FONDS GÉNÉRAL: FONCTIONS, POLITIQUES ET GESTION - DUDAS - 2025

La caisse enregistreuse générale est un sous-livre dans lequel sont stockés tous les reçus de caisse et les transactions de paiement, y compris les dépôts bancaires et les retraits. C'est la principale source d'informations relatives à la trésorerie d'une entreprise.

Les entreprises divisent la trésorerie générale en deux segments: le journal des décaissements de trésorerie, où tous les paiements en espèces sont enregistrés, tels que les dépenses d'exploitation et les comptes créditeurs, et le journal des entrées de trésorerie, où toutes les entrées de trésorerie sont enregistrées. comme les ventes au comptant et les comptes débiteurs.

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Une entreprise utilise la boîte générale pour suivre les divers encaissements et paiements qui transitent par une entreprise.

Les informations de la caisse enregistreuse générale sont périodiquement enregistrées dans le grand livre général. Il est régulièrement comparé aux registres bancaires par un rapprochement bancaire, pour s'assurer que les informations contenues dans le livre sont correctes.

S'il n'est pas correct, une écriture d'ajustement est effectuée pour mettre la boîte générale en conformité avec les informations bancaires.

Fonctions de la caisse enregistreuse générale

Les activités économiques de toute entreprise impliquent une entrée et une sortie régulières de trésorerie et d'équivalents de trésorerie. Le fonds général aide la direction d'une entreprise à déterminer combien d'argent l'entreprise dispose à un moment donné.

Avec ces informations, l'entreprise peut montrer son état des flux de trésorerie aux prêteurs et ainsi s'assurer qu'elle relève efficacement le défi concurrentiel.

Les flux de trésorerie se concentrent sur l'argent que l'entreprise dépense pour les activités d'investissement, d'exploitation et de financement.

Dans les entreprises qui gèrent un grand nombre d'opérations de débit et de crédit en espèces, la case générale remplace un compte de caisse distinct dans le grand livre de l'entreprise.

Les entreprises avec moins de paiements et de reçus en espèces peuvent ne pas avoir besoin d'un caissier général et choisir d'utiliser un seul compte de caisse.

Comptabilité

La case générale est utilisée pour enregistrer les reçus et les paiements en espèces. Cela fonctionne comme un livre auxiliaire.

Les écritures liées à l'encaissement et au paiement sont d'abord enregistrées dans la caisse enregistreuse générale, puis enregistrées dans les comptes du grand livre correspondants.

En outre, la trésorerie générale remplace le compte de trésorerie dans le grand livre. Si une boîte générale est correctement entretenue, il n'est pas nécessaire d'ouvrir un compte de caisse dans le grand livre.

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une entreprise peut enregistrer les transactions en utilisant une boîte générale plutôt qu'un compte de caisse.

- Les soldes de trésorerie quotidiens sont faciles d'accès.

- Les erreurs peuvent être facilement détectées par vérification.

- Les écritures sont mises à jour, car le solde est vérifié quotidiennement.

Stratégies

Dans le contexte commercial, des politiques de sécurité de trésorerie sont adoptées, en particulier celles liées à la vérification de la trésorerie générale, pour encourager un reporting précis et prévenir le vol d'actifs.

Gardez l'argent reçu séparément de l'argent pour les paiements

L'argent reçu ne doit jamais être placé dans la petite caisse. Cela entraînera des erreurs et de la confusion dans les registres comptables.

Tout l'argent entrant dans l'entreprise doit être rapidement déposé à la banque et consigné dans les registres avant d'être à nouveau payé. Sinon, cela peut prêter à confusion lors du rapprochement du solde de trésorerie.

Donner des reçus pour l'argent reçu

L'émission correcte des reçus aide à protéger l'entreprise de quelqu'un qui empoche l'argent au lieu de le déposer. Les reçus doivent être pré-numérotés avec duplicata.

Obtenez des reçus pour l'argent payé

Parfois, il n'est pas possible d'obtenir des reçus. Par exemple, lors de l'achat d'articles sur un marché.

Dans ce cas, le coût de chaque transaction doit être noté immédiatement afin de ne pas oublier les montants. Ils peuvent ensuite être transférés sur un reçu de caisse pour qu'un gestionnaire les autorise.

Déposer l'argent à la banque

Avoir de l'argent au bureau est tentant. Plusieurs fois, une fraude commence de cette façon.

Les espèces doivent être déposées rapidement à la banque. Au plus, dans les trois jours suivant la réception.

Procédure pour recevoir de l'argent

Pour protéger les personnes qui manipulent de l'argent, deux personnes doivent toujours être présentes lors de l'ouverture des caisses, des enveloppes et d'autres sources d'argent. Les deux personnes doivent compter l'argent et signer également le reçu.

Minimisez les transactions en espèces

La boîte ne doit être utilisée pour effectuer des paiements que lorsque les autres méthodes sont impossibles. Idéalement, vous devez configurer des comptes fournisseurs pour payer les factures par chèque ou virement bancaire.

L'avantage du paiement par chèque est qu'un jeu d'enregistrements supplémentaire est produit sous la forme d'un relevé bancaire. En outre, il garantit que seules les personnes autorisées effectuent des paiements, ce qui réduit les risques de vol ou de fraude.

Conduite

La caisse enregistreuse générale est généralement subdivisée en un journal des reçus de caisse et un journal des décaissements en cas de grand nombre de transactions.

Dans une petite entreprise avec moins de volume de transactions liées à la trésorerie, toutes les transactions en espèces sont enregistrées dans une seule case générale.

Processus d'information

Les transactions en espèces passent par différentes phases avant de se retrouver dans un rapport de liquidité. En général, les entrées et sorties d'argent sont enregistrées par débit et crédit du compte de caisse.

Par exemple, les recouvrements des clients sont comptabilisés en débitant le compte de caisse et en créditant le compte des comptes clients du client. Les informations de la case générale sont saisies par ordre chronologique, afin de faciliter la recherche de transactions.

Les entrées de trésorerie sont ensuite entrées dans la balance de vérification, ce qui aide les comptables à vérifier que le total des crédits est égal au total des débits.

La troisième étape du processus de reporting financier conduit à la divulgation de la trésorerie au bilan de l'entreprise.

Journal des transactions

La première écriture générale de trésorerie est le solde d'ouverture au début d'une période comptable. Chaque entrée doit contenir une date, une note sur la dépense ou le reçu et le montant total de la transaction.

Les opérations générales en espèces doivent également être transférées aux comptes ou titres correspondants dans le grand livre général.

Par exemple, les paiements reçus en espèces pour des services rendus sont répertoriés dans la section «Actif» du grand livre général.

Les menues dépenses pour les fournitures et autres matériels commerciaux sont inscrites comme dépenses.

Une entreprise doit rapprocher la trésorerie générale des relevés bancaires mensuels reçus de l'institution financière et tenir compte des écarts de fonds.

Références

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