- Qu'est-ce que le remboursement de la petite caisse?
- Rembourser
- Contrôles
- Des documents
- Format de remboursement
- Bon de décaissement
- Exemples
- Références
Le remboursement de la petite caisse est le remboursement qui est effectué sur un fonds fixe affecté à un service de l'entreprise, pour le montant des paiements effectués par ce moyen, selon ce qui est indiqué sur les factures et reçus présentés, afin de compléter le votre montant de départ en espèces à nouveau.
Les entreprises conservent généralement de plus petites sommes d'argent dans leurs installations pour faire face à de petits paiements divers, tels que la nourriture et les fournitures de bureau.
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Il peut y avoir plusieurs emplacements de petite caisse dans une grande entreprise, probablement un par immeuble ou même un par département. Un système comptable distinct est utilisé pour suivre les transactions de la petite caisse.
Ces paiements sont généralement traités par le biais d'un petit système d'avances de fonds, pour lequel un montant «d'argent fluctuant» est attribué. Il s'agit du montant maximum d'argent liquide pouvant être détenu à tout moment.
La méthode préférée pour effectuer un remboursement est par chèque, demandé par le biais d'une demande de chèque dûment autorisée et documentée.
Qu'est-ce que le remboursement de la petite caisse?
Pour créer un fonds de petite caisse, un chèque est créé pour le montant du fonds alloué à la petite caisse en question.
L'entrée initiale du journal de la petite caisse est un débit sur le compte de petite caisse et un crédit sur le compte de caisse ou bancaire.
Le dépositaire débourse alors différents montants de la petite caisse en échange de reçus liés à quelles que soient les dépenses.
À ce stade, il n'y a pas d'écriture de journal. Au lieu de cela, le solde de trésorerie de la petite caisse diminue tandis que le nombre de recettes augmente.
L'argent restant et le total des recettes doivent à tout moment être égaux au montant initial des fonds dans la case inférieure. Cependant, le vol ou les erreurs d'enregistrement peuvent entraîner une variation du montant du financement initial.
Rembourser
Lorsque le solde de caisse de la petite caisse tombe à un niveau suffisamment bas, le gardien de la petite caisse demande au caissier un remboursement en espèces.
Cela acquiert le chiffre d'un total des recettes qui se sont accumulées. Le caissier rédige un nouveau chèque pour la valeur totale des reçus et échange ce chèque contre les reçus.
L'écriture de journal de petite caisse est un débit sur le compte de petite caisse et un crédit sur le compte de caisse ou bancaire.
Le gardien de la petite caisse entre la caisse dans le tiroir de la petite caisse, qui devrait maintenant contenir le montant initial d'argent alloué au fonds.
Le caissier crée une écriture de journal pour enregistrer les entrées de petite caisse. Il s'agit d'un crédit sur le compte de la petite caisse et du débit de plusieurs comptes de dépenses différents, en fonction de ce qui a été acheté avec la trésorerie.
Contrôles
Des contrôles internes rigoureux doivent être mis en place pour les encaissements ou les décaissements afin de prévenir une mauvaise gestion des fonds et de se prémunir contre les pertes.
- La plus petite boîte doit être conservée en lieu sûr. Par exemple, dans une caisse.
- Le caissier doit être responsable du maintien des factures correspondant aux paiements effectués par la petite caisse.
- Des comptes de caisse surprise doivent être effectués de temps à autre pour garantir l'exactitude du solde de caisse indiqué sur la petite caisse enregistreuse.
- Le montant des espèces dans la petite caisse ne doit pas être trop élevé.
Des documents
Chaque entreprise définit les formats à utiliser et la procédure à suivre pour la demande de remboursement, mais essentiellement le processus consiste à regrouper tous les paiements effectués avec le fond de la case inférieure et les supports respectifs.
Il est important que chaque paiement, même minime, soit justifié par la facture respective ou, le cas échéant, le document équivalent, où la société ou la personne à qui le paiement a été effectué peut être clairement identifiée, pour des questions pertinentes telles que le traitement. des impôts et de la comptabilité.
Format de remboursement
Le dépositaire chargé de la gestion de la petite caisse doit remplir un bon appelé «Remboursement de la petite caisse», qui répertorie les dépenses engagées dans une période donnée, afin de recevoir le remboursement de l'argent consommé.
L'employé doit soumettre tous les reçus originaux des dépenses joints à un formulaire de remboursement de petite caisse rempli:
La somme totale de toutes les factures et reçus au format de remboursement et de l'encaisse disponible restante dans la petite caisse doit être égale au montant du fonds d'avance d'origine.
Le format de remboursement totalisé de la petite caisse, avec la somme de tous les paiements individuels, est envoyé au contrôleur pour examen final et autorisation.
Bon de décaissement
Pour rembourser la valeur des dépenses effectuées en fonction des reçus et factures de petite caisse, qui sont listés dans le document «remboursement petite caisse», une preuve de dépense ou de paiement est générée, comme indiqué ci-dessous.
Tous ces documents concernés doivent être joints au registre comptable des pièces justificatives du journal.
Le formulaire de remboursement et les originaux de tous les documents sont envoyés au service des comptes fournisseurs pour traitement.
La preuve de libération est faite au nom du gardien de la petite caisse, afin que le chèque puisse être émis à son nom pour le montant demandé. Le chèque de remboursement peut être encaissé en privé par le gardien.
Exemples
La société ABC décide d'allouer 100 $ en espèces comme fonds de caisse mineur à son service des opérations, afin de pouvoir traiter directement ses dépenses à faible coût.
Par conséquent, le 1er mars, l'argent de 100 $ est livré. L'affectation initiale de la petite caisse sera enregistrée dans la comptabilité comme suit:
Au cours du mois de mars, le service des opérations a effectué les petits paiements suivants via la petite caisse:
- 3 janvier: achat de thé pour 10 $.
- 15 janvier: achat de papeterie pour 50 $.
- 27 janvier: paiement au plombier pour 20 $.
Ces paiements effectués avec la petite caisse seront enregistrés dans la comptabilité comme suit:
La petite caisse doit être remboursée le 31 mars. Comme la dépense totale pour le mois était de 80 $, ce sera donc le montant à rembourser:
Par conséquent, à partir du 1er avril, la case inférieure aura à nouveau les 100 $ qui lui ont été initialement attribués.
Références
- Université Fordham (2019). Fonds d'avances et remboursements de la petite caisse. Tiré de: fordham.edu.
- Université de Stanford (2019). Comment: rembourser un employé avec la petite caisse. Tiré de: web.stanford.edu.
- Comptabilité simplifiée (2019). Comptabilité de la petite caisse. Tiré de: account-simplified.com.
- Steven Bragg (2019). Comptabilité de la petite caisse. Outils de comptabilité. Tiré de: accountingtools.com.
- Gerencie (2017). Remboursement de la petite caisse. Tiré de: gerencie.com.