DEMANDE D'ACHAT: TYPES, MODE DE FABRICATION ET EXEMPLES - DUDAS - 2025

Le formulaire de demande d'achat est le document généré par un service utilisateur ou par le personnel de l'entrepôt pour informer le service des achats des articles à commander, de la quantité et du délai de livraison. L'achat auprès d'une entreprise commence par la collecte des exigences.

Après leur compilation, le service des achats doit en être informé. La demande d'achat est le document qui contiendra la liste de ces exigences. Pour éviter la fraude, les chefs de service ne sont généralement pas autorisés à commander directement auprès des fournisseurs ou à acheter au nom de l'entreprise.

Au lieu de cela, c'est un service différent appelé le service des achats qui passe réellement les commandes auprès de fournisseurs externes. Les responsables des différents départements utilisent les formulaires de demande d'achat pour informer ce département des matériaux à acheter.

Les demandes d'achat et les bons de commande sont des documents clés dans le processus d'acquisition des articles dont l'entreprise a besoin pour son fonctionnement, normalisant le processus de commande en interne et en externe.

Les types

Les points clés de la demande d'achat sont les suivants:

- Il s'agit d'une demande faite au service des achats d'acquérir une certaine liste de matériaux.

- Vous avez besoin de l'approbation de l'organisation d'achats.

- C'est un document interne; c'est-à-dire qu'il reste au sein de l'organisation.

Vous pouvez créer une demande d'achat pour les types d'approvisionnement suivants:

la norme

Pour obtenir des fournitures et des matériaux auprès des fournisseurs, à la fois pour les processus de production et les consommables de bureau et autres actifs.

Externalisation

Fournir de la matière première à un fournisseur, et ainsi obtenir un produit fini.

Consignation

Obtenir du matériel qui est conservé dans les installations de l'entreprise et le fournisseur est payé pour cela.

Transfert

Pour obtenir du matériel d'un autre département ou d'un autre secteur appartenant à la même organisation.

Service externe

Pour obtenir les services d'un fournisseur tiers, comme la maintenance de l'usine.

Comme élaboré?

Les composants de base qui composent une demande d'achat sont:

- Numéro de la demande, qui permet l'identification du document. Il doit être pré-imprimé.

- Département demandeur.

- Date de la demande et date de livraison demandée.

- Nom de la personne qui prépare la réquisition et signature de la personne qui exécute l'autorisation correspondante.

- Les éléments demandés doivent être décrits en détail, pour éviter des données inexactes. Le montant doit être exact; il est très important de placer l'unité requise (kilos, litres, unités, etc.).

- Signature du responsable du service achats qui approuve ou n'approuve pas l'achat.

- Si des devis ont déjà été demandés aux fournisseurs, ils doivent être joints à la demande.

Processus de demande d'achat

Le processus de demande d'achat est utilisé par les organisations pour passer et suivre les commandes de fournitures. Ceux-ci peuvent être n'importe quoi, des matières premières aux meubles de bureau et plus encore.

Lorsqu'un chef de service considère que les matériaux sont épuisés, il remplit le formulaire de demande d'achat, qui comprend les champs répertoriés ci-dessus.

Une demande d'achat est le formulaire qu'un service de l'entreprise envoie au service des achats, répertoriant les articles qu'il souhaite commander auprès d'un fournisseur externe.

Ce processus permet aux utilisateurs de passer une commande, de recevoir l'approbation du superviseur et, surtout, d'autoriser des fournisseurs tiers à soumettre des devis.

Lorsque le responsable des achats reçoit la demande d'achat dans ce processus, il peut consulter toutes les informations soumises par l'utilisateur source. Le gestionnaire choisit simplement si la demande est approuvée ou non.

Si elle n'est pas approuvée, il y a une case pour indiquer le motif de la décision et le service demandeur sera informé de cette décision. Cependant, si le gestionnaire donne son accord, la prochaine étape sera de demander un devis aux fournisseurs.

Importance

Démarrez le processus d'achat

De temps en temps, les services d'une entreprise auront besoin de matériaux; la demande d'achat lance le processus d'achat. Le service des achats agira en fonction de la force du document.

S'il y a des problèmes, le document servira de preuve qu'un ministère a commandé les fournitures avec une certaine communication.

C'est un outil de contrôle

Lorsqu'il n'y a pas de contrôles appropriés, le personnel peut être impliqué dans la fraude, car il peut demander du matériel pour son usage personnel.

Avec une demande d'achat, des mesures sont en place pour s'assurer qu'aucune fraude n'est pratiquée. La demande doit passer par plusieurs mains pour garantir son exactitude et sa nécessité.

Protégez l'entreprise

Avec les ordres de réquisition en place, les risques de fraude sont évités. Les actifs de l'entreprise sont également protégés.

Centralisation du processus d'achat

Lorsqu'une organisation exige que toutes les demandes soient exécutées de manière centralisée via le service des achats, il est facile de gérer l'ensemble du processus.

Les acheteurs en bénéficient également, car ils peuvent désormais regrouper les achats et tirer parti du pouvoir d'achat de l'organisation pour négocier de meilleures conditions.

Exemples

Exemple 1

N ° de demande: 00455

Date: 15 mai 2018

Nom du candidat: Annaliese Corvo

Poste: superviseur de la formation

Département: Formation du personnel

Raison de la demande: Les articles suivants doivent être utilisés dans le cadre de la formation «Assurance qualité», qui se déroulera dans la semaine du 16 au 20 juillet 2018.

- 01 cas de marqueurs de tableau de conférence.

- 12 crayons.

- 01 paperboard avec 20 feuilles blanches: 1 mètre de large x 1,5 mètre de long.

- 12 cahiers à une seule ligne de taille normale.

- 06 marqueurs de couleur pour tableau blanc.

- 12 gommes à effacer.

- 12 stylos à encre bleue.

2 devis reçus de fournisseurs de papeterie sont joints.

Autorisé par: Alberto Moreno

Poste: Responsable des ressources humaines

Gestion des ressources humaines

Exemple 2

Le service de production de Confecciones Tely, SA doit commander différents matériaux et remplir le formulaire de demande d'achat. Ce formulaire informe le service des achats que ces fournitures sont nécessaires.

Le service des achats peut approuver ou refuser la demande reçue. Si elle est approuvée, une commande d'achat sera créée.

Le bon de commande est envoyé au vendeur pour acheter les produits. Le fournisseur fabrique et livre les produits avec une facture.

Le service réception reçoit les produits et remet le rapport de réception au service comptable.

Si tous les documents sont conformes, le domaine comptable délivre l'approbation de la facture au caissier, indiquant que le paiement peut être effectué au fournisseur.

Références

1. Dictionnaire des affaires (2018). Demande d'achat. Tiré de: businessdictionary.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Qu'est-ce qu'une demande d'achat? Tiré de: myaccountingcourse.com.
3. Temps de la forêt. La différence entre une demande et un bon de commande. Petite entreprise - Chron. smallbusiness.chron.com.
4. Dani Hao (2018). Qu'est-ce qu'une demande d'achat et pourquoi elle est importante pour votre entreprise. Procurifier. Tiré de: blog.procurify.com.
5. Tutoriels Point (2018). SAP MM - Demande d'achat. Tiré de: tutorialspoint.com.