LES 11 GRANDS PRINCIPES DU CONTRÔLE ADMINISTRATIF - DUDAS - 2025

Les principes du contrôle administratif sont les règles générales à suivre pour analyser si les actions sont menées comme prévu et prendre les mesures correctives nécessaires pour confirmer la planification.

Gérer signifie essayer d'utiliser au mieux les ressources disponibles pour atteindre l'objectif commercial. Par conséquent, l'administration comprend toutes les opérations de l'entreprise.

Les contrôles administratifs sont l'ensemble des procédures nécessaires à l'efficacité administrative et économique. En tant que partie intégrante du système de contrôle interne d'une organisation, son objectif est d'assurer la mise en œuvre complète et en temps opportun des politiques et des plans de la direction.

Certains exemples de contrôles administratifs comprennent les changements de procédure, la formation des employés et l'installation de panneaux d'avertissement.

Les principes de base du contrôle administratif peuvent être regroupés en onze catégories, reflétant son objectif et sa nature, sa structure et son processus. Ces principes de contrôle administratif sont détaillés ci-dessous.

Principes de base du contrôle administratif

Principe d'assurance des objectifs

L'objectif fondamental du contrôle administratif est la réalisation des objectifs. Cela se fait en détectant les failles dans les plans.

Les écarts potentiels ou réels par rapport aux plans doivent être suffisamment détectés pour permettre une action corrective efficace.

Contrôle le principe d'efficacité

Un système de contrôle administratif doit détecter et mettre en évidence les causes des écarts par rapport aux plans avec les coûts minimaux possibles.

Le principe d'efficacité est particulièrement important dans le contrôle, car les techniques ont tendance à être coûteuses et encombrantes.

Un gestionnaire peut être tellement absorbé par le contrôle qu'il peut dépenser plus que nécessaire pour détecter un écart. Les contrôles qui interfèrent gravement avec l'autorité des subordonnés ou avec la motivation de ceux qui exécutent les plans sont inefficaces.

Principe de responsabilité de contrôle

La responsabilité principale de l'exercice du contrôle incombe au gestionnaire en charge de l'exécution des plans. Sa responsabilité ne peut être abrogée ou annulée sans changer la structure de l'organisation.

La responsabilité du contrôle doit être confiée à des personnes spécifiques à chaque étape de l'opération.

Ce principe simple clarifie le rôle rarement compris des contrôleurs et des unités de contrôle.

Ces agences agissent comme un service qui fournit des informations de contrôle. Cependant, ils ne peuvent exercer un contrôle que s'ils reçoivent une autorité de gestion et la responsabilité des choses contrôlées.

Principe de prévention

Le contrôle, comme la planification, doit être tourné vers l'avenir et préventif. Ce principe a souvent été négligé, en grande partie parce que le contrôle s'appuyait davantage sur des données statistiques et comptables que sur des prévisions et des projections.

Bien que les prévisions ne soient pas exactes, elles sont meilleures que les archives historiques. Idéalement, un système de commande devrait fournir une rétroaction instantanée pour corriger les écarts par rapport aux performances souhaitées dès qu'ils se produisent.

Si cela n'est pas possible, le contrôle doit être basé sur des prévisions, afin d'anticiper les écarts dans le temps. Une plus grande attention devrait être accordée à la prévention des carences plutôt qu’à leur correction après qu’elles se produisent.

Par exemple, les prévisions de trésorerie aident à maintenir les entreprises en bonne santé en anticipant et en prévenant les pénuries de trésorerie.

Principe de contrôle direct

La grande majorité des contrôles utilisés aujourd'hui sont basés sur le fait que les humains font des erreurs. Ils sont souvent utilisés comme contrôles indirects pour détecter les erreurs, souvent après coup.

Dans la mesure du possible, des contrôles directs visant à éviter les erreurs devraient être utilisés. L'amélioration de la qualité des gestionnaires peut minimiser le besoin de contrôles indirects. Les managers de grande qualité font très peu d'erreurs et exercent toutes leurs fonctions au mieux.

Principe de réflexion des plans

Le contrôle consiste à s'assurer que les plans sont exécutés efficacement. Par conséquent, les techniques de contrôle doivent refléter la nature et la structure spécifiques des plans.

Plus les plans de l'organisation sont clairs et complets et plus il y a de contrôles conçus pour refléter ces plans, plus les contrôles seront efficaces pour répondre aux besoins.

Par exemple, le contrôle des coûts doit être basé sur des coûts planifiés d'un type défini et spécifique.

Pyramide de Pri ncipio

Les données de rétroaction doivent d'abord être rapportées au bas de la pyramide; c'est-à-dire aux superviseurs et même au personnel opérationnel aux plus bas niveaux.

Cela donnera aux employés la possibilité de contrôler leurs propres situations, ainsi que d'accélérer les actions correctives.

Principe d'aptitude organisationnelle

Un système de contrôle administratif est conforme au domaine de l'autorité administrative et devrait refléter la structure de l'organisation.

Lorsque le système de contrôle administratif est adapté à la structure de l'organisation, il détermine la responsabilité de l'action et facilite la correction de l'écart des plans.

De même, les informations permettant d'évaluer les performances par rapport aux plans doivent être adaptées à la position du gestionnaire qui les utilisera. En d'autres termes, tous les chiffres et rapports utilisés à des fins de contrôle doivent être en termes d'organisation.

Principe d'individualité des contrôles

Les contrôles deviennent efficaces lorsqu'ils sont compatibles avec le poste, la responsabilité opérationnelle, la compétence et les besoins de la personne concernée.

La portée et les informations détaillées requises varient selon le niveau et la fonction de la direction.

De même, différents gestionnaires préfèrent différentes formes et unités de communication d'informations. Par conséquent, les contrôles doivent répondre aux exigences individuelles de chaque gestionnaire.

Principe de contrôle des points critiques

Toutes les opérations ont certains points vulnérables ou critiques. Ce sont ceux qui posent le plus de problèmes et entraînent de grands écarts.

Un gestionnaire, tout en exerçant un contrôle, doit se concentrer sur les facteurs qui sont essentiels à l'évaluation de la performance.

Il serait inutile et peu rentable pour un gestionnaire de vérifier chaque détail de la performance. Par conséquent, vous devez concentrer votre attention sur les points de performance critiques.

Principe d'action

Le contrôle s'avère être une perte de temps si aucune action corrective n'est entreprise. Les actions correctives peuvent inclure la refonte des plans, la réorganisation, le remplacement ou la formation d'un subordonné, la motivation du personnel, etc.

Le contrôle n'est justifié que lorsque les écarts indiqués par rapport aux plans sont corrigés grâce à une planification, une organisation, une dotation en personnel et une direction appropriées.

Références

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3. Wikiquote (2016). Principes d'administration. Tiré de: en.wikiquote.org.
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5. Diksha (2018). Contrôle: signification, nature et principes. Idées de gestion d'entreprise. Tiré de: businessmanagementideas.com.