QUEL EST LE CYCLE DE VIE DES DOCUMENTS? - VOCABULAIRE DE LA CULTURE - 2024

Le cycle de vie des documents se compose d'une succession d'étapes par lesquelles un fichier passe tout au long de sa vie utile. Ces phases vont de la création d'un document, à travers toutes ses utilisations et modifications, jusqu'au moment de sa destruction ou de son archivage permanent.

Le concept de cycle de vie des documents a été créé aux États-Unis après la Seconde Guerre mondiale. Cela était dû à la nécessité de trouver un moyen approprié de gérer un grand nombre de fichiers qui s'étaient accumulés.

Source de l'image: Wikimedia.org.

Chaque discipline aborde le cycle de vie des documents différemment, en tenant compte de son objectif et de la nature de l'archive. Par exemple, le cycle de vie d'un document juridique peut comporter des étapes différentes de celles d'un document académique.

Dans chaque cas, les considérations relatives à la durée de conservation d'un document, à la manière dont il doit être conservé ou à son utilisation correcte varient. De même, il existe également différentes approches des étapes de son cycle de vie.

Par exemple, il peut y avoir des documents sans valeur pour une entreprise ou une entité gouvernementale en raison de leur âge. Cependant, ces mêmes archives peuvent avoir une valeur historique élevée pour un musée.

Une autre différence fondamentale est celle qui existe entre les documents analogiques et numériques. Si l'importance réside dans le contenu des documents, l'existence de fichiers numériques implique des particularités dans leur manipulation et dans les étapes de leur cycle de vie.

Les trois âges des documents

Image: lecteur de diapositives

En 1972, l'historien Carlos Wyffels a proposé la théorie des trois âges. Selon cela, les documents sont des objets qui ont un processus vital au cours duquel leurs usages se transforment.

En général, les documents sont soumis à une utilisation intensive immédiatement après leur création et pendant une durée déterminée. Cependant, au fil du temps, cette utilisation est réduite jusqu'au moment où elle s'arrête complètement, soit parce qu'elles sont archivées, soit détruites.

Selon Wyffels, ce cycle que traversent tous les documents est divisé en trois âges: l'âge administratif ou actif, l'âge intermédiaire ou semi-actif et l'âge inactif ou historique.

Âge administratif ou actif (dossier de gestion)

Fait référence à la période active d'un document. Il débute au moment de sa création et passe par différentes étapes au cours desquelles il est fréquemment consulté, transféré et partagé.

Par exemple, l'âge administratif d'une facture de services publics commence lorsqu'elle est générée. Ensuite, continuez à bouger pendant un temps limité - lors de la livraison ou de l'envoi d'un courrier électronique par un facteur, lors de la vérification et lors du paiement.

L'âge intermédiaire ou semi-actif (fichier central)

C'est cette période au cours de laquelle le document a perdu l'utilité pour laquelle il a été créé. Par conséquent, son utilisation n'est pas aussi active qu'à l'âge administratif. Cependant, il est conservé et peut être rarement consulté.

Par exemple, l'âge intermédiaire d'une facture de services publics commence lorsque, après l'avoir payée, elle est classée dans un dossier. Il est très probable qu'il ne sera plus jamais consulté, cependant, il est conservé au dossier en cas de problème.

La durée de vie semi-active des documents peut être variable selon le type de document et selon le contexte. Un document juridique, par exemple, peut avoir une durée de vie active plus longue qu'une facture de services publics.

L'âge inactif ou l'âge historique (archives historiques)

Désigne la période finale des archives. Cependant, tous les fichiers n'ont pas la même destination. Selon leur nature, ils peuvent être rendus historiques ou détruits.

Les archives historiques sont celles qui ont une valeur culturelle ou de recherche. Par conséquent, au cours de cette étape, des méthodes de conservation sont recherchées pour les préserver le plus complètement possible.

Étapes du cycle de vie des documents

La théorie des trois âges établit de manière générale les phases fondamentales que traversent tous les documents. Cependant, il existe également d'autres étapes plus spécifiques qui définissent l'utilité et le traitement des documents.

Les étapes d'un document dépendent de sa valeur, de son utilisation et de son contexte. En fonction de ces caractéristiques, il est déterminé quelles phases il doit passer et quelles sont les dispositions techniques et administratives pour chacune d'entre elles.

Voici quelques-unes des principales étapes qu'un document traverse tout au long de sa vie utile:

1-Création: consiste en la création du document, soit au format imprimé, soit au format numérique.

2-Stockage: selon le format dans lequel le document a été créé, il est stocké physiquement ou numériquement. Dans certains cas, l'étape de numérisation est également considérée, lorsqu'elle fait partie du processus.

3-Catégorisation: désigne l'organisation, la classification ou l'indexation des documents selon les paramètres établis dans chaque contexte.

4-Transfert: désigne l'envoi et / ou la remise d'un document selon ses caractéristiques. Actuellement, cela peut faire référence à une livraison par courrier physique ou à une livraison par courrier électronique selon le cas.

5-Distribution: cette étape se réfère aux documents qui sont d'utilité publique ou nécessaires, donc après leur création, ils doivent être divulgués à un certain groupe de personnes.

6-Utilisation collaborative: actuellement, les fichiers peuvent être organisés pour une utilisation et une édition partagées. Cette étape est d'apparence récente et est considérée exclusivement pour les documents numériques.

7-Consultation: désigne l'étape au cours de laquelle les documents sont organisés dans l'intention de pouvoir être consultés. Au cours de ce processus, les dispositions en matière de sécurité et / ou d'accessibilité sont très importantes, selon le public qui est censé accéder aux informations.

8-Archivage ou destruction: c'est la dernière étape du cycle de vie de tous les documents. Il correspond au moment où il est décidé s'il a une valeur historique suffisante pour être conservé ou au contraire, il est détruit.

Veux dire

1. Collège Darmouth. (SF). Le cycle de vie des documents: définitions, technologies de soutien et applications. Récupéré de: dartmouth.edu
2. González, L. (2015). Cycle de vie des documents: Théorie des 3 âges. Récupéré de: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Qu'est-ce qu'un cycle de vie de gestion électronique de documents? Récupéré de: documentmedia.com
4. Rouse, M. (SF). Cycle de vie des documents. Récupéré de: whatis.techtarget.com
5. Yebra, M. (2016). Cycle de vie des documents - Le système d'archivage espagnol. Récupéré de: normadat.es.