ENTRÉES DE JOURNAL: À QUOI ELLES SERVENT, ÉLÉMENTS ET EXEMPLES - DUDAS - 2025

Les écritures de journal sont les journaux de transactions qui font partie de la comptabilité quotidienne. Par conséquent, ils sont utilisés pour enregistrer les transactions commerciales dans les registres comptables d'une entreprise.

Ils peuvent être enregistrés dans le grand livre général, mais aussi parfois dans un livre auxiliaire, qui sera ensuite récapitulé et déplacé vers le grand livre général. Le grand livre général est utilisé pour créer les états financiers de l'entreprise. Par conséquent, les écritures de journal modifieront directement les soldes des comptes dans le grand livre.

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Dans les systèmes comptables manuels ou automatisés, les transactions commerciales sont d'abord enregistrées dans un journal. C'est de là que vient le terme «écritures de journal».

Ils constituent une partie importante de la comptabilité. Ils peuvent être constitués de plusieurs enregistrements, dont chacun sera un débit ou un crédit. Le total des débits doit être égal au total des crédits, sinon l'écriture de journal sera dite "déséquilibrée".

Les écritures de journal peuvent enregistrer des éléments ponctuels ou récurrents, tels que la dépréciation ou l'amortissement des obligations.

À quoi servent-ils?

Les écritures de journal constituent la première étape du cycle comptable et sont utilisées pour enregistrer toutes les transactions commerciales dans le système comptable.

Au fur et à mesure que des événements commerciaux se produisent tout au long de la période comptable, les écritures de journal sont enregistrées dans le journal général pour montrer comment l'événement a modifié l'équation comptable.

Par exemple, lorsque l'entreprise dépense de l'argent pour acheter un nouveau véhicule, le compte de caisse est réduit ou crédité et le compte du véhicule est augmenté ou débité.

La logique derrière une entrée de journal est d'enregistrer chaque transaction commerciale dans au moins deux endroits, connus sous le nom de comptabilité en partie double.

Par exemple, lorsqu'une vente au comptant est générée, cela augmente à la fois le compte de vente et le compte de caisse. Si les produits sont achetés à crédit, cela augmentera à la fois le compte des comptes fournisseurs et le compte d'inventaire.

Les écritures de journal et la documentation qui les accompagne doivent être archivées pendant plusieurs années, au moins jusqu'à ce que les états financiers de la société n'aient plus besoin d'être audités.

La période de conservation minimale des écritures de journal doit être incluse dans la politique de dépôt de l'entreprise.

Systèmes comptables informatisés

Les systèmes comptables informatisés enregistrent automatiquement la plupart des transactions commerciales dans les comptes du grand livre général.

Ils le font immédiatement après avoir préparé les factures de vente, rédigé les chèques aux créanciers, traité les reçus des clients, etc.

Par conséquent, vous ne verrez pas les écritures de journal pour la plupart des transactions commerciales, telles que les factures client ou fournisseur. Les entrées de journal ne sont pas utilisées pour enregistrer les activités à volume élevé.

Dans les logiciels de comptabilité, les écritures de journal sont généralement saisies à l'aide de modules distincts, tels que les comptes créditeurs, qui ont leur propre livre auxiliaire, affectant indirectement le grand livre général.

Cependant, certaines écritures de journal devront être traitées pour enregistrer les virements entre les comptes bancaires ou les registres d'ajustement comptable.

Par exemple, vous devez probablement faire une écriture de journal à la fin de chaque mois pour enregistrer l'amortissement. Cette entrée contiendra un débit en dotation aux amortissements et un crédit en amortissement cumulé.

En outre, il est probable qu'une écriture de journal génère des intérêts sur un prêt bancaire. Cette entrée contiendra un débit des intérêts débiteurs et un crédit des intérêts payables.

Éléments

Une écriture de journal manuelle qui est enregistrée dans le journal général d'une société comprendra les éléments suivants:

- La date correspondante.

- Les montants et comptes qui seront débités.

- Les montants et comptes qui seront crédités.

- Une brève description ou note.

- Une référence, comme un numéro de chèque.

Ces montants comptabilisés, qui apparaîtront dans le journal triés par date, seront enregistrés dans les comptes du grand livre.

Les écritures de journal sont généralement imprimées et stockées dans un dossier de transaction comptable, avec les pièces justificatives accompagnant les écritures.

Ainsi, les auditeurs externes peuvent accéder à ces informations dans le cadre de leur audit de fin d'année des états financiers de la société et des systèmes associés.

Comment écrire une entrée de journal

La structure détaillée de l'écriture d'une écriture de journal en comptabilité est indiquée comme suit:

- Une ligne d'en-tête, qui peut inclure un numéro d'écriture au journal et une date d'écriture au journal.

- La première colonne contient le numéro de compte et le nom du compte dans lequel l'entrée est enregistrée. Ce champ aura un retrait s'il s'agit du compte qui est crédité.

- La deuxième colonne contient le montant du débit à saisir.

- La troisième colonne contient le montant du crédit à saisir.

- Une ligne de pied de page peut également contenir une brève description de la raison de l'entrée.

De cette manière, le format d'écriture de base pour l'enregistrement d'écriture au journal est présenté comme suit:

Les règles structurelles d'une écriture de journal sont qu'il doit y avoir un minimum de deux postes sur deux lignes différentes dans l'écriture de journal et que le montant total saisi dans la colonne de débit doit être égal au montant total saisi dans la colonne de crédit..

Exemples

Siège de réglage

Une écriture de journal d'ajustement est utilisée à la fin du mois pour pouvoir modifier les états financiers et ainsi se conformer au référentiel comptable pertinent, tel que les principes comptables généralement reconnus ou les normes internationales d'information financière.

Par exemple, les salaires impayés pourraient s'accumuler à la fin du mois si l'entreprise utilise une comptabilité d'exercice.

Siège composite

Une écriture de journal composite est celle qui comprend plus de deux lignes d'écritures. Il est souvent utilisé pour enregistrer des transactions complexes ou plusieurs transactions en même temps.

Par exemple, l'écriture de journal pour l'enregistrement de la paie contient généralement de nombreuses lignes, car elle implique l'enregistrement de nombreuses obligations fiscales et de retenues sur la paie.

Siège arrière

Il s'agit généralement d'une écriture d'ajustement qui est annulée au début de la période suivante. Cela se produit généralement parce qu'une dépense aurait dû s'accumuler dans la période précédente, mais n'est plus nécessaire.

Par conséquent, l'accumulation des salaires de la période précédente est inversée dans la période suivante, pour être remplacée par une charge salariale réelle.

Références

1. Wikipédia, l'encyclopédie gratuite (2018). Entrée de journal. Tiré de: en.wikipedia.org.
2. Harold Averkamp (2018). Qu'est-ce qu'une entrée de journal? Coach comptable. Tiré de: accountcoach.com.
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5. Jan Irfanullah (2013). Entrées de journal. Comptabilité expliquée. Tiré de: accountexplained.com.