SYSTÈME D'INVENTAIRE: TYPES, MÉTHODES ET EXEMPLES - DUDAS - 2025

Le système d'inventaire est un système de surveillance qui rend compte de la quantité de matières premières, de fournitures ou de produits finis disponibles. Il garantit que la bonne quantité de matériaux, avec la bonne qualité, est disponible au bon endroit au bon moment.

Ce système est mis à jour chaque fois qu'un article est vendu ou que des matières premières sont utilisées pour fabriquer un produit, afin de savoir ce qui est disponible pour le lendemain. Il vous permet également de commander des produits à l'avance, afin d'avoir tout ce dont vous avez besoin à tout moment.

Source: pixabay.com

Lorsque les gens pensent à un système d'inventaire, il est courant de le relier au secteur de la vente au détail. Cependant, bien que les magasins nécessitent un système d'inventaire efficace pour fonctionner avec succès, il est également utilisé dans de nombreux autres types d'entreprises, telles que la fabrication, les services publics, les soins de santé, le gouvernement et l'éducation.

Dans le cadre de la chaîne d'approvisionnement, le système d'inventaire comprend des aspects tels que le contrôle et la supervision des achats (à la fois auprès des fournisseurs et des clients), la maintenance du stockage des stocks, le contrôle de la quantité de produits à vendre et l'exécution des commandes.

Importance

Un système d'inventaire efficace est un élément indispensable de toute opération de vente au détail ou de fabrication. Son objectif principal est de maintenir avec précision le décompte physique des produits, fournitures et matériaux stockés dans l'entrepôt.

Certains des éléments les plus critiques d'un système bien développé sont les descriptions d'articles, un système de numérotation, la normalisation des unités de mesure et un étiquetage précis des articles.

Une fois établi, le système d'inventaire peut être utilisé pour contrôler et maintenir les marchandises entreposées afin de s'assurer que l'inventaire n'est pas perdu à cause de la détérioration ou du vol.

Savoir quand commander à nouveau, combien commander, où stocker l'inventaire, etc. peut rapidement devenir un processus compliqué. En conséquence, de nombreuses entreprises ont besoin d'un logiciel ou d'un système de gestion des stocks, avec des capacités plus importantes que de simples bases de données et des formules manuelles.

Ceci est essentiel pour contrôler les coûts d'achat et atteindre les objectifs du service client. Si le logiciel de gestion des stocks est un outil de gestion utile, la clé d'un bon système réside dans la robustesse des procédures créées.

Qu'est-ce qu'un système de contrôle des stocks?

Un système de contrôle des stocks fait référence aux stratégies utilisées par les entreprises pour s'assurer qu'elles peuvent disposer d'un approvisionnement suffisant en matières premières pour la production et en produits finis à vendre, tout en minimisant les coûts d'inventaire.

Le stockage des stocks excédentaires est coûteux, car l'espace et les ressources financières investis dans les produits peuvent souvent être mieux utilisés dans d'autres domaines.

Cependant, dans le même temps, la faiblesse des stocks peut entraîner des arrêts de production coûteux ou des retards dans l'exécution des commandes. Les systèmes de contrôle des stocks aident les entreprises à trouver le délicat équilibre entre trop peu et trop de stock.

Pourquoi est-ce?

Les systèmes de contrôle des stocks aident à suivre l'inventaire et fournissent les données nécessaires pour le contrôler et le gérer.

Il s'agit d'une solution technologique qui intègre tous les aspects des activités d'inventaire d'une organisation, y compris l'expédition, l'achat, la réception, l'entreposage, le chiffre d'affaires, le suivi et la réorganisation.

Un bon système de contrôle des stocks accomplit tout cela, en adoptant une approche holistique de l'inventaire et en permettant aux entreprises d'utiliser des pratiques qui optimisent la productivité et l'efficacité tout au long de la chaîne d'approvisionnement.

D'autre part, il maintient le bon inventaire, aux bons endroits, afin de répondre aux attentes des clients.

Quel que soit le type de système de contrôle des stocks que vous choisissez, assurez-vous qu'il comprend un système permettant d'identifier les articles en stock et leurs informations, y compris les étiquettes de codes à barres.

Il est également important d'inclure des outils matériels pour la numérisation des étiquettes de codes-barres, une base de données centrale pour tous les stocks, ainsi que la possibilité d'analyser les données, de générer des rapports et de prévoir la demande.

Stratégies d'inventaire

Les stratégies appropriées de gestion des stocks varient selon l'industrie. Un dépôt pétrolier peut stocker de grandes quantités de stocks pendant de longues périodes, ce qui vous permet d'attendre la reprise de la demande.

Bien que le stockage du pétrole soit coûteux et difficile, il n'y a aucun risque de détérioration ou de non-conformité des stocks.

Cependant, pour les entreprises qui vendent des marchandises périssables ou des produits dont la demande est extrêmement sensible au facteur temps, il n'est pas possible d'accumuler des stocks. Une mauvaise évaluation du moment ou de la quantité des commandes peut être très coûteuse.

Les types

-Système d'inventaire perpétuel

Avec un système d'inventaire permanent, les enregistrements d'inventaire sont continuellement mis à jour, comptant les ajouts et les soustractions au fur et à mesure que les articles en stock sont reçus, vendus, déplacés d'un endroit à un autre, sélectionnés pour la consommation et jetés.

Certaines organisations préfèrent ce type de système car il fournit des informations d'inventaire à jour et gère mieux les inventaires physiques.

Le système d'inventaire permanent est également préférable pour le suivi des stocks, car il fournit en permanence des résultats précis lorsqu'il est correctement géré.

Ce type de système fonctionne mieux en utilisant, avec l'inventaire de l'entrepôt, une base de données avec les quantités d'inventaire et les emplacements des étagères mis à jour en temps réel par les employés, à l'aide de scanners de codes-barres.

Des défis à surmonter

Il existe certains défis associés à ce type de système. Premièrement, ce système ne peut pas être entretenu manuellement et nécessite un équipement et des logiciels spécialisés, ce qui entraîne un coût de mise en œuvre plus élevé, en particulier pour les entreprises ayant plusieurs sites ou entrepôts.

Des mises à jour et une maintenance répétées sont nécessaires pour le système d'inventaire permanent, qui peut également être coûteux.

Un autre défi lié à l'utilisation de ce type de système est qu'au fil du temps, l'inventaire enregistré peut ne pas refléter l'inventaire réel, car les inventaires physiques fréquents ne sont pas utilisés.

Le résultat est que les registres d'inventaire sont affectés par des erreurs, des articles volés ou des articles mal scannés, ce qui les empêche de correspondre aux inventaires physiques.

-Système d'inventaire régulier

Le système d'inventaire périodique ne suit pas l'inventaire en continu, mais permet plutôt aux organisations de connaître les niveaux d'inventaire de début et de fin, sur une certaine période de temps.

Ce système suit l'inventaire à l'aide de comptages physiques. Lorsque l'inventaire physique est terminé, le solde du compte d'achat est ajouté au compte d'inventaire et ajusté pour correspondre au coût de l'inventaire final.

Les entreprises peuvent choisir de calculer le coût de l'inventaire final à l'aide de LIFO, FIFO ou d'une autre méthode de comptabilité des stocks, en gardant à l'esprit que l'inventaire de départ met fin à l'inventaire de la période précédente.

L'utilisation d'un système d'inventaire périodique présente également certains inconvénients. Premièrement, alors que l'inventaire physique est en cours de réalisation, les activités commerciales normales sont presque suspendues. En conséquence, les travailleurs sont en mesure d'effectuer des comptages physiques à la hâte, en raison des contraintes de temps.

Les erreurs et les fraudes peuvent être plus fréquentes dans ce système, car il n'y a pas de contrôle continu sur l'inventaire. Il devient également plus difficile d'identifier les écarts dans les dénombrements des stocks, car il s'écoule beaucoup de temps entre les dénombrements.

Comment mettre en place un système d'inventaire dans une entreprise?

-Développer un système de stockage

Organiser les produits

La première chose à faire est d'organiser vos produits stockés afin que vous puissiez facilement accéder et compter chaque article de votre inventaire. Il est nécessaire de tout étiqueter pour qu'il puisse être facilement reconnu et que les matériaux puissent être placés au bon endroit.

L'efficacité du système d'inventaire dépend en grande partie de l'exactitude du comptage des articles à inventorier. Un décompte incorrect peut entraîner des écarts comptables, entraîner des commandes excessives et une surproduction.

Exigences de stockage

La prochaine chose à faire est de calculer les dimensions physiques nécessaires pour stocker l'inventaire. Cela peut être un entrepôt entier ou un petit placard, selon la taille des produits ou des matériaux et le volume des ventes.

Toutes les conditions spéciales requises pour le stockage, telles que le contrôle de la température ou de l'humidité, doivent également être prises en compte.

L'inventaire doit être placé efficacement pour améliorer sa gestion. Chaque article doit être situé de manière à ce que celui avec le chiffre d'affaires le plus élevé soit le plus accessible.

Il faudrait également envisager de se débarrasser des articles périmés vendus rarement.

Envisagez un système de codes à barres

Si vous avez une grande quantité d'inventaire, vous aurez besoin d'un moyen de suivre les articles. Le moyen le plus simple de le faire est d'utiliser un système de codes-barres. Si vous avez peu de types d'éléments, vous pouvez utiliser un système visuel.

-Faire l'inventaire

Former les travailleurs

Les personnes qui travaillent sur l'inventaire sont l'aspect le plus critique du système. S'ils ne sont pas formés ou ne savent pas qui doit agir, l'efficacité et la précision de la gestion en souffriront.

Les employés doivent être formés à tous les aspects du système d'inventaire, tels que ce qui doit être fait à chaque étape, qui doit le faire et comment cela doit être documenté.

Effectuer des comptages périodiques

La fréquence à laquelle l'inventaire est effectué aura une influence significative sur l'exactitude du système d'inventaire. Certains types d'opérations nécessiteront des intervalles d'inventaire plus fréquents que d'autres.

Il est important de se concentrer d'abord sur les éléments les plus critiques. Par exemple, vous pouvez définir des articles hautement prioritaires comme ceux qui représentent 80% des ventes. Ensuite, des catégories de priorité moyenne et faible peuvent être créées pour les articles avec moins de ventes. Cela évitera de perdre du temps à compter les articles avec de faibles ventes.

-Concilier les inventaires

Ajuster les données

L'inventaire doit être ajusté en raison du vol, de l'obsolescence, de la détérioration ou des dommages. La réduction des stocks expliquera la différence entre le comptage de l'inventaire physique et l'inventaire inscrit sur les livres.

Fonctions séparées

La gestion des stocks nécessite à la fois une gestion physique des stocks, comme le comptage et le déplacement des stocks, ainsi que des tâches administratives, telles que le classement de la documentation et de la comptabilité correspondantes.

Ces deux fonctions doivent être gérées par des services différents, réduisant ainsi le risque de vol.

-Améliorer la gestion des stocks

Optimiser les niveaux d'inventaire

Les niveaux des stocks doivent être maintenus au bon niveau pour maximiser les profits et réduire les pertes.

Garder trop de stocks augmente le risque d'obsolescence, de dommages et de détérioration, tandis que ne pas en conserver suffisamment signifie perdre des opportunités de vente.

Déployer le logiciel

Bien que l'utilisation d'une feuille de calcul puisse fonctionner pour une petite entreprise, les grandes entreprises auront besoin d'un logiciel de gestion des stocks.

Le système peut être intégré à d'autres logiciels d'entreprise pour créer un système intégré et automatiser les opérations.

Méthodes et outils de contrôle des stocks

Contrôle d'inventaire ABC

Il n'est pas souhaitable d'avoir le même degré de contrôle sur tous les articles en stock, car chacun varie en fonction de sa valeur de consommation annuelle.

Par conséquent, cette méthode de contrôle des stocks est utilisée pour déterminer l'importance de chaque article du stock en fonction de sa valeur de consommation annuelle. Ils sont classés comme A, B et C.

Les articles de grande valeur sont classés comme «A». Ils représentent généralement 15% -25% des articles en stock, représentant 75% -80% de la valeur de consommation annuelle. Un contrôle strict doit être maintenu sur ces éléments.

La catégorie «B» est composée d'articles qui ont une valeur de consommation inférieure. Il est composé de 20% à 30% des articles en stock, représentant 10% à 15% de la valeur de consommation annuelle. Un contrôle raisonnable doit être maintenu sur ces éléments.

Les articles moins importants en inventaire sont classés comme «C». Il est composé de 45% à 65% des articles en stock, ce qui représente 5% à 15% de la valeur de consommation annuelle. En raison de la faible valeur de ces articles, peu de contrôle est maintenu sur eux.

Méthode à trois plateaux

Il est basé sur le concept du système Kanban, utilisé par les fabricants japonais, qui régule l'approvisionnement des articles en utilisant une carte affichant un cahier des charges.

Les centres de travail affichent cette carte lorsqu'ils souhaitent extraire le stock des plateaux de fournitures.

Les trois plateaux, un dans l'usine, un dans l'entrepôt et le troisième dans l'installation du fournisseur, sont bien équipés d'une carte Kanban pour suivre le mouvement des stocks.

Après avoir utilisé l'inventaire du plateau placé sur le sol de l'usine, il est réapprovisionné à partir du plateau de stockage. Ensuite, le plateau d'entrepôt est envoyé au fournisseur pour être rempli à partir du stock réservé. Immédiatement, le fournisseur fabriquera plus de stocks pour remplir son bac vide.

Juste à temps

C'est une méthode où les matériaux sont acquis quelques heures avant d'être utilisés. Il est adopté par les entreprises pour réduire la charge d'inventaire inutile, au cas où la demande serait inférieure à l'inventaire prévu.

L'objectif de cette méthode est d'augmenter la rotation des stocks et de réduire les coûts de maintenance du stockage.

Par conséquent, cela élimine le besoin de transporter de gros stocks. Pour profiter des avantages de cette méthode, il doit y avoir une synchronisation appropriée entre la livraison des matériaux et le cycle de fabrication.

Système informatisé

Cet outil intègre dans un seul système toutes les fonctions impliquées dans la gestion des stocks. Un logiciel de ce type permet à une entreprise de contrôler les niveaux de stock en mettant automatiquement à jour les inventaires, en enregistrant les retraits et en examinant les soldes.

Vos avantages peuvent être maximisés lorsque vous intégrez votre système de contrôle des stocks à d'autres systèmes, tels que la comptabilité et les ventes, qui vous aident à mieux contrôler les niveaux de stock.

Quantité de commande fixe

Dans cette méthode, les niveaux d'inventaire maximum et minimum sont fixés. La quantité d'inventaire maximale fixe peut être automatiquement réapprovisionnée lorsque le niveau de stock atteint le niveau de stock minimum ou le point de commande établi.

L'entreprise doit établir la capacité de stock maximale et minimale, en fonction de l'espace de stockage et de l'évolution des ventes.

Cette méthode permet de réduire les erreurs de réapprovisionnement et de gérer efficacement la capacité de stockage.

Exemples

ERP NetSuite

Ce système est conçu pour avoir un contrôle des stocks, quel que soit le volume ou l'emplacement. Il vous permet de répondre aux attentes du service client ou de fournir des bons de travail à l'entrepôt.

Grâce à ses outils et fonctionnalités intégrés, l'inventaire peut être suivi sur plusieurs sites, ainsi que les commandes et les stocks de sécurité surveillés.

Conçue pour les moyennes et grandes entreprises, la solution garantit que vous disposez d'un grand volume d'inventaire pour répondre à tout moment aux demandes de commande.

Inventaire Zoho

Ce que vous apprécierez immédiatement à propos de ce système de gestion des stocks, c'est qu'il fait partie de la suite d'applications de productivité d'entreprise de Zoho, l'une des marques de logiciels d'entreprise les plus utilisées.

Le grand avantage de Zoho Inventory par rapport aux autres systèmes est sa compatibilité avec d'autres applications de productivité Zoho, ce qui permet une migration stable des données entre les produits Zoho.

Cela signifie que vous pouvez gérer les stocks, les ventes, les ressources humaines et gérer les relations clients à l'aide d'une seule plateforme.

QuickBooks

Bien que QuickBooks soit reconnu par beaucoup comme un excellent logiciel de comptabilité, son outil de gestion des stocks est capable de suivre les meilleurs outils de gestion des stocks sur le marché.

Étant donné que les entreprises vendent des articles ou des services, il est logique qu'une solution logicielle de comptabilité puisse gérer tous ces éléments.

Premièrement, QuickBooks s'occupe de mettre à jour les quantités d'inventaire achetées ou vendues. Un aperçu rapide de cette fonctionnalité devrait vous permettre de savoir facilement ce qui se vend, puis de savoir ce qui doit être réorganisé.

Pendant que vous vous occupez d'autres tâches, QuickBooks travaille en arrière-plan pour apporter des valeurs d'inventaire au bilan.

Références

1. Nicole Pontius (2019). 4 types de systèmes de contrôle des stocks: perpétuel vs. Contrôle périodique des stocks et systèmes de gestion des stocks qui les prennent en charge. Camcode. Tiré de: camcode.com.
2. Jargons des affaires (2019). Système de contrôle des stocks. Tiré de: businessjargons.com.
3. Michael R. Lewis (2019). Comment développer un système d'inventaire. Wiki Comment. Tiré de: wikihow.com.
4. Anam Ahmed (2018). Que sont les systèmes d'inventaire? Bizfluent. Tiré de: bizfluent.com.
5. TradeGecko (2019). Qu'est-ce que la gestion des stocks? Tiré de: tradegecko.com.
6. Adam Hayes (2019). Gestion de l'inventaire. Investopedia. Tiré de: investopedia.com.
7. Référence pour les entreprises (2019). Systèmes de contrôle des stocks. Tiré de: referenceforbusiness.com.
8. Finances en ligne (2019). 10 meilleurs systèmes de gestion des stocks pour 2019. Tiré de: financesonline.com.