SYSTÈME D'INVENTAIRE PERMANENT: CARACTÉRISTIQUES ET EXEMPLE - DUDAS - 2025

Le système d'inventaire permanent est une méthode de comptabilisation des stocks, qui enregistre immédiatement la vente ou l'achat de stocks grâce à l'utilisation de systèmes informatisés de point de vente ou de saisie de commandes et de logiciels de gestion des actifs d'entreprise.

L'inventaire permanent offre une vue très détaillée des variations de stock, avec un rapport immédiat de la quantité de stock dans l'entrepôt, reflétant ainsi avec précision le niveau des articles disponibles.

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Ce système d'inventaire est supérieur à l'ancien système d'inventaire périodique, car il permet un suivi immédiat des ventes et des niveaux d'inventaire des articles individuels, ce qui permet d'éviter les ruptures de stock.

Un inventaire perpétuel n'a pas besoin d'être ajusté manuellement par les comptables de l'entreprise, sauf dans la mesure où l'inventaire physique n'est pas conforme en raison d'une perte, d'une casse ou d'un vol.

L'inventaire permanent est la méthode préférée pour suivre l'inventaire, car s'il est correctement géré, il peut produire des résultats raisonnablement précis sur une base continue.

caractéristiques

L'inventaire permanent décrit les systèmes d'inventaire où les informations sur la quantité et la disponibilité des stocks sont continuellement mises à jour en fonction de l'entreprise.

Ceci est réalisé en connectant le système d'inventaire à un système d'entrée de commande, tel que des scanners de codes-barres sans fil, et dans les magasins, au système de terminal de point de vente. Par conséquent, l'inventaire des livres serait exactement le même ou presque égal à l'inventaire réel.

Il est moins efficace lorsque des modifications sont affichées sur les fiches d'inventaire, car il existe une possibilité importante que les entrées ne soient pas effectuées, ou soient effectuées de manière incorrecte ou ne soient pas effectuées en temps opportun.

Dans le cadre du système d'inventaire permanent, une entreprise met continuellement à jour ses registres d'inventaire pour tenir compte des ajouts et des soustractions d'inventaire pour des activités telles que:

- Articles d'inventaire reçus.

- Produits en stock vendus.

- Articles déplacés d'un endroit à un autre.

- Matériaux à utiliser dans le processus de production.

- Articles jetés.

La formule du système d'inventaire perpétuel est très simple: Inventaire de début (généralement tiré d'un comptage physique) + Reçus - Expéditions = Inventaire de fin.

Différences d'inventaire

Un système d'inventaire permanent a l'avantage de fournir des informations à jour sur le solde des stocks et d'exiger un niveau réduit de comptage physique des stocks.

Cependant, les niveaux de stock calculés par ce système peuvent différer progressivement des niveaux de stock réels.

Cela est dû à des transactions non enregistrées ou à des vols, de sorte que les soldes comptables doivent être comparés périodiquement aux montants réels disponibles, en utilisant le comptage cyclique et en ajustant le solde comptable si nécessaire.

Coût de la marchandise vendue

Dans le cadre du système permanent, il y a des mises à jour continues du coût du compte de marchandise vendue à chaque vente. Cela signifie qu'il est facile d'obtenir un coût précis de la marchandise vendue avant la fin de la période comptable.

achats

Les achats de stock sont imputés soit au compte d'inventaire des matières premières, soit au compte de marchandises, selon la nature de l'achat, tandis qu'une écriture d'enregistrement individuelle est également gérée pour chaque article en stock.

Suivi des transactions

Les enquêtes sont beaucoup plus faciles à suivre dans un système d'inventaire permanent. Dans ce système, toutes les transactions sont disponibles en détail au niveau individuel.

Les rapports d'inventaire sont accessibles en ligne à tout moment. Cela facilite la gestion des niveaux de stocks et des liquidités nécessaires pour acheter des stocks supplémentaires.

Étant donné que le système d'inventaire périodique n'est mis à jour qu'occasionnellement, les gestionnaires ne disposent jamais d'informations financières à jour et exactes sur lesquelles fonder leurs décisions d'achat ou de fabrication.

Avantages et inconvénients

avantage

Le principal avantage est de fournir aux dirigeants des statistiques pertinentes sur le statut de l'entreprise, en temps opportun.

Le montant du coût de la marchandise vendue et le solde du compte d'inventaire sont disponibles à tout moment. Ces informations sont très importantes pour améliorer la politique d'achat et préparer les états financiers à court terme.

Bien que des erreurs d'inventaire puissent survenir à la suite d'une perte, d'une casse, d'un vol, d'un mauvais suivi des stocks ou d'erreurs d'analyse, l'utilisation de ce système présente de nombreux avantages:

- Maintenir un meilleur contrôle sur les stocks physiques en comparant le solde réel avec les registres comptables.

- Détectez sans délai tout problème avant qu'il ne devienne gigantesque, comme le vol, les dommages ou les fuites d'inventaire.

- Évitez les ruptures de stock. Un manque de stock signifie qu'un produit est en rupture de stock.

- Fournir à la direction une compréhension plus précise des préférences des clients.

- Permettre à la direction de centraliser le système de gestion des stocks pour plusieurs emplacements.

- Fournir une plus grande précision, car chaque article d'inventaire est enregistré séparément dans le grand livre général.

- Réduisez le nombre d'inventaire physique, sans avoir à interrompre les activités commerciales courantes pendant le comptage physique.

Désavantages

- Dans le cas de la comptabilité manuelle, l'utilisation du système d'inventaire permanent prend du temps. Cela pourrait également entraîner de nombreuses erreurs à chaque période comptable. Ce problème ne peut être résolu qu'en appliquant un système comptable informatisé.

- L'utilisation d'ordinateurs et de logiciels de comptabilité peut être assez coûteuse pour les petites entreprises.

- Tenir des comptes d'inventaire sous un système permanent est coûteux et prend du temps.

- Les systèmes d'inventaire permanents peuvent être vulnérables aux erreurs dues à des surestimations ou des sous-estimations. Ceux-ci peuvent survenir à la suite de vols, de bris, d'erreurs de scan ou de mouvements de stock non suivis, entraînant des erreurs de réapprovisionnement.

Exemple

Un service moderne d'expédition et de réception de marchandises est un exemple de système d'inventaire permanent. Chaque boîte reçue est scannée dans le système comptable et est donc automatiquement ajoutée au solde d'inventaire.

Les produits expédiés aux clients sont marqués d'un code-barres et scannés lorsqu'ils quittent le quai d'expédition. Cela les sort automatiquement du système comptable et entraîne une diminution des stocks.

Comme on peut le voir, ce système moderne est mis à jour en temps réel. Il n'est pas nécessaire de traiter les transactions par lots comme dans un système d'inventaire périodique. Par conséquent, tous les rapports seront toujours à jour pour examen par le personnel de direction.

Références

1. Steven Bragg (2018). Système d'inventaire perpétuel. Outils de comptabilité. Tiré de: accountingtools.com.
2. Steven Bragg (2019). La différence entre les systèmes d'inventaire périodique et perpétuel. Outils de comptabilité. Tiré de: accountingtools.com.
3. James Chen (2018). Inventaire perpétuel. Tiré de: investopedia.com.
4. Wikipédia, l'encyclopédie gratuite (2019). Inventaire perpétuel. Tiré de: en.wikipedia.org.
5. Mon cours de comptabilité (2019). Qu'est-ce qu'un système d'inventaire perpétuel? Tiré de: myaccountingcourse.com.