DOSSIER ADMINISTRATIF: QUI PARTICIPE, CONTENU ET EXEMPLES - DUDAS - 2024

Un acte administratif est le document dans lequel les événements survenus à un travailleur ou à un groupe de travailleurs sont consignés par écrit et comme preuve documentaire. Il s'agit généralement de registres de situations de travail irrégulières ou de non-respect des réglementations passibles de sanctions.

Les irrégularités enregistrées dans les registres administratifs doivent relever de celles incluses dans la réglementation du travail applicable; c'est-à-dire qu'elles doivent être reflétées dans le contrat de travail, ainsi que dans la loi fédérale du travail et le règlement interne du travail.

Quelle est la valeur des documents administratifs?

Documenter les incidents de travail pertinents dans les dossiers administratifs est une pratique fortement recommandée, car ils peuvent être utilisés «a posteriori» de deux manières:

- Prouver les faits devant les conseils de conciliation et d'arbitrage en cas de conflit du travail.

- D'accréditer le profil des salariés les plus anciens en cas de licenciement, ledit profil étant évalué indépendamment de la cause établie pour la rupture du contrat de travail.

Qui sont les participants à un acte administratif?

Il est essentiel de déterminer l'objectif de la rédaction d'un acte administratif, pour pouvoir déterminer qui doivent être les participants qui doivent démontrer et signer le document.

Ces objectifs peuvent être:

- Détaillez le manquement à une obligation de travail.

- Détaillez une peine de travail.

- Détaillez un licenciement.

Normalement, les participants sont, logiquement, des travailleurs et des témoins, mais aussi le représentant de l'entreprise qui est généralement celui désigné pour convoquer la réunion à l'origine de l'acte administratif ultérieur. Il est essentiel de documenter en détail qui étaient les participants, pour garantir la validité de l'acte administratif.

Quel est le contenu requis pour un dossier administratif?

Voici les données de base que les services des ressources humaines doivent enregistrer dans les archives administratives:

- Domicile de la société ou du lieu où se déroulent les événements objet de l'acte administratif.

- Date et heure.

- Participants ou parties comparaissant.

- Explication de la raison.

- Déclarations (travailleurs et témoins).

- Détail de la documentation à l'appui de ce qui a été déclaré par les témoins et les autres parties comparaissant.

- Clôture du procès-verbal reflétant l'heure et la signature des participants.

- Dans le cas des actes administratifs relatifs aux sanctions contre les travailleurs, ils doivent être conservés dans le dossier du travailleur sanctionné.

Exemples

Premier exemple

«À Mexico, à 8h00 le 8 décembre 2017, dans les bureaux du secteur des ressources humaines de la société Madnus SA situés à l'adresse de la Calle los Rosales # 10, México, DF, M. Pedro Pérez, directeur général, rencontre; María Romero, assistante administrative; Rosa Cali, responsable des ressources humaines; et Sergio Arcade, secrétaire du syndicat, afin d'enquêter sur les événements survenus le 7 décembre de cette année à 10h00 en relation avec le travailleur Javier Sánchez, un opérateur.

Mme María Romero déclare que: le 7 décembre, le travailleur Javier Sánchez s'est présenté dans les locaux de l'entreprise avec une heure de retard et dans un état évident d'ivresse, prononçant des insultes qu'il préférait ne pas répéter devant les personnes présentes. Puis, après avoir vomi sur la table de réception, Javier Sánchez est resté inconscient sur le sol.

M. Javier Sánchez déclare que: le 7 décembre, il est arrivé en retard à son travail, malgré un malaise, il était déterminé à faire son travail quand il se sentait encore plus mal, il a commencé à vomir et est tombé inconscient au sol. M. Sánchez insiste pour nier qu'il était ivre ou qu'il a utilisé des insultes.

Après avoir fait connaître aux participants le motif de la réunion et la rédaction du présent procès-verbal avec la sanction suivante (détail de la sanction selon le règlement intérieur de l'entreprise) pour Javier Sánchez et les déclarations précédentes, ils mettent fin le présent acte administratif qui est signé de conformité par les participants en elle ».

Deuxième exemple

«A 11h45 le 12 mai 2017 rue de la Colina n ° 8, au siège de la société Rocali SA et en présence de JA Martínez en sa qualité de gardien / portier, M. Serrano en tant que responsable des ressources humaines et Marina Carmona en tant que secrétaire / administrative pour procéder à la levée de cet acte administratif pour les événements survenus le 12 mai 2017 à 09h00 dans les locaux de la société Rocali SA, au sein du département des ressources humaines.

Marina Carmona précise que le 12 mai 2017, à son arrivée dans les locaux de la société Rocali SA, elle a été arrêtée à l'entrée des locaux par le gardien de sécurité JA Martínez pour lui dire qu'elle ne pouvait pas passer car elle ne faisait plus partie du personnel de la société, auquel la Marina Carmona a affirmé qu'elle n'avait aucune nouvelle d'une telle résiliation de son contrat.

Après avoir lutté pendant quelques instants, Marina Carmona a pu accéder aux installations de la société Rocali, SA, arrivant rapidement et très agitée au bureau de M. Serrano pour demander la raison du licenciement.

Peu de temps après, elle a été assistée par le responsable des ressources humaines, M. Serrano, qui a affirmé ne pas avoir eu connaissance du licenciement mais qui a procédé à sa vérification.

Après avoir consulté la base de données, M. Serrano est retourné à son bureau pour informer Marina Carmona qu'il s'agissait d'une erreur, car c'était un autre employé nommé Marina García qui avait été licencié. Il s'est excusé à profusion de la malheureuse erreur commise et a indiqué que, s'il en avait besoin, il rédigerait un certificat administratif afin de ne pas avoir de problèmes pour arriver en retard à son travail.

Cette lettre est soulevée à la demande des personnes impliquées.

Marina Carmona.

M. Serrano.

JA Martinez ».

Références

1. Démarrez une PME. Dossiers administratifs. emprendepyme.net
2. BBD Sall Consultores. (2015) Valeur probante des minutes. bbdconsultores.wordpress.com
3. Angelico Pineda (2016) Pourquoi les documents administratifs sont-ils importants? elempresario.mx
4. Rune. (2017) Savez-vous ce que sont les registres administratifs ou de travail? runahr.com
5. Wikipédia. Dossiers administratifs.