PRINCIPES DE CONTRÔLE D'UNE ENTREPRISE: PRINCIPES ET EXEMPLES - DUDAS - 2025

Les principes de contrôle d'une entreprise sont les réglementations qui exigent l'existence de procédures et de processus établis dans les systèmes comptables pour aider les gestionnaires à superviser et à réglementer les activités commerciales, garantissant ainsi la protection des actifs de l'entreprise.

L'objectif des principes de contrôle est de s'assurer que le système comptable fonctionne correctement et que les événements commerciaux sont correctement enregistrés. De toute évidence, les gestionnaires ne peuvent pas superviser tous les employés, il y a donc une possibilité d'erreurs ou de fraudes.

Pour identifier et établir des contrôles efficaces, la direction doit continuellement évaluer les risques, surveiller la mise en œuvre du contrôle et modifier les contrôles au besoin.

Disposer d'une fonction commerciale aussi essentielle offre une sécurité raisonnable en réduisant la probabilité d'erreurs et en protégeant les actifs de l'organisation. En raison de son importance, les entreprises doivent tenir compte des principes fondamentaux du contrôle.

Principaux principes de contrôle

Environnement de contrôle

Le style de gestion et les attentes des cadres supérieurs, en particulier leurs politiques de contrôle, déterminent l'environnement de contrôle.

Dans un environnement de contrôle, une supervision supplémentaire est exercée par un comité de direction, qui garantit l'intégrité administrative, les valeurs éthiques, une structure organisationnelle bien définie et des employés compétents et fiables, l'autorité d'attribution et les responsabilités.

Les activités de contrôle

Ce sont des politiques et des procédures spécifiques que la direction utilise pour atteindre ses objectifs. Ceux-ci comprennent les éléments suivants:

Séparation des tâches

Il exige que différentes personnes se voient attribuer la responsabilité d'exécuter différentes tâches dans des activités connexes, en particulier celles impliquant l'autorisation, la garde ou la tenue de registres.

En exigeant que différentes personnes remplissent ces fonctions, un système de contrôle équilibré est créé.

Approbation des transactions et des activités

Cela permet de garantir que toutes les activités de l'entreprise sont conformes aux politiques et directives établies.

Le fait d'obliger certains gestionnaires à approuver certains types de transactions ajoute un engagement supplémentaire aux registres comptables, en démontrant que les transactions ont été analysées et approuvées par l'autorité compétente.

Normalisation des documents

Il comprend la création de factures et autres documents faciles à utiliser et suffisamment informatifs, l'utilisation de documents pré-numérotés et consécutifs et la préparation en temps opportun des documents.

La normalisation facilite l'examen des anciens enregistrements en recherchant la source de toute anomalie dans le système. Le manque de standardisation peut faire en sorte que certains éléments soient négligés ou mal interprétés dans un tel examen.

Contrôles physiques et d'accès sur les actifs et les enregistrements

Il s'agit de commandes électroniques ou mécaniques (coffres-forts, cartes d'identité, clôtures, caisses enregistreuses, caméras vidéo, serrures) ou de commandes informatiques, liées aux privilèges d'accès ou aux procédures de sauvegarde et de récupération établies.

La technologie peut généralement aller là où les gens ne peuvent pas, et vous pouvez être au travail 24 heures par jour sans avoir besoin d'un salaire supplémentaire.

Le contrôle de l'accès à un système comptable par le biais de mots de passe, de verrous et de journaux d'accès électroniques empêche les utilisateurs non autorisés d'accéder au système, ainsi que de fournir un moyen d'auditer l'utilisation du système pour identifier les sources d'erreurs.

Examens indépendants

Les entreprises devraient revoir périodiquement leurs systèmes de contrôle. Cela devrait être fait par quelqu'un qui n'a effectué aucun des travaux à vérifier.

Ces revues permettent de garantir la fiabilité des informations comptables et l'efficacité des opérations.

Attribution des responsabilités

L'entreprise doit clairement établir les responsabilités. L'attribution de responsabilités spécifiques aux personnes permet de s'assurer qu'elles comprennent leur rôle dans le maintien du contrôle.

Si une responsabilité est négligée, un système de surveillance efficace indiquera clairement qui n'effectue pas une tâche assignée.

Exemples

Tous ces contrôles répondent aux objectifs du principe de contrôle. Une fois les contrôles en place, les gestionnaires n'ont pas à surveiller l'activité de chaque employé. Ils peuvent revoir périodiquement les contrôles pour s'assurer qu'ils fonctionnent correctement et se concentrer sur la gestion de l'entreprise.

Séparation des tâches

C'est un bon contrôle pour s'assurer que les fonctions de tenue de registres sont distinctes de la manipulation réelle des espèces.

Pour cette raison, le caissier est en charge de la collecte des espèces auprès des clients, avec la possibilité de les déposer à la banque, et le service comptable est en charge de l'enregistrement de ces encaissements et des rapprochements bancaires.

De cette manière, une seule personne ne peut pas prendre l'argent du client et le détourner, couvrant ensuite une comptabilité frauduleuse.

Si deux personnes exercent ces fonctions, la seule façon dont la fraude peut fonctionner est que chacun soit en complicité avec l'autre. De toute évidence, deux employés complices sont beaucoup moins susceptibles qu'un seul employé de voler.

Approbations

Le fait d'exiger une approbation pour effectuer des paiements de dépenses importants peut empêcher des employés peu scrupuleux d'effectuer de grosses transactions frauduleuses avec les fonds de l'entreprise.

Une liste de prix officielle sert d'approbation au personnel de vente pour vendre à ces prix. De plus, il peut y avoir un contrôle qui permet au directeur des ventes d'autoriser des modifications raisonnables de la liste de prix.

Rotation du personnel et vacances

Un roulement de personnel obligatoire ou une période de vacances est mis en œuvre pour détecter les stratagèmes frauduleux où il est nécessaire d'avoir un système régulier pour le maintenir.

Si le comptable change de responsabilités tous les deux mois, une personne ne sera pas en mesure de gérer un système malveillant de manière cohérente.

Audits physiques

Les audits physiques comprennent le comptage manuel de la trésorerie et de tout autre actif physique enregistré dans le système comptable, comme les stocks.

Le comptage physique peut révéler des écarts cachés dans les soldes des comptes en contournant complètement les enregistrements électroniques. Le comptage des espèces aux points de vente peut se faire quotidiennement voire plusieurs fois par jour.

Les grands projets, comme l'inventaire physique, doivent être réalisés moins fréquemment, peut-être annuellement ou trimestriellement.

Rapprochements comptables périodiques

Ils garantissent que les soldes du système comptable coïncident avec les soldes des comptes d'autres entités, telles que les banques, les fournisseurs et les clients.

Les différences constatées entre ces types de comptes complémentaires peuvent révéler des écarts dans les comptes propres, ou que les erreurs proviennent des autres entités.

Contrôles automatisés

Ce sont probablement les contrôles internes les plus courants car ils protègent non seulement l'entreprise, mais augmentent son efficacité.

Les horloges automatiques en sont un bon exemple. Les employés sont contrôlés par ces horloges à leur arrivée, puis contrôlés à la fin de leur quart de travail.

L'horloge automatique élimine la possibilité que les employés trichent avec leurs heures de travail.

Références

1. MyAccountingCourse (2018). Quels sont les principes du contrôle interne? Tiré de: myaccountingcourse.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Quel est le principe de contrôle? Tiré de: myaccountingcourse.com.
3. Michelle Miley (2017). Quels sont les sept principes du contrôle interne? Bizfluent. Tiré de: bizfluent.com.
4. TTUHSC (2017). Principes de base du contrôle interne. Tiré de: elpaso.ttuhsc.edu.
5. CliffsNotes (2016). Contrôle interne. Tiré de: cliffsnotes.com.
6. Administrateur (2015). 17 Principes de contrôle interne. Avocat éthique. Tiré de: ethiqueadvocate.com.
7. David Ingram (2018). Quelles sont les sept procédures de contrôle interne en comptabilité? Small Business-Chron. Tiré de: smallbusiness.chron.com.