GESTION DE PROJET: PHASES, OBJECTIFS ET EXEMPLES - DUDAS - 2024

La gestion de projet consiste à répondre à l'exercice de l'initiation, de la planification, de l'exécution, du contrôle et de la clôture du travail d'une équipe pour satisfaire des raisons spécifiques de succès et atteindre des objectifs spécifiques dans les délais prescrits. Par conséquent, c'est l'application des compétences, des techniques, des connaissances et des outils aux activités de programme qui satisfont aux exigences d'un projet.

Un projet est un travail de transition conçu pour générer un résultat, un service ou un produit unique, avec un début et une fin définis, entrepris pour atteindre des objectifs et des buts notables, généralement pour obtenir une valeur ajoutée ou un changement bénéfique.

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La qualité temporelle des projets est en contradiction avec les opérations commerciales courantes, qui sont de simples activités itératives, semi-permanentes ou permanentes pour produire des services ou des produits.

Ne pas avoir de processus pour gérer les projets peut entraîner une perte de temps, une perte d'argent et de mauvaises performances.

Outil puissant

La gestion de projet est un outil commercial puissant qui peut offrir de nombreux avantages aux entreprises de toutes tailles. Fournit des processus, des directives et des techniques reproductibles pour aider à gérer les personnes et le travail impliqués dans les projets.

Il peut augmenter vos chances de succès et vous aider à livrer des projets de manière cohérente, efficace, dans les délais et dans le budget.

En mettant en œuvre des stratégies de gestion de projet de base, les objectifs souhaités seront atteints et ces objectifs seront atteints dans un délai et une fourchette de coûts spécifiés.

L'essentiel est que tout le monde y gagne, ce qui pourrait donc être le meilleur avantage de tous pour la gestion de projet.

Les phases

Initiation

La phase de lancement détermine la nature et la portée du projet. Vous devez comprendre l'environnement commercial et vous assurer également que les contrôles nécessaires sont intégrés au projet.

Les documents d'initiation de projet sont une série de mémoires qui sont utilisés pour créer des règlements pour la durée du projet. Ceux-ci inclus:

- Proposition de projet: idée derrière le projet, objectif général, durée.

- Périmètre du projet: direction et suivi du projet.

- Répartition de la structure de travail: une échelle du travail à effectuer, jusqu'aux tâches quotidiennes.

- Matrice de répartition des responsabilités: rôles et responsabilités alignés sur les résultats.

- Analyse des besoins et exigences de l'entreprise par rapport à des objectifs mesurables.

- Revue des opérations en cours.

- Lettre de projet, y compris les coûts, les tâches, les livrables et les calendriers.

Planification

L'objectif principal est de bien planifier le temps, les coûts et les ressources pour estimer le travail requis et ainsi gérer efficacement les risques pendant l'exécution du projet. Il consiste à déterminer la méthodologie à suivre pour la gestion de projet.

- Identifier les livrables et créer les structures de découpage des travaux.

- Identifier les activités nécessaires pour réaliser ces livrables et ainsi relier ces activités à une séquence logique.

- Estimer les besoins en ressources pour les activités.

- Estimer le temps et le coût des activités.

- Élaboration du calendrier et du budget.

- Planification des risques.

- Obtenez une approbation formelle pour commencer le travail.

Exécution

Lors de l'exécution, vous devez savoir quels sont les délais prévus pour être exécutés. La phase d'exécution garantit que les livrables du plan de gestion de projet sont réalisés en conséquence.

Cette phase implique l'allocation, la coordination et la gestion appropriées des ressources humaines et de toutes autres ressources, telles que le matériel et les budgets. Le résultat de cette phase est les livrables du projet.

Documentation du projet

Pour maintenir le budget, la portée, l'efficacité et le rythme, un projet doit avoir des documents physiques liés à chaque tâche spécifique.

Avec la documentation correcte, il est facile de voir si les exigences d'un projet sont satisfaites ou non. La documentation fournit des informations sur ce qui a déjà été réalisé pour ce projet.

Bien faite, la documentation peut être la pierre angulaire du succès d'un projet.

Monitorage et contrôle

Il comprend les processus qui sont mis en œuvre pour observer l'exécution du projet, afin que les problèmes potentiels puissent être identifiés en temps opportun et que des mesures correctives puissent être prises si nécessaire pour contrôler l'exécution du projet.

La performance du projet est observée et mesurée pour identifier les variations du plan de gestion de projet.

Il fournit également un retour d'expérience entre les différentes phases du projet, afin de mettre en œuvre des actions préventives ou correctives pour se conformer au plan de gestion de projet.

Fermeture

Il contient l'achèvement formel du projet et son acceptation. Les activités administratives comprennent la documentation des leçons apprises. Il consiste à finaliser toutes les activités de l'ensemble des processus pour clôturer formellement le projet.

La revue post-exécution est également incluse dans cette phase. Il s'agit d'une phase vitale pour l'équipe de projet pour apprendre des expériences et les appliquer à de futurs projets.

Vous devriez regarder les choses qui ont bien fonctionné dans le projet et analyser les choses qui n'ont pas fonctionné pour générer des leçons apprises.

Objectifs

Le but de la gestion de projet est de mener à bien un projet complet qui répond aux objectifs du client.

Développer avec succès les phases du projet

Un projet, quelle que soit sa taille, comporte généralement cinq phases distinctes d'égale importance: lancement, planification, exécution, suivi et contrôle, clôture.

Le développement et l'exécution fluides et ininterrompus de toutes les phases ci-dessus garantissent le succès d'un projet.

Communiquez efficacement

Il faut toujours garder à l'esprit que le succès ou l'échec d'un projet dépend largement du travail d'équipe. Par conséquent, la clé du succès réside toujours dans la collaboration.

À cette fin, l'établissement d'une bonne communication est d'une grande importance. D'une part, les informations doivent être articulées clairement et complètement, afin que chacun la comprenne pleinement. D'autre part, vous devez avoir la capacité d'écouter et de recevoir des commentaires constructifs.

Atteindre l'objectif principal du projet

L'objectif principal du projet doit être réalisé dans le délai estimé, avec la qualité attendue et dans les limites du budget envisagé.

Optimiser les intrants nécessaires assignés et leur application pour répondre aux objectifs prédéfinis du projet est une question où il y a toujours place à l'amélioration.

Tous les processus et procédures peuvent être réformés et mis à jour pour améliorer la durabilité d'un projet et également pour guider l'équipe à travers le processus de changement stratégique.

Produire un projet qui suit les objectifs du client

Cela pourrait signifier que la vision du client doit être abordée et réformée, ou négociée avec lui par rapport aux objectifs du projet, pour en faire des objectifs réalisables.

Répondre aux attentes des clients et les garder heureux conduit non seulement à une collaboration réussie, ce qui peut aider à éliminer les surprises lors de l'exécution du projet, mais également assurer la durabilité future.

Avantages

Le principal avantage de la gestion de projet est qu'elle vous aide à gérer efficacement les projets. Cela permet une résolution plus rapide des problèmes.

Une plus grande efficacité dans la fourniture de services

La gestion de projet fournit une feuille de route qui est facilement suivie et conduit à l'achèvement du projet. Une fois que vous savez où éviter les nids-de-poule, il va de soi que vous allez travailler plus intelligemment et plus efficacement.

Satisfaction du client

Tant qu'un projet est achevé dans les délais et sous le budget, le client repart heureux. Et un client heureux est quelqu'un qui sera revu.

La gestion de projet intelligente fournit les outils qui permettent à cette relation client / gestionnaire de se poursuivre.

Une plus grande efficacité dans la fourniture de services

Les mêmes stratégies qui ont permis de mener à bien un projet fonctionneront également plusieurs fois pour d'autres projets.

Améliore la croissance et le développement au sein de l'équipe

Les résultats positifs ne créent pas seulement le respect, ils incitent souvent l'équipe de projet à continuer à chercher des moyens de fonctionner plus efficacement.

Une flexibilité accrue

L'un des plus grands avantages de la gestion de projet est peut-être qu'elle permet la flexibilité. Une gestion de projet sécurisée vous permet de dessiner la stratégie que vous souhaitez mener pour que le projet soit mené à bien.

Cependant, la beauté d'une telle organisation est que si une voie plus intelligente à emprunter est découverte, elle peut être empruntée. Pour de nombreuses petites et moyennes entreprises, cela vaut à lui seul le prix d'entrée.

Augmentation de l'évaluation des risques

Lorsque tous les joueurs sont alignés et que la stratégie est en place, ils sautent les risques potentiels pour gifler.

La gestion de projet fournit un drapeau rouge au bon moment - avant de commencer à travailler sur l'achèvement du projet.

Exemples

American Airlines

La fusion d'American Airlines avec US Airways a créé un chevauchement dans la technologie et les programmes. Ils savaient que les feuilles de calcul ne suffisaient pas pour gérer des projets et des ressources complexes.

Pour gagner en visibilité sur les priorités plus larges de la division et du monde, ils ont commencé à utiliser la gestion de projet pour l'entrée du personnel, la gestion des ressources et la planification des capacités.

En conséquence, la compagnie aérienne est passée de la capitalisation de son travail informatique de 10% à 20%. Cela équivaut à un impact positif net de plusieurs millions de dollars sur votre bilan.

Désormais, ils ont accès à des données de meilleure qualité et plus fiables pour prendre des décisions critiques concernant les projets et les ressources.

Banque Royale

La Royal Bank of Scotland devait mettre en œuvre des données cohérentes et fiables pour éclairer les décisions financières et de ressources. C'est pourquoi ils ont choisi la gestion de projet pour conduire cette cohérence. Ils ont donc retiré 35 systèmes hérités, plus de 50 outils développés par l'utilisateur et des centaines de feuilles de calcul.

Avec des données dans différents formats et des centaines de projets gérés par différents systèmes, ils voulaient contrôler leurs données pour voir plus clairement leur clientèle totale.

En douze mois, ils ont pu réaliser leur business case et obtenir un retour sur investissement. En cours de route, ils ont amélioré la transparence et réduit les coûts dans chaque unité commerciale.

Références

1. Wikipédia, l'encyclopédie gratuite (2019). Gestion de projet. Tiré de: en.wikipedia.org.
2. Institut de gestion de projet (2019). Qu'est-ce que la gestion de projet? Tiré de: pmi.org.
3. Clarizen (2018). Quels sont les objectifs de la gestion de projet? Tiré de: clarizen.com.
4. Entreprise NI (2019). Avantages de la gestion de projet. Tiré de: nibusinessinfo.co.uk.
5. Gary Picariello (2019). Les 10 principaux avantages de la gestion de projet. Gestion de projet Bright Hub. Tiré de: brighthubpm.com.
6. Leyna O'Quinn (2018). 5 Exemples de gestion de projet réussie dans le monde réel. Blog Planview. Tiré de: blog.planview.com.