À QUOI RESSEMBLE L'ORGANIGRAMME D'UN HÔTEL? (ET SES FONCTIONS) - EMPLOI - 2025

L' organigramme d'un hôtel représente les emplois dont un hôtel a besoin pour mener à bien ses processus de travail, sa mission, sa vision et ses valeurs. Chaque hôtel, qu'il soit petit, moyen ou grand, a besoin d'une structure organisationnelle pour mener à bien ses opérations quotidiennes.

L'organigramme permet de répartir les tâches, de spécifier le travail de chaque département et de déléguer des pouvoirs au sein et entre les départements. Il est utile pour les personnes qui travaillent dans l'organisation, mais aussi pour les candidats, les nouveaux employés, les investisseurs, les collaborateurs et autres.

L'organigramme ci-dessus est typique d'un hôtel 5 étoiles, bien qu'un hôtel 4 étoiles puisse avoir le même nombre de départements ou plus. Le nombre d'étoiles peut être diminué ou augmenté indépendamment du nombre de départements.

Par exemple, l'hôtel "NY King" pourrait conserver tous les départements et passer de 4 à 5 étoiles. Ou vice et versa; rétrograder de 5 à 4 étoiles et conserver tous les départements.

Le nombre d'appartements variera en fonction des services proposés par l'hôtel. Un hôtel de luxe -5 étoiles- peut avoir des services touristiques pour les clients, salle de sport, piscine, courts de tennis, SPA, discothèque… Un autre petit hôtel n'aura pas ces services supplémentaires et n'aura donc pas besoin d'autant d'employés, réduisant le nombre de départements.

Les postes de direction les plus courants dans un hôtel sont: directeur, directeur du marketing, directeur de la comptabilité, directeur du personnel, directeur de l'ingénierie, directeur des achats, directeur de salle et directeur de restaurant.

De ces positions, d'autres sont générés qui sont inférieurs mais pas moins importants pour remplir la fonction principale de l'hôtel; accueillir les clients en offrant la meilleure qualité possible, en fonction du nombre d'étoiles de chaque hôtel.

Qui est en charge de la réalisation de l'organigramme d'un hôtel?

Normalement, le responsable de la réalisation de l'organigramme d'une entreprise est le directeur des ressources humaines.

En plus de l'organigramme, vous aurez besoin d'avoir les emplois bien définis dans la «description de poste» afin que les fonctions de chaque employé soient bien définies. Cela sera essentiel pour embaucher de nouveaux employés et pour que chaque employé sache quoi faire.

D'autre part, il existe des hôtels qui ont externalisé des fonctions de ressources humaines, en particulier les petits hôtels qui ne font pas partie de chaînes hôtelières.

Emplois courants dans un hôtel et leurs fonctions

1- Directeur général / Directeur d'hôtel

C'est le poste de plus grande responsabilité:

• Il est en charge de l'administration, du contrôle et du développement de l'hôtel, vérifiant que tous les autres départements du département fonctionnent de la meilleure façon possible.
• Définir les politiques de l'entreprise et les objectifs à atteindre.
• Vérifier que chaque département atteint les objectifs fixés, offrant une excellente qualité de service.
• Il gère la gestion des ressources humaines, le marketing, la sécurité, la qualité et la coordination de tous les aspects nécessaires au bon fonctionnement de l'hôtel.

2- Directeur commercial

En plus de compléter les autres principaux départements, sa fonction principale est de s'engager dans la vente et la publicité:

• Trouvez des clients.
• Présenter à l'entreprise.
• Offrez les services.
• Concluez des accords avec les clients.
• Développer des stratégies publicitaires.
• Promouvoir les services hôteliers.
• Recherchez des clients potentiels.
• Rapportez les résultats des ventes au service comptable et financier.

Assistant des ventes

L'objectif principal de ce poste est de soutenir le travail de votre supérieur, le patron et / ou le directeur des ventes, contrôler, classer et commander les ventes effectuées, en plus de collecter les factures pour effectuer les procédures en bonne et due forme dans l'ordre administratif.

Le service des chambres est celui qui sera en charge de la saisie des demandes de réservation et du service client à cet effet, ainsi que du contrôle des chèques et des paiements.

Vous devez également veiller à ce que les chambres soient propres, en étroite collaboration avec les réceptionnistes et les femmes de ménage.

Ils sont chargés de déterminer la disponibilité des chambres et de prendre et de confirmer les réservations.

Le superviseur ou gestionnaire de réservation est en charge de diriger la bonne performance du service et les agents de réservation remplissent les fonctions de gestion des réservations par tous les différents moyens qui arrivent (médias, réservations de groupe, en ligne, tours, opérateurs, etc.), gérer l'argent des dépôts correspondants et garantir les réservations effectuées.

Directeur des ventes

C'est l'un des métiers les plus importants car vous êtes en charge d'un portefeuille de vendeurs à qui vous devez leur dire quoi faire.

Il est responsable de ce que fait chacun de ses employés, il doit connaître le mouvement de tous les comptes et s'il y a un problème avec eux, il doit en assumer la responsabilité.

Vous devez fournir un index détaillé des extraits de compte, avoir l'initiative d'obtenir des comptes importants pour votre entreprise.

Le succès ou l'échec de l'entreprise en dépend, c'est un poste très complexe qui demande un niveau extrême d'engagement et de responsabilité.

3- Gestionnaire de service

Il est en charge de la supervision du service après-vente:

• Contrôlez les coûts.
• Obtenez une clientèle fidèle.
• Promouvoir de bonnes relations entre les employés.
• Résolvez les doutes et les préoccupations des services de tous les clients.
• Atteindre les objectifs de vente.
• Donnez l'exemple en suivant les normes éthiques.
• Assurez-vous qu'un haut niveau de qualité est offert et que l'entreprise est rentable.

Administration et finances

C'est un poste important car il est en contrôle des questions administratives, il doit convenir avec le directeur général de la façon dont les affaires seront réparties et l'informer des différentes étapes et événements qui y sont liés.

Vous devez gérer les ressources financières, les budgets, les dépenses, les dépenses et les investissements en collaboration avec les directions et unités de l'entreprise.

Il supervise la gestion des ressources financières, coordonne les trusts réglementés par le gouvernement, supervise les processus liés à l'administration du personnel.

Observe et maintient la fourniture et l'acquisition de ressources matérielles, d'actifs et de services généraux de la société.

Stratégies commerciales

Comme son nom l'indique, il est chargé de créer des stratégies et des plans pour pénétrer de nouveaux marchés et valoriser les atouts de l'entreprise, ainsi que d'améliorer l'expérience et les connaissances de chaque membre de l'association ou de l'organisation.

Sa fonction principale se concentre sur la responsabilité directe des activités de vente de l'entreprise, la gestion du marketing, la promotion et la distribution, la planification des ventes, l'organisation des différentes distributions.

Attribuer des objectifs à atteindre en matière de ventes en fonction des produits et des zones, créer des plans stratégiques pour améliorer le succès de l'entreprise, étudier les clients et les emplacements qui pourraient être plus propices à promouvoir.

Il favorise une atmosphère de travail d'équipe en favorisant l'esprit de vente du personnel en charge.

Analysez les causes possibles des problèmes et des plaintes des clients.

Concevoir des politiques pour déterminer les prix et les conditions de vente.

Créez des plans pour augmenter les progrès de la formation des personnes de votre service.

Il est en charge de recevoir, filtrer et diffuser les différentes procédures et améliorations concernant la qualité de service.

Contrôleur et comptabilité

Département en charge de l'analyse et du contrôle des opérations financières et comptables.

Il est également dédié à la préparation des budgets annuels, des prévisions de revenus, des états financiers, de la création de rapports sur la situation financière, d'assister aux audits du contrôleur, etc.

achats

C'est un poste très important pour le bon développement du travail dans l'entreprise car ils sont en charge de la chaîne d'approvisionnement et des achats de tous les biens nécessaires au bon fonctionnement de l'établissement.

Il peut s'agir d'achats pour l'usage de l'entreprise comme pour la revente et / ou de matière première pour la production de ses propres produits.

Ces frais comprennent également l'achat de services liés au transport ou à la commercialisation.

Ils sont responsables de l'utilisation des informations et des systèmes informatiques pour la gestion de l'organisation.

Ils planifient et dirigent toutes les activités liées aux technologies de l'information et à la technologie dans l'entreprise pour laquelle ils travaillent.

Ils déterminent les objectifs commerciaux pour la conception de plans pour atteindre les objectifs précédemment énoncés.

4- Directeur adjoint

Il est en charge de remplir toutes les fonctions du gérant en cas d'absence de ce dernier.

En général, il ne prend pas de décisions importantes sans consulter d'abord le directeur, mais il a une décision sur les questions courantes et courantes qui peuvent survenir dans le fonctionnement normal de l'hôtel.

Vous devez être formé avec toutes les informations et connaissances nécessaires pour assumer un poste aussi important, connaître toutes les fonctions, le personnel, leurs tâches, remplacements, etc.

De plus, la connaissance des normes juridiques est quelque chose qui ne peut manquer pour éviter de se mettre en conflit avec la loi.

Vous devez résoudre rapidement et avoir un plan B pour tout au cas où les choses ne se passeraient pas comme prévu.

Responsable Division Trimestre

Son travail consiste à planifier, superviser et contrôler que chacune des politiques d'exploitation liées à son domaine soit exécutée:

• Planifier et superviser le fonctionnement des groupes et des conventions.
• Analysez les statistiques mensuelles.
• Établissez des règles et des normes pour la prestation de services dans votre région.
• Recevez les plaintes concernant votre région.
• Coordonne avec le responsable de la maintenance la bonne exécution de ses tâches.

Chef de réception

Organiser et contrôler les tâches du service d'accueil:

• Créez le planning du personnel à votre charge.
• Gérez les réclamations.
• Il communique avec les autres services si nécessaire.
• Ils s'occupent du service client et résolvent toutes les questions ou préoccupations.
• Il est le principal responsable du contact avec le client.

Gouvernante

Ce service est celui qui compte le plus d'employés en charge de l'ensemble de l'hôtel et est principalement en charge du nettoyage de l'ensemble de l'établissement: aussi bien les parties communes de l'hôtel que les couloirs, bureaux, chambres, etc.

Cette position est extrêmement importante car la propreté est la carte de visite d'un hôtel, une grande partie du succès ou de l'échec en dépend.

Vous devez recevoir une formation, les employés doivent être sympathiques et transmettre la chaleur aux invités.

Responsable des aliments et boissons

Il est en charge de superviser la préparation et la décoration de chacun des plats et boissons qui sont préparés dans le coin cuisine de l'hôtel, selon les recettes et normes préalablement établies par l'hôtel.

Assurer la bonne exécution des fonctions des autres employés, une bonne manipulation des fournitures, éviter le gaspillage de matériel, préparer le menu, superviser la zone des desserts, liqueurs, inventaire général, etc.

Vous devez effectuer les achats nécessaires et contrôler les entrepôts.

Contrôlez tout le personnel sous votre responsabilité.

Capitaine du service client

Responsable envers le gestionnaire du bon fonctionnement des services offerts par le restaurant ou la cafétéria.

• Recevez le client.
• Il l'accompagne à table.
• Obtenez des suggestions.
• Rejetez le dîner.
• Vérifiez que tout le monde fait son travail.
• Vérifiez les fournitures.
• Aidez les serveurs si nécessaire.

Il est en charge du contrôle du personnel, de la création des menus, du suivi de l'utilisation rationnelle des matières premières et des autres produits, du contrôle du rendement et de la qualité des plats, de la détermination des heures de travail des autres travailleurs à sa charge.

Directeur des services généraux

Il est en charge de développer un programme annuel pour l'entretien et la prévention des machines et équipements.

Prendre toutes les mesures nécessaires pour maintenir et améliorer les conditions architecturales de la propriété.

Administration des services de base, soutenir les zones qui le composent, sauvegarder la sécurité du bien et de ses occupants, faire fonctionner la commission de sécurité et d'hygiène.

Responsable maintenance

• Vous devez résoudre tous les problèmes en un temps record afin que la production ne soit pas interrompue.
• Vous devez organiser et coordonner les bons de travail de maintenance pour tout le personnel dont vous avez la charge.
• Coordonner la livraison et la réception du matériel nécessaire à la réalisation des travaux de maintenance.
• Vérifier l'ordre et la qualité des travaux effectués.
• Autoriser l'enlèvement des matériaux stockés dans l'entrepôt.
• Le cas échéant, il doit dispenser une formation sur les équipements, matériels et outils présents dans les installations.

Chef de la sécurité

Il est responsable de la prévention des risques professionnels.

• Analysez les situations de risque possibles.
• Faites des plans de sécurité.
• Inspectez l'équipe.
• Surveiller les systèmes.
• Assure la sécurité des clients et des employés.
• Préparez des rapports sur tout ce qui a été fait et sur tout ce qui s'est passé.
• Contrôle du stationnement.

Directeur de jardin

En charge de tout ce qui concerne le jardin et son entretien.

Directeur administratif

Sa fonction est de planifier et de diriger la gestion administrative de l'entreprise.

• Gérer les relations avec les fournisseurs.
• Contrôle disciplinaire du personnel.
• Créer des stratégies de production, etc.

Responsable des ressources humaines

Il est responsable de tout ce qui concerne le contrôle des ressources humaines et travaille en contact direct avec la Direction Générale et les autres managers.

• Vous devez maintenir un environnement de travail favorable.
• Organisez les sous-systèmes RH.
• Médiation des conflits entre les employés.
• Assurer le bien-être des relations employés-entreprise.

Responsable de l'entrepôt

Il contrôle les entrées et sorties de tous les matériaux, équipements, produits, outils et en général toutes les propriétés appartenant à l'entreprise.

Il réalise également des audits et des inventaires pour un contrôle correct et efficace.

Assistant comptable

Son travail est lié aux tâches comptables, parmi certaines de ses nombreuses fonctions on peut trouver:

• Gestion de l'inventaire.
• Les services paient.
• Déclarations de revenus.

Auxiliaire administratif

Ses principales fonctions sont:

• Traitement de la correspondance, réception des documents, réponse aux appels, visites, classement des documents, traitement des dossiers, mise à jour de l'ordre du jour, etc.

Un autre schéma est: