RÉINGÉNIERIE DES PROCESSUS: TYPES, MODÈLES, PHASES ET EXEMPLES - DUDAS - 2025

La réingénierie des processus est une stratégie de gestion d'entreprise qui se concentre sur l'analyse des flux de travail et des processus d'affaires d'une organisation afin d'obtenir des améliorations substantielles en termes de performances, de productivité et de qualité.

Il s'agit de repenser et de repenser la façon dont le travail est effectué, afin de mieux soutenir la mission d'une organisation et de réduire les coûts. Le processus métier fait référence à l'ensemble des tâches ou activités interconnectées effectuées pour atteindre un résultat spécifique.

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Cela commence par une évaluation de haut niveau de la mission, des objectifs stratégiques et des besoins des clients de l'organisation. Des questions fondamentales sont posées, telles que la mission doit-elle être redéfinie? Les objectifs stratégiques sont-ils alignés sur la mission? Qui sont les clients?

Une entreprise peut constater qu'elle fonctionne selon des hypothèses discutables, notamment en ce qui concerne les besoins et les désirs de ses clients. Ce n'est qu'après que l'organisation a reconsidéré ce qu'elle devrait faire qu'elle décide de la meilleure façon de le faire.

Focus sur les processus

Dans le cadre de l'évaluation de base de la mission et des objectifs, la réingénierie se concentre sur les processus, les étapes et les procédures de l'organisation qui régissent la manière dont les ressources sont utilisées pour créer des produits et services répondant aux besoins des clients. ou des marchés particuliers.

La réingénierie identifie, analyse et redéfinit les processus métier de base d'une organisation dans le but d'améliorer considérablement les mesures de performances critiques telles que le coût, la qualité, le service et la vitesse.

La technologie de l'information est considérée comme un catalyseur pour créer de nouvelles formes d'organisation et de collaboration, plutôt que de soutenir les fonctions commerciales existantes.

La réingénierie des processus tire son existence de différentes disciplines, et quatre domaines principaux peuvent être identifiés, qui sont susceptibles de changer: l'organisation, la technologie, la stratégie et les personnes. Une vue de processus est utilisée comme cadre commun pour prendre en compte ces domaines.

Les types

Il existe trois types différents de réingénierie de processus que toute entreprise peut démarrer:

Réingénierie pour améliorer les coûts

Ce type de réingénierie peut conduire une entreprise à des réductions extraordinaires des coûts des processus non critiques, soit en modifiant radicalement ces processus, soit même en les éliminant complètement.

Cela va bien au-delà de ce qui peut être réalisé avec les efforts habituels de réduction des coûts.

Reengineering pour être plus compétitif

Avec l'effort de ce type de réingénierie, il cherche à se plonger dans les principaux processus produits dans l'entreprise.

L'objectif est de devenir le meilleur de sa catégorie, à un niveau de classe mondiale, tout en atteignant l'équivalence concurrentielle avec des entreprises qui, dans le passé, ont établi les règles et établi les normes de l'industrie.

Reengineering pour un point d'innovation radical

Ce type de réingénierie cherche à localiser et à réaliser des points d'innovation radicaux, à modifier les règles existantes et à établir une nouvelle définition du meilleur de sa catégorie pour toutes les entreprises qui tentent de le devenir.

Des modèles

Modèle ADKAR

Le modèle se concentre sur l'élément de changement chez les personnes, en particulier sur la façon de s'assurer que les employés impliqués soutiennent et croient au changement.

Après cela, le modèle se déplace pour examiner la dimension commerciale, en se concentrant sur l'identification du besoin de changement, les objectifs à atteindre, la façon dont ces objectifs seront atteints et l'échelle de temps dans laquelle il sera réalisé.

Les dimensions commerciales et personnelles doivent être soigneusement prises en compte pour mettre en œuvre une stratégie de changement réussie. Il y a cinq étapes clés pour assurer le soutien des employés.

Conscience

Les employés doivent savoir exactement quel changement est en cours et pourquoi il est nécessaire. Si les employés ne sont pas conscients de ces choses, ils peuvent perdre leur motivation et leur direction au sein de la stratégie.

La direction joue un rôle crucial en veillant à ce que les employés soient pleinement conscients de chaque élément du processus de changement.

Souhait

Le soutien à la stratégie de changement doit venir naturellement des employés. Plutôt que de forcer les employés à changer, les inclure dans la vision et le développement du projet assurera leur soutien au résultat final.

Connaissance

La réingénierie entraînera probablement un changement dans la routine et les compétences des employés, ainsi qu'un changement général dans l'organisation.

Pour cette raison, les collaborateurs doivent être pleinement accompagnés pour acquérir et développer ces compétences.

Compétence

Ces connaissances doivent être développées, mais elles ne peuvent se produire que si les individus possèdent les compétences nécessaires.

Renforcement

Le processus de changement et les récompenses pour les personnes qui changent leurs méthodes devraient être renforcés après le changement. Cela garantit que les employés résistent à la tentation de retomber dans leurs vieilles habitudes.

Modèle de transition des ponts

La principale force du modèle est qu'il se concentre sur la transition et non sur le changement. La différence entre ceux-ci est subtile, mais importante.

Le changement est quelque chose qui arrive aux gens, même s'ils ne sont pas d'accord avec lui. D'un autre côté, la transition est ce qui se passe dans l'esprit des gens à mesure qu'ils traversent le changement.

Le changement peut se produire très rapidement, tandis que la transition se produit généralement plus lentement.

Le modèle met en évidence trois étapes de transition que les gens traversent lorsqu'ils vivent un changement. Ceux-ci sont:

- Résiliation, perte et lâcher prise.

- Zone neutre.

- Nouveau départ.

Bridges dit que les gens traversent chaque étape à leur propre rythme. Par exemple, ceux qui sont à l'aise avec le changement passeront probablement rapidement à la troisième étape, tandis que d'autres resteront dans la première ou la deuxième étape.

Les phases

La réingénierie des processus métier n'est pas une tâche facile. À moins que chaque phase ne soit réussie, les tentatives de modification peuvent échouer.

Identifier et communiquer le besoin de changement

Une enquête doit être menée. Quels processus pourraient ne pas fonctionner? La concurrence est-elle meilleure ou pire que l'entreprise à certains égards?

Une fois toutes les informations disponibles, un plan très complet devrait être élaboré, avec la participation des responsables des différents départements.

La direction devra jouer le rôle de vendeur. Vous devrez transmettre la vision globale du changement et montrer comment il affectera positivement même les employés les moins qualifiés.

Constituer une équipe d'experts

Comme pour tout autre projet, la réingénierie des processus nécessite une équipe de personnes hautement qualifiées et motivées qui exécuteront les étapes nécessaires. Dans la plupart des cas, l'équipe se compose de:

Directeur principal

Lorsqu'il s'agit d'apporter un changement majeur, vous avez besoin de la supervision d'une personne qui peut prendre les décisions et qui contacter directement.

ROUCOULER

Il faudra quelqu'un qui connaît les complications du processus. Là, le responsable des opérations intervient, ayant travaillé avec les processus et pouvant apporter ses vastes connaissances.

Experts en réingénierie

Les bons ingénieurs seront nécessaires. Les processus de réingénierie peuvent nécessiter une expertise dans plusieurs domaines différents, de l'informatique à la fabrication.

Trouver les processus inefficaces et définir des indicateurs clés de performance (KPI)

Les KPI corrects doivent être définis. Les KPI varient généralement en fonction du processus optimisé.

Ensuite, les processus doivent être suivis individuellement. Le moyen le plus simple d'y parvenir est de cartographier vos processus métier.

C'est beaucoup plus facile si vous avez tout écrit étape par étape. C'est là que le responsable opérationnel est utile, car il facilite la définition et l'analyse des processus.

La manière la plus simple de travailler avec les processus consiste à utiliser des organigrammes. Prenez un crayon et du papier et notez les processus étape par étape.

Si vous avez plus de connaissances en technologie, l'utilisation d'un logiciel pour l'analyse des processus peut vous faciliter la tâche.

Reconcevoir les processus et comparer les KPI

À ce stade, il n'y a pas grand chose à ajouter. Ce qu'il faut maintenant faire, c'est continuer à mettre les théories en pratique et voir comment les KPI sont maintenus.

Si les KPI montrent que la nouvelle solution fonctionne mieux, vous pouvez commencer à faire évoluer la solution lentement, en la mettant en action dans de plus en plus de processus métier.

Exemples

Moteurs Ford

Dans les années 80, l'industrie automobile américaine traversait une récession. Cherchant à réduire les coûts, Ford a décidé d'analyser en profondeur les processus commerciaux de certains de ses départements, en essayant de trouver des processus inefficaces.

Ils ont remarqué que plus de 500 personnes travaillaient au service de la comptabilité. A titre de comparaison, environ 100 personnes travaillaient dans le même département chez son concurrent Mazda.

Malgré le fait que Ford était une entreprise plus grande, elle s'est fixé un objectif mesurable qui était de réduire le nombre d'employés dans ce département à seulement 200 personnes.

Ils ont lancé une initiative de réingénierie des processus pour découvrir pourquoi le ministère comptait autant d'employés. Ils ont analysé le système actuel et ont constaté qu'il fonctionnait comme suit:

- Lorsque le service des achats rédige un bon de commande, il en envoie une copie au service des comptes fournisseurs.

- Ensuite, le service de contrôle des matériaux a reçu la marchandise et a envoyé une copie du document relatif aux comptes fournisseurs.

- Dans le même temps, le fournisseur a envoyé un accusé de réception pour les marchandises livrées aux comptes fournisseurs.

Processus totalement nouveau

Le commis aux comptes fournisseurs devait faire correspondre les trois commandes et, en les faisant correspondre, il a émis le paiement manuellement. Ce processus a nécessité beaucoup de main-d'œuvre dans le département.

Au lieu de faire des changements mineurs, Ford a développé un processus entièrement nouveau. La technologie de l'information a joué un rôle important dans ce nouveau processus.

Ils ont développé une base de données à laquelle une notification était envoyée lorsque le service des achats avait passé une commande.

Lorsque les matériaux ont été livrés, un employé de l'entrepôt les a saisis dans l'ordinateur. De cette façon, il pouvait vérifier immédiatement si les matériaux livrés étaient en ordre, afin qu'ils soient payés automatiquement plus tard.

De cette façon, les commis aux comptes fournisseurs qui cherchaient à faire correspondre les commandes ont été complètement éliminés, réduisant le nombre d'employés de bureau de 75%.

Taco Bell

Taco Bell a reconstruit son activité, en se concentrant davantage sur l'aspect service et en centralisant sa zone de fabrication.

Avec la création du programme K-Minus, la viande, le maïs, les haricots, la laitue, le fromage et les tomates pour leurs restaurants étaient désormais préparés à l'extérieur du restaurant. Dans les restaurants, ces ingrédients préparés n'étaient assemblés que lorsqu'un client en faisait la demande.

Certains des succès de cette nouvelle façon de travailler ont été une motivation accrue des employés, un meilleur contrôle de la qualité, moins d'accidents, de plus grandes économies et plus de temps pour se concentrer sur le service client.

Avantages et inconvénients

-Avantage

Réduisez les coûts et les temps de cycle

La réingénierie des processus réduit les coûts et les temps de cycle en éliminant les activités improductives et les employés qui les exécutent.

La réorganisation de l'équipe réduit le besoin de différents niveaux de gestion, accélère les flux d'informations, élimine les erreurs et les retouches causées par de multiples transferts.

Améliorer la qualité

La réingénierie des processus améliore la qualité en réduisant la fragmentation du travail et en établissant une appropriation claire des processus.

Les travailleurs assument la responsabilité de leur production et peuvent mesurer leurs performances en fonction de commentaires rapides.

Augmentation de la productivité

L'objectif de la réingénierie des processus est de moderniser les processus obsolètes et produit souvent des résultats rapides. Par exemple, l'organisation peut découvrir qu'un certain processus peut être exécuté par deux employés au lieu de quatre.

Orientation au client

En passant de la tâche à l'orientation processus, l'accent est mis sur le client. Cela présente l'avantage que tous les processus non pertinents sont rapidement mis en avant, après quoi ils peuvent être facilement supprimés ou modifiés.

Améliorer la position concurrentielle

En règle générale, les changements apportés par une organisation ne sont visibles que progressivement. Cependant, pour rester compétitif et répondre aux besoins des clients, vous devez agir de manière appropriée.

Avec la réingénierie des processus, des changements radicaux sont mis en œuvre dans un laps de temps relativement court.

-Désavantages

Adaptation du personnel

Certains travailleurs peuvent ne pas s'adapter aux changements et les nouveaux gestionnaires peuvent se sentir dépassés. D'autres travailleurs deviendront obsolètes si leur rôle principal est supprimé dans le cadre de la révision du processus.

Si un employé apprend lundi matin que toute sa description de poste a été modifiée, cela peut paraître angoissant.

C'est pourquoi il est très important que les changements mis en œuvre soient bien communiqués à l'employé.

Nécessite un investissement

La réingénierie des processus nécessite généralement des investissements, en particulier dans la technologie. Les méthodes obsolètes, comme l'exécution manuelle d'une tâche, sont remplacées par des programmes informatiques.

Les programmes améliorent l'efficacité et réduisent les erreurs, mais l'entreprise doit investir dans les logiciels et la formation, une option coûteuse pour les entreprises qui cherchent à réduire leurs dépenses immédiatement.

Références

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