SECRÉTAIRE DE DIRECTION: PROFIL, COMPÉTENCES ET FONCTIONS NÉCESSAIRES - DUDAS - 2025

Le secrétaire exécutif est un travail ou une profession qui sert à fournir un soutien maximal aux employés de haut rang d'une entreprise ou d'une organisation. Il sera celui qui organisera et maintiendra le calendrier des cadres et les aidera à effectuer une grande variété de tâches administratives.

L'objectif est de contribuer à l'efficacité globale de l'entreprise en s'assurant que toutes les tâches administratives qui vous sont confiées seront exécutées de manière opportune et efficace. Un secrétaire est la personne qui fournit un soutien administratif. Ils peuvent effectuer des tâches telles que rédiger et classer, répondre au téléphone et transmettre des messages.

Source: pixabay.com

D'autre part, le secrétaire exécutif, ou assistant administratif, effectue également certaines de ces activités, en plus de coordonner le bureau, de rechercher des produits, d'interagir avec les fournisseurs, de commander des produits et de créer une base de données..

Les secrétaires exécutifs reçoivent généralement des salaires plus élevés que les secrétaires car ils remplissent des fonctions de haut niveau et accélèrent la productivité du bureau.

Profil requis

- Baccalauréat en administration des affaires ou dans des domaines connexes.

- Expérience avérée en tant que secrétaire de direction ou dans un rôle administratif similaire.

- Doit être compétent dans la gestion de Microsoft-Office de manière complète et dans les logiciels de back-office, par exemple les systèmes ERP.

- Connaissance approfondie de l'administration de bureau et des procédures comptables de base, ainsi que du vocabulaire technique pertinent utilisé dans l'industrie.

- Connaissance des méthodes de recherche de base et des techniques de reporting.

- Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps.

- Excellentes capacités de communication et de négociation.

- Intégrité et confidentialité.

Les secrétaires exécutifs doivent être des professionnels rapides avec de grandes compétences en gestion du temps et une capacité multitâche. C'est avec leur diligence et leur compétence dans leur travail que les cadres peuvent se concentrer sur leurs responsabilités managériales sans se soucier des autres tâches.

De nombreux gestionnaires comptent beaucoup sur leur secrétaire exécutif pour coordonner les tâches quotidiennes et les maintenir dans les délais. Le tact et l'affirmation de soi sont nécessaires en tant que gérants du temps du gestionnaire.

Compétences nécessaires

Les secrétaires exécutifs doivent maîtriser les compétences de base telles que l'écriture, la grammaire, l'orthographe et la ponctuation, et avoir de l'expérience dans l'utilisation du matériel de bureau et des applications logicielles courantes telles que le traitement de texte, les feuilles de calcul et les graphiques.

De même, ils doivent avoir d'excellentes compétences en gestion du temps et la capacité de gérer efficacement diverses responsabilités.

D'autre part, un secrétaire exécutif a également besoin d'autres qualités, telles que le bon jugement, la diplomatie, la discrétion et la capacité de résoudre les problèmes de manière indépendante.

Ils ont besoin de solides compétences en communication pour interagir avec le public, rédiger des rapports et examiner des publications.

Écoutez activement

Vous devez être capable de prêter toute l'attention à ce que les autres disent, prendre le temps de comprendre les points soulevés, poser des questions le cas échéant et ne pas interrompre à des moments inappropriés.

Compréhension écrite

Compréhension complète des phrases et paragraphes écrits dans les documents liés au travail.

Gestion du temps

Sachez gérer efficacement à la fois votre propre temps et celui des autres.

Savoir parler

Parlez clairement avec d'autres personnes afin de transmettre efficacement les informations.

L'écriture

Avoir une communication écrite efficace, en fonction des besoins du public.

La pensée critique

Utilisation de la logique et du raisonnement pour être en mesure d'identifier les forces et les faiblesses des solutions, des conclusions ou des approches alternatives aux problèmes qui surviennent.

Apprentissage proactif

Comprendre les implications des nouvelles informations pour la résolution des problèmes actuels et futurs et la prise de décision.

Coordination

Ajustement des actions par rapport aux actions des autres.

La revue

Examen et évaluation de la performance de lui-même, d'autres personnes ou organisations, afin d'apporter des améliorations ou de prendre des mesures correctives.

Caractéristiques

Un secrétaire exécutif peut être responsable de la petite caisse et de la comptabilité, mais peut également gérer un budget. Vous pouvez publier des articles sur un site Web, mais vous pouvez également concevoir et gérer le site Web.

Vous pouvez saisir des données dans une feuille de calcul que vous avez conçue et utilisée pour vos fonctions de reporting.

Un secrétaire exécutif peut superviser le personnel administratif. Rend souvent directement compte au PDG et peut approuver un ou plusieurs cadres supérieurs.

Responsabilités

Attention aux cadres

- Tenir à jour l'agenda des cadres et aider à la planification des nominations, des réunions du conseil d'administration, des conférences, etc.

- Assister aux réunions pour préparer les procès-verbaux et les comptes rendus, puis les compiler, les transcrire et les distribuer.

- Faire tous les arrangements de voyage pour les cadres: achat de billets, réservation d'hôtel, livraison des frais de voyage, gestion et révision de la documentation pertinente, etc.

- Mener les enquêtes mandatées, collecter des données et préparer des documents ou rapports pour examen et présentation par les dirigeants, comités et conseils d'administration, selon leur attribution.

- Manipulez les documents confidentiels en vous assurant qu'ils restent protégés et en sécurité

Interaction interne et externe

- Recevez et filtrez les appels téléphoniques, en les redirigeant vers la personne appropriée lorsque cela vous convient.

- Gérer, hiérarchiser et diffuser toute correspondance entrante ou sortante (e-mails, lettres, fax, colis, etc.), lire et analyser les mémos, présentations et rapports entrants pour déterminer leur importance et planifier leur diffusion.

- Préparer des réponses à la correspondance contenant des demandes de renseignements de routine.

- Surveiller l'utilisation des fournitures de bureau et négocier les conditions avec les fournisseurs pour s'assurer que les commandes sont plus rentables.

- Rencontrer des personnes, des groupes d'intérêts spéciaux et autres, au nom des dirigeants, des comités et des conseils d'administration.

- Accueillez les visiteurs et déterminez s'ils doivent avoir accès à des personnes spécifiques.

Soutien administratif

- Conservez les dossiers électroniques et papier dans vos dossiers, en veillant à ce que les informations soient organisées et facilement accessibles pour une récupération rapide.

- Préparer les factures, rapports, lettres, états financiers et autres documents, en utilisant des logiciels de traitement de texte, des feuilles de calcul, des bases de données et / ou des présentations, en fournissant également l'assistance correspondante en comptabilité.

- Effectuer des tâches de bureau générales, telles que la maintenance des systèmes d'administration et l'exécution des tâches comptables de base.

- Coordonner et diriger les services de bureau, tels que les dossiers et la budgétisation, pour aider les cadres.

- Établir et superviser les politiques et procédures administratives, tant pour les employés de bureau que pour l'organisation.

- Examiner les pratiques et procédures opérationnelles pour déterminer si des améliorations peuvent être apportées dans des domaines tels que le flux de travail, les procédures de rapport ou les dépenses.

- Superviser et former d'autres personnels administratifs.

Références

1. Réalisable (2018). Description du poste de secrétaire exécutif. Tiré de: resources.workable.com.
2. Beth Greenwood (2018). La différence entre un secrétaire et un secrétaire exécutif. Travail - Chron. Tiré de: work.chron.com.
3. Planificateur de carrière (2018). Secrétaire exécutif et assistant administratif. Tiré de: job-descriptions.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018). Description du poste de secrétaire exécutif. Tiré de: hrvillage.com.
5. BSR (2018). Responsabilités du secrétaire exécutif. Tiré de: bestsampleresume.com