POLITIQUE DE DÉPENSES: CARACTÉRISTIQUES ET EXEMPLE - DUDAS - 2025

Une politique de dépenses est un format qui a pour fonction de servir de preuve physique d'une sortie d'argent d'une entreprise ou d'une entreprise. Il est utilisé en comptabilité dans le but de décrire le mouvement en détail et est généralement accompagné d'autres pièces justificatives pour l'opération.

La comptabilité est une discipline qui vise à contrôler toutes les transactions qui se produisent dans une entreprise ou une entreprise à l'entrée ou à la sortie de l'argent.

Cela signifie que chaque fois qu'une dépense est effectuée, qu'un investissement, des salaires ou d'autres types de dépenses sont payés, ou au contraire des fonds sont reçus pour les paiements des clients et autres revenus, le service administratif de l'entreprise doit quitter ces opérations enregistrées dans votre système comptable.

Tout comme une personne doit payer ce qu'elle achète, une entreprise doit faire de même, bien que de manière légèrement plus complexe, et pour cette raison, elle utilise des systèmes comptables.

Pour chaque type d'opération, il existe un format d'enregistrement spécifique et les politiques de sortie, comme expliqué au début, servent de preuve des paiements effectués.

Lesdits paiements sont émis aux différents fournisseurs de biens et services de l'entreprise. Par exemple, chaque entreprise a besoin de services de base tels que l'électricité, la connexion Internet, l'eau, etc.

Vous devez également acheter des fournitures pour pouvoir faire votre travail: papeterie, fournitures de bureau, véhicules, etc., et dans le cas des entreprises manufacturières, elles doivent acheter les matières premières pour fabriquer leurs produits.

Une entreprise doit effectuer de nombreux paiements pour réaliser son objectif et chacun d'eux doit être enregistré. De plus, chaque paiement ou retrait d'argent doit être autorisé par le (s) service (s) correspondant (s).

Caractéristiques d'une politique de dépenses

Les informations qui devraient être incluses dans une politique de sortie typique sont les suivantes:

• Copie du chèque ou virement électronique avec lequel le paiement est effectué.
• Le concept de paiement, c'est-à-dire quel service, quel intrant, quelle taxe, etc., est annulé.
• Signature d'approbation du paiement par le service en charge.
• Date à laquelle le paiement a été effectué.
• Montant ou montant total du paiement.
• Identification du fournisseur.
• La signature du fournisseur ou de la personne qui a reçu le paiement.

Il est nécessaire de joindre à la politique de décharge d'autres preuves telles que:

• La facture du fournisseur (ou son équivalent en cas de paiements d'impôts, de salaires et autres qui n'ont pas de facture de par leur nature)
• Le bon de commande, qui est un autre format dans lequel la demande est faite au fournisseur pour les fournitures ou les articles requis. Par exemple, si une entreprise a besoin de feuilles de papier, elle émet un bon de commande à son fournisseur de papeterie, demandant un nombre spécifique de rames ou de paquets de feuilles.

En incluant ces documents, il est plus facile de justifier les dépenses et de trouver des informations utiles en cas d'erreur dans la livraison des articles achetés ou de tout autre désagrément ultérieur.

En outre, il est pratique de conserver les documents connexes dans un seul paquet, ce qui constitue un moyen efficace d'organiser les fichiers comptables pour faciliter la référence future ainsi que son contrôle.

Exemple

Voici un exemple de politique de dépenses ou de politique de chèques, comme on l'appelle aussi dans certains cas:

Concepts associés

Les champs situés sous les cases «concept de paiement» et «reçu par» sont renseignés avec les informations correspondantes selon chacune des définitions suivantes:

une.

Ce sont des codes numériques qui identifient le type de mouvement et sa classification. Par exemple, il existe des comptes associés aux ventes, aux coûts de production, aux banques, etc. Les comptes d'actif et de passif sont généralement classés.

deux.

Ce sont des comptes détaillés, c'est-à-dire plus spécifiques et détaillés. Un exemple serait:

Compte: 110 - Banques

Sous-compte 1: 110.1 - Banque X

Sous-compte 2: 110.2 - Banque Y

3.

Il fait référence au nom du compte en tant que tel plutôt qu'à son code. Dans l'exemple ci-dessus, il s'agirait de «banques».

Quatre.

Il s'agit du montant détaillé correspondant à chacun des sous-comptes inclus dans la police. S'il n'y a qu'un seul sous-compte, il n'est pas nécessaire de spécifier cette valeur.

5.

Chaque compte comptable est représenté sous forme écrite par un «T», c'est-à-dire sous la forme d'un tableau à deux colonnes, dans lequel le nom du compte et son montant correspondant sont inscrits dans l'une ou l'autre colonne (droite ou gauche).

La colonne de gauche est identifiée comme «Dette» et la colonne de droite est intitulée «Crédit».

Comme indiqué ci-dessus. Il existe des comptes d'actif et de passif.

Les actifs sont essentiellement les actifs de l'entreprise, tout ce qui peut être considéré comme sa propriété. Les passifs sont les dettes.

Les comptes d'actifs augmentent en valeur des montants inscrits dans la colonne «Dette» et diminuent de «Crédit». Le contraire se produit avec les comptes de passif.

6.

Il est également appelé "Balance". C'est le résultat de la soustraction de la valeur du débit moins le crédit.

En ce qui concerne les cases «Réalisé par», «Révisé par» et Autorisé par », les noms ou signatures des personnes impliquées dans l'émission et l'approbation de la police sont placés. Cela peut varier selon les critères de chaque entreprise.

Les cases «Auxiliaire» et «Journal» indiquent les noms des personnes qui ont transmis les informations aux Livres auxiliaires et Journal, qui sont d'autres types d'enregistrements faisant partie de l'ensemble du système comptable.

Le numéro de police est un moyen d'identifier le document afin qu'il soit lié aux stratégies précédentes, c'est-à-dire qu'il s'agit de numéros consécutifs. Chaque entreprise peut créer sa propre nomenclature concernant cet aspect.

Actuellement, il existe des systèmes comptables informatisés qui facilitent l'enregistrement des opérations effectuées par les entreprises.

Il est important qu'ils respectent les exigences établies par les autorités fiscales de chaque pays.

Références

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8. Quelle est la différence entre une facture et un bon? Récupéré de: accountingtools.com