une personne morale, elle doit également être dûment scellée.
- 18: Le numéro de pièce d'identité de la personne qui a reçu le chèque est inscrit. S'il s'agit d'une personne morale, le numéro Nif de l'entreprise doit être ajouté.
- 19: Date de la transaction (jour, mois et année).
Références
- Sofia Orozco (2019). Bon de décaissement. Calameo. Tiré de: es.calameo.com.
- La comptabilité Excel (2019) s'applique. Comment créer une preuve de décharge. Tiré de: aplicaexcelcontable.com.
- Dictionnaire des affaires (2019). Bon de paiement. Tiré de: businessdictionary.com.
- S. Bansal (2011). Bon de paiement. Apprenez les comptes. Tiré de: letslearnaccounting.com.
- Wiki Comment (2019). Comment faire un bon de paiement. Tiré de: wikihow.com.