SYSTÈME D'INVENTAIRE PERPÉTUEL: FONCTIONNEMENT, AVANTAGES - DUDAS - 2024

Le système d'inventaire permanent est une méthode de comptabilisation des stocks qui enregistre immédiatement la vente ou l'achat de stocks grâce à l'utilisation de systèmes informatiques et de logiciels de gestion des actifs d'entreprise.

Il montre une vue assez détaillée des variations de stock avec des rapports immédiats sur la quantité de stock en stock et reflète avec précision le niveau de marchandise disponible.

L'inventaire perpétuel est la méthode préférée de suivi des stocks, car il peut continuellement générer des résultats raisonnablement précis, s'il est correctement géré.

En tant qu'entreprise, avoir plus de stocks que ce dont vous avez besoin est coûteux et peut entraîner du gaspillage. D'un autre côté, avoir trop peu signifie que vous courez le risque de décevoir les clients et de perdre des revenus de vente au profit de vos concurrents.

Le logiciel d'inventaire permanent étant toujours à jour, vous bénéficiez d'une visibilité instantanée sur les niveaux de stock, ce qui vous permet de répondre plus rapidement aux changements de la demande.

Comment fonctionne la procédure?

Avec le système d'inventaire perpétuel, une entreprise met continuellement à jour les registres d'inventaire, en tenant compte de ses ajouts et soustractions pour des activités telles que:

- Articles d'inventaire achetés.

- Marchandise vendue en stock.

- Matériaux prélevés sur l'inventaire pour être utilisés en production.

- Articles jetés.

Le système fonctionne parfaitement lorsqu'il est couplé à une base de données informatique, mise à jour en temps réel par le personnel de l'entrepôt à l'aide de lecteurs de codes-barres ou par des vendeurs utilisant des terminaux de point de vente.

Inventaire périodique versus inventaire perpétuel

Traditionnellement, si vous vouliez savoir combien d'articles étaient disponibles dans l'entrepôt, vous deviez effectuer un comptage physique et le réconcilier avec des systèmes manuels ou automatisés basés sur les lots.

Les entreprises ont physiquement comptabilisé les stocks à la fin d'une période spécifiée, et les chiffres des stocks ont été mis à jour à ce moment-là. C'est ce qu'on appelle un système d'inventaire périodique, car les informations sont mises à jour périodiquement.

Le système d'inventaire permanent utilise un logiciel et des processus de gestion des stocks qui permettent la mise à jour en temps réel du mouvement des stocks.

Les employés utilisent des scanners de codes-barres pour enregistrer les ventes, les achats ou les retours au fur et à mesure qu'ils se produisent.

Ces informations sont envoyées à une base de données qui est continuellement mise à jour pour enregistrer chaque modification. La mise à jour perpétuelle de l'inventaire est ce qui donne son nom au système et le distingue de l'approche périodique.

Comptes d'inventaire perpétuel

Dans ce système, il n'est pas nécessaire de gérer un compte d'achat car le compte d'inventaire est facturé directement à chaque achat de marchandise.

Les comptes à enregistrer dans ce système sont:

- Lorsque la marchandise est achetée pour la stocker dans l'inventaire:

- Lorsque des frais tels que le fret, l'assurance, etc. sont engagés, ajoutés au coût de la marchandise:

- Si la marchandise est retournée au fournisseur:

- Lorsque la marchandise est vendue:

- Si la marchandise est retournée par les clients:

- Lorsqu'une différence est constatée entre le montant du compte d'inventaire et le décompte physique:

avantage

Permet un réapprovisionnement précis

Les variations de stock sont enregistrées en temps réel, lors de l'achat et de la vente de stock. Cela vous permet de produire des rapports qui identifient immédiatement les articles d'inventaire dont le niveau est bas.

Découvrez le déclin et le vol

Dans un système d'inventaire périodique, l'inventaire est ajusté à la fin de la période, validant l'inventaire physique. Cela masque tout vol, baisse ou même erreur de comptage, lorsque cet ajustement est transféré au compte du coût des marchandises vendues.

Un système perpétuel comparera la valeur d'inventaire dans le système avec le décompte de fin de période et vous permettra d'enquêter sur tout écart.

Produit des états financiers intermédiaires plus précis

Étant donné que dans le système d'inventaire périodique, les valeurs d'inventaire ne sont pas modifiées au cours de la période, le compte d'inventaire du bilan et le compte du coût des marchandises vendues dans le compte de résultat sont incorrects tout au long de la période. période.

Un système perpétuel maintient ces montants corrects et fournit un ensemble d'états financiers plus précis tout au long de la période.

Gestion plus étroite des niveaux de stocks

Les niveaux d'inventaire sont toujours corrects et sont accessibles en ligne à tout moment. Vous pouvez calculer correctement votre taux de rotation pour savoir si les ventes ralentissent ou si les produits ne se vendent plus rapidement.

Intégration avec d'autres systèmes d'entreprise

Les informations d'inventaire en temps réel sont vitales pour les équipes financières et comptables. L'intégration du système d'inventaire aux systèmes financiers permet de garantir des rapports fiscaux et réglementaires précis.

Les vendeurs peuvent offrir une meilleure expérience client, ce qui a un impact direct sur leur réputation. Son intégration avec les systèmes de merchandising donne à cette équipe un aperçu actuel de ce qui se vend et de ce qui ne l'est pas.

Désavantages

Coût de mise en œuvre élevé

Pour utiliser le système d'inventaire permanent, une entreprise doit d'abord installer des équipements et des logiciels spécialisés. Cela nécessite un investissement initial important, beaucoup de ressources et de temps pour implémenter correctement le système.

Après avoir installé l'équipement et les logiciels nécessaires, leur entretien régulier et leurs mises à jour continueront d'être obligatoires, ce qui coûtera encore plus aux entreprises.

Une plus grande complexité

Cela oblige les entreprises à offrir une formation à chacun des employés en raison de la complexité du système.

Les employés auront besoin d'une formation sur l'utilisation du logiciel unique de l'entreprise et auront également besoin d'une formation sur l'utilisation d'équipements spéciaux, tels que des scanners.

L'inventaire enregistré peut ne pas refléter l'inventaire réel

Cela peut être un inconvénient pour les transactions d'être validées dès qu'elles ont lieu, car l'inventaire publié peut ne pas refléter l'inventaire réel au fil du temps.

Cela est dû au fait que dans un système d'inventaire permanent, les inventaires physiques ne sont pas fréquemment utilisés.

Avec un plus grand nombre de personnes entrant des transactions dans le système, l'entreprise assume un plus grand risque de commettre des erreurs dues à une erreur humaine.

Plus de temps de consommation

Avec le système d'inventaire périodique, les entreprises allouent un certain temps pour enregistrer les stocks.

Ils peuvent être enregistrés hebdomadairement, mensuellement ou même annuellement. Cela rend le système d'inventaire périodique moins long que le système d'inventaire permanent.

Avec le système perpétuel, chaque transaction doit être enregistrée immédiatement. Les auditeurs doivent examiner les transactions pour s'assurer qu'elles sont correctes et des inventaires physiques doivent encore être réalisés pour trouver des écarts dans les chiffres.

Références

1. Steven Bragg (2017). Système d'inventaire perpétuel. Cours et livres de comptabilité CPE. Tiré de: accountingtools.com.
2. Investopedia (2018). Inventaire perpétuel. Tiré de: investopedia.com.
3. Comptabilité pour la gestion (2017). Système d'inventaire perpétuel. Tiré de: Accountingformanagement.org.
4. Oracle Netsuite (2018). Pourquoi utiliser un système d'inventaire permanent? Tiré de: netsuite.com.
5. Angie Mohr (2018). Les avantages du système d'inventaire perpétuel. Petite entreprise - Chron.com. Tiré de: chron.com.
6. Tanya Robertson (2018). Les inconvénients du système d'inventaire continu. Petite entreprise - Chron.com. Tiré de: smallbusiness.chron.com.